Жоспарлы түгендеуді жүргізу мерзімдері
Түгендеу жүргізу қағидалары бухгалтерлік есеп жүргізу қағидаларының 4-бөлімімен (Қазақстан Республикасы Қаржы министрінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығы) реттеледі. Түгендеу кемінде жылына 1 рет жүргізіледі. Нақты мерзімдер заңнамамен белгіленбеген. Түгендеудің міндеттерінің бірі бухгалтерлік есеп деректерінің дұрыстығын тексеру болғандықтан, оны 4-тоқсанда, мүмкіндігінше жыл соңына жақын өткізуге ұсынамыз.
Жылдық есептілікке дайындалмас бұрын ұйым барлық активтер мен міндеттемелерді, баланстық және баланстан тыс, бақылаудан өткізеді. Жалға алынған, комиссияға қабылданған және т.б. мүлік те қайта санауға жатады.
Барлық активтер мен міндеттемелерді бір мезгілде қайта санау талап етілмейді. Компания мүлікті топтарға бөле алады, түгендеу кестесін жасап, әр топқа жеке мерзім белгілейді. Мұндай іс-шаралар жоспарлыға жатады. Кесте есеп саясатына енгізіледі.
Жоспардан тыс түгендеу
Ұйым жоспардан тыс түгендеуді мына жағдайларда жүргізеді:
- Материалдық жауапты тұлға ауысқанда. Мысалы, қызметкер жұмыстан шықса немесе басқа жұмысқа ауысса, оның орнына жаңасы келеді. Түгендеу актісінде мүлікті тапсырған және қабылдап алған тұлғалардың қолы қойылады.
- Мүліктің ұрлануы немесе бүлінуі анықталғанда.
- Табиғи апаттар немесе төтенше жағдайлардан кейін: өрт, апат және т.б.
- Компанияны қайта ұйымдастыру кезінде бөлу балансы жасар алдында.
Түгендеу комиссиясы
Түгендеуге дайындық кезеңінде директор түгендеу комиссиясын құру туралы бұйрық шығарады. Ол әртүрлі объектілерді қайта санау үшін бірнеше комиссия құрып, олардың құрамына салалық мамандарды енгізе алады.
Комиссия құрамы
Комиссия құрамына қатысты бір ғана шектеу бар: тексерілетін мүлікке жауапты тұлғаны осы мүлікті тексеретін комиссияға қосуға болмайды. Мұндай адам мүдделі тұлға болып саналады және өзін өзі бақылай алмайды. Өзге шектеулер жоқ.
Директор материалдық жауапты тұлғаны басқа мүлік тобына тексеру жүргізетін комиссия құрамына қоса алады. Мысалы, кәсіпорынның Астана мен Павлодарда қоймалары бар. Астанадағы қойма меңгерушісін осы қойманың мүлкін тексеретін комиссия құрамына енгізуге болмайды. Бірақ ол Павлодардағы мүлікті қайта санау кезінде комиссия мүшесі бола алады.
Комиссия мүшесі ретінде сырт тұлға, мысалы, аудитор қатыса алады.
Комиссияның функциялары
Комиссия:
- мүлікті қайта санауға дайындық жүргізеді;
- қайта санайды;
- нәтижелерді қорытындылайды.
Түгендеуге дайындық
Жұмыс бірнеше кезеңнен тұрады. Комиссия мүшелері:
- алдыңғы түгендеудің материалдарын зерделейді;
- мүлік орналасқан үй-жайларды (жеке кіреберістері болса) пломбылайды;
- мүлікті бақылау барысында қолданылатын аспаптардың жарамдылығын тексереді;
- мүлікті қайта санауды бастар алдында оның тізімдерін, құжаттар тізілімдерін алады.
Түгендеуді жүргізу
2015 жылғы № 241 Бұйрықтың 68-тармағына сәйкес, комиссия мүшелері мүлікті қайта санап, нәтижелерін бірден түгендеу тізімдемесіне енгізеді. Ірі ұйымдарда іс жүзінде есепке алуға комиссия құрамына кірмейтін қызметкерлер де тартылады.
Комиссия мүшелерінің маңызды міндеті — жұмыстың барысын бақылау. Барлық құндылықтардың қайта саналғанына және бір объект екі рет есепке алынбауына көз жеткізу қажет.
Түгендеу нәтижелерін қорытындылау
Түгендеу қорытындысы бойынша комиссия мүшелері түгендеу құжаттарына қол қойып, оларды бухгалтерияға тапсырады. Жұмыс мұнымен аяқталмайды: олар нәтижелерді талдап, не себептен кем шығу, артық шығу немесе пересортица болғанын анықтайды.
Бұл құбылыстардың қайталанбауы үшін комиссия мүшелері қорытындыларын хаттамаға енгізіп, процестерді жетілдіру, қосымша іс-шараларды ұйымдастыру жөнінде жазбаша ұсыныстар береді. Хаттама нысанын директор алдын ала бекітеді.
Материалдық жауапты тұлғаның функциялары
Материалдық жауапты қызметкер:
- қайта санауды бастар алдында келіп түскен мүлік кірістелгенін, шығарылғаны есептен шығарылғанын, барлық құжаттардың бухгалтерияға тапсырылғанын растайтын қолхат береді;
- мүлікті қайта санау аяқталғаннан кейін комиссияның өзінің қатысуымен жұмыс істегенін, комиссия мүшелеріне шағымы жоқ екенін жазбаша түрде растайды;
- пересортица анықталса, оның себептері туралы жазбаша түсініктеме береді.
Егер материалдық жауапты қызметкер комиссия қайта санақты дұрыс жүргізбеді деп есептесе, ол бұл туралы мәлімдейді. Комиссия түгендеуді материалдық жауапты тұлғаның қатысуымен жүргізеді.
Түгендеуді жүргізудің ерекшеліктері
Мүлік әртүрлі мекенжайларда орналасса, қайта санау оның орналасқан жерінде жүргізіледі. Әдетте барлық орындар бойынша түгендеу бір мезгілде тағайындалады және әр мекенжайда жеке комиссия жұмыс істейді. Дегенмен дәл осындай тәртіппен жүргізуді көздейтін заңнамалық талап жоқ. Басшы бір ғана комиссия тағайындап, әр жерде әр күндері қайта санауды ұйымдастыра алады.
Бір күн мүлікті қайта санауға жеткіліксіз болса, күн соңында үй-жай комиссия мүшелері және материалдық жауапты қызметкер қатысуымен пломбаланады. Кейде комиссия мүлікті бірден тізімге енгізе алмайды. Ондайда қайта саналған мүлікке түгендеу жапсырмалары (Инв-13) жапсырылады. Жапсырма нысаны Қазақстан Республикасы Қаржы министрінің 2012 жылғы 20 желтоқсандағы № 562 бұйрығымен бекітілген.
Түгендеу нәтижелерін ресімдеу
2012 жылғы 20.12.2012 № 562 Бұйрық түгендеу нәтижелерін тіркеуге арналған 18 құжат нысанын айқындайды.
Актілер мына активтер мен міндеттемелер топтары үшін көзделген:
- жолдағы қорлар;
- инвестициялар;
- асыл металдар;
- дебиторлық және кредиторлық берешек;
- жөнелтілген тауарлар;
- ақша қаражаттары.
Қорлардың әр тобы бөлек түгенделіп, бөлек ресімделеді. Дебиторлық және кредиторлық берешекті түгендеу актісіне берешек туралы мәліметтермен қатар «Мерзімі өтіп кеткен берешекті реттеу бойынша қабылданған шаралар» графасы енгізіледі. Актіге анықтама қоса беріледі. Осылайша ұйым тек қаржылық ақпаратты ғана емес, қызметкерлердің жұмысын да құжаттайды.
Ақшалай есеп айырысуларды түгендеу актісі мына бөлімдерді қамтиды:
- артық шығу немесе кем шығу анықталған жағдайда материалдық жауапты тұлғаның түсіндірмелері;
- басшының шешімі.
Осыған ұқсас бөлімдер қатаң есеп бланкілерінің түгендеу тізімдемесіне енгізілген. Өзге нысандарда бұл бөлімдер жоқ.
Қағидаларға сәйкес, артық шығу табыстар құрамында кіріске алынады, ал материалдық жауапты тұлғаның кінәсі анықталған жағдайда кем шығу сол тұлға есебінен өтеледі.
Түгендеу тізімдемелері мына активтер үшін көзделген:
- ұзақ мерзімді;
- биологиялық;
- қорлар;
- жауапкершілікпен сақтауға қабылданған қорлар;
- инвестициялар;
- қатаң есеп бланкілері.
Түгендеу кезінде ұзақ мерзімді активтер ретінде мыналар түсініледі:
- негізгі құралдар;
- материалдық емес активтер;
- инвестициялық жылжымайтын мүлік;
- сатуға арналған ұзақ мерзімді активтер.
Ұзақ мерзімді активтер әртүрлі мекенжайларда орналасса, ұйым «Инв-12» нысанын — «Ұзақ мерзімді активтердің түгендеу тізімі (олардың орналасқан жері бойынша)» — қолданады. Өзге жағдайларда бұл нысан талап етілмейді.
Салыстыру тізімдемелері мына активтер үшін көзделген:
- ұзақ мерзімді;
- биологиялық;
- қорлар.
Түгендеу нәтижелерін ресімдеу кезінде қандай нысандар қолданылатынын ұйым есеп саясатында көрсетеді.
Түгендеуді автоматтандыру
Ұйымдар түгендеу барысында жиі техникалық құралдарды пайдаланады. Кең тараған тәжірибе — тауарларды сканерлеу. Мүлікті қайта санау үшін дрондар қолданылады. Үйінді қорлардың көлемі 3D-сканерлеу технологиясы арқылы анықталады. Технологиялық күрделі түгендеу жүргізетін ұйым оның техникалық ерекшеліктерін есеп саясатында көрсетеді.
Кейбір ұйымдар күрделі түгендеуді аутсорсингке береді. Мұндай жағдайда шартта мына тармақтарды нақты көрсету маңызды:
- ұсынылатын құжаттаманың толық құрамы;
- түгендеуді жүргізу шарттары.
Түгендеуді компанияның өзі немесе сырт ұйым жүргізсе де, материалдық жауапты тұлғаның қатысу тәртібін сақтау маңызды. Автоматтандыру түгендеуді жеңілдетеді, өйткені ол бизнестің әртүрлі қырларын, соның ішінде қаржы мен құжат айналымын да қамтиды. Толығырақ мақалада баяндалған.
Есепке алу бағдарламаларын пайдалану
Түгендеуді жүргізуде 1С шешімдері, мысалы, «1С:Бухгалтерия для Казахстана», көмек береді. Типтік конфигурация штрихкодтармен жұмыс істеуді және сканерлерді (мәліметтерді жинау терминалдарын) қосуды қарастырады. Түгендеу нәтижелері бағдарламада автоматты түрде көрсетіледі. Негізгі құралдарға штрихкод беруге болады.
«Номенклатура и склад» бөлімінде «Инвентаризация ТМЗ на складе» ішкі бөлімі бар. Мұнда түгендеу құжаттамасы қалыптастырылады:
- ұйым бойынша тұтастай;
- есеп шоттары мен қорларды сақтау орындары бойынша.
Артық шығу немесе кем шығу анықталса, бағдарлама ауытқуларды автоматты түрде есептейді. Пайдаланушы бағдарламада түгендеу комиссиясының құрамын көрсетіп, құжатты баспаға жібереді. Қолмен ештеңе құрастырудың қажеті жоқ.
Артық шығу мен кем шығуды есепке алу бойынша өткізбелерді қалыптастырғанда бағдарлама әдепкі бойынша табыстардың 6010 немесе шығыстардың 7010 шотын ұсынады. Автоматты қалыптасқан өткізбедегі шот әрдайым дәл келе бермейді, оны өзгертуге болады. Бухгалтер тиісті шотты кәсіби пайымына сүйеніп таңдайды. Тиісінше «Өзге табыстар» және «Өзге шығыстар» топтарынан шоттарды таңдауды ұсынамыз.
Қорытынды
Түгендеу жүргізу мұқият дайындықты және заңмен белгіленген қағидаларды сақтауды талап етеді. Қорытындысында ұйым айтарлықтай көлемде құжаттама жасайды. Автоматтандыру жұмыс процестерін жеделдетуге көмектеседі. Түгендеудің барлық кезеңдерін жетілдірудің тиімді құралы — 1С мүмкіндіктерін пайдалану. 1С шешімін таңдауға мақала көмектеседі.
