Бизнесті автоматтандыру: ойын ережесін өзгертетін цифрлық құралдар

Бизнесті автоматтандыру деген не және ол не үшін керек

Бизнесті автоматтандыру — рутиналық міндеттер мен процестерді орындау үшін технологиялар мен бағдарламалық жасақтаманы қолдану. Автоматтандыру шынымен жұмыс істеуі үшін заманауи шешімдерді енгізу маңызды. Олар тек бірсарынды әрекеттерді жеделдетіп қана қоймай, нақты міндеттерді шешуге көмектесуі тиіс:

• шығындарды азайту. Қол еңбегін, қателерді және қайталанатын операцияларды қысқарту арқылы;
• тиімділікті арттыру. Мысалы, құжаттарды өңдеуді немесе апталық есептерді дайындауды жеделдету;
• ашықтықты қамтамасыз ету. Барлық әрекеттер жүйеде тіркеледі: кім, не және қашан жасағанын оңай бақылауға болады;
• өсуге жағдай жасау. Қолмен орындалатын операцияларға қарағанда автоматтандырылған процестерді ауқымдау жеңіл.

Қандай цифрлық құралдарды қолданған дұрыс

Бизнесті автоматтандыру — бір ғана «сиқырлы» сервис емес, түрлі шешімдердің жиынтығы. Тандауды алдымен орындауды көздеген міндеттеріңізге сүйеніп жасаңыз.

1. CRM-жүйе — клиент тәжірибесі мен сатуды басқарудың өзегі. Ол хат-хабарлар мен кестелердегі ретсіздіктен құтқарып, барлық деректерді бірыңғай жүйеге біріктіреді.

CRM не береді:

• клиенттер мен мәмілелер туралы ақпаратты бір жерде сақтау;
• өзара әрекеттесу, өтінімдер және сатулар тарихын бақылау;
• сату воронкасын құру, менеджерлердің тапсырмаларын басқару және олардың жұмысының тиімділігін бақылау;
• маркетингті дәл бағыттау және жекелендірілген жіберілімдер үшін клиент базасын сегменттеу.

Дайын бұлттық шешімдер CRM-ді қосуға және оны сайтпен, бухгалтериямен және басқа сервистермен қосымша доработкасыз байланыстыруға мүмкіндік береді.

2. ERP-жүйелер қаржы, логистика, HR, қойма, өндіріс секілді негізгі бизнес бағыттарын бір платформаға біріктіреді. Процестер мен қатысушылар көбейетін ауқымдау кезеңінде бұл аса маңызды.

Артықшылықтары:

• барлық операциялардың ашықтығы және басқарылуы;
• барлық бөлімдер үшін бірыңғай дереккөз;
• есептілікті автоматты қалыптастыру.

Шағын және орта бизнеске арналған, салаларға бейімделген типтік баптаулары бар бұлттық ERP-жүйелер бар. Бұл енгізу уақытын үнемдейді.

3. BI-талдау (бизнес-аналитика жүйесі) «шикі» деректерді егжей-тегжейлі диаграммалар мен есептерге айналдырады. Ішкі түйсікке сүйенген шешімдерден арылтып, бизнестің қай жерде қаражат жоғалтып тұрғанын және өсу нүктелерін дәл анықтауға мүмкіндік береді.

BI-құралдар көмектеседі:

• әртүрлі дереккөздерден деректерді бір интерфейсте жинауға;
• ақауларды және оңтайландыру аймақтарын жылдам табуға;
• нақты сандар мен трендтерге сүйеніп басқарушылық шешім қабылдауға.

Бұлттық платформаларды BI-құралдармен, CRM-мен және бухгалтериямен бір терезеде интеграциялауға болады.

4. iPaaS-платформалар (Integration Platform as a Service) — әртүрлі цифрлық шешімдерді өзара байланыстыратын бұлттық сервистер. Олардың көмегімен CRM, ERP, бухгалтерия және басқа жүйелер арасында деректерді автоматты түрде беру мүмкін, осылайша қолмен енгізуді жойып, қателерді азайтады.

Бұл не береді:

• барлық бизнес-жүйелерді бірыңғай экожүйеге біріктіру;
• процестерді жеделдету және қате тәуекелдерін азайту;
• компания қажеттіліктеріне сай икемді интеграцияларды баптау.

iPaaS-платформаларды тиімді пайдалану барлық жүйелердің үйлесімді жұмысын қамтамасыз етеді. Компанияны ауқымдауды көздеген және өсу кезінде жұмыс жылдамдығы мен басқару сапасын сақтағысы келетіндер үшін бұл маңызды қадам.

Цифрландыру арқылы процестерді ретке келтіріп қана қоймай, әр тапсырма бақылауда, әр клиент назарда, әр шешім дерекке сүйенген тұрақты бизнес-модель құруға болады.

1С және ЭҚА: қаржы және құжат айналымы

Қаржылық есеп — автоматтандыру өз нәтижесін дерлік бірден беретін алғашқы бағыттардың бірі. Мұндай шешімдер не береді:

1. Онлайн-бухгалтерия. 1С шешімдері арқылы бухгалтерия бірыңғай жүйеде жүргізіледі: салықтарды, еңбекақыны есептеу және мемлекеттік органдарға есептілік қалыптастыру ыңғайлы.

1С-те автоматтандырылғаны:

• салықтар мен әлеуметтік аударымдарды есептеу (ҚҚС, ЖТС, әлеуметтік аударымдар және т.б.);
• әр операция бойынша өзекті деректермен табыстар мен шығыстардың жедел есебі;
• мемлекеттік сервистермен интеграция арқылы Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің Мемлекеттік кірістер комитетіне (ҚР ҚМ МКК) салық есептілігін дайындау және автоматты түрде жіберу;
• өтемақылар, сыйақылар және ұстап қалуларды ескере отырып еңбекақыны есептеу.

Бұлттық сервистер 1С-та жұмыс істеуге және жаңартуларға алаңдамауға мүмкіндік береді — олар пайдаланушының қатысуынсыз орнатылады.

2. Электрондық құжат айналымы. 1С ЭҚА жүйелерімен интеграцияланып, заңдық күшке ие құжаттармен (шарттар, жүкқұжаттар, шот-фактуралар) онлайн алмасуға мүмкіндік береді.

Бұл не береді:

• контрагенттермен қағазсыз құжат алмасу;
• құжаттардың заңдық күшін растау үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭЦҚ) қолдану;
• жүйеде барлық құжаттаманы орталықтандырылған сақтау және мұрағаттау, пайдаланушы құқықтары шегінде жедел қолжеткізу.

Дайын шешімдер ЭҚА-ны жылдам қосуға және контрагенттермен алмасуды баптауға көмектеседі. Құжаттар бірден жүйеге түседі.

Қауіпсіздік жөнінде

Бизнесті автоматтандыру деректер сенімді қорғалғанда ғана тиімді. Компания процестерді цифрлық форматқа көшіргенде, киберқатерлерге осал бола бастайды. Бұл әсіресе деректерді бұлт арқылы беру немесе жеке ақпаратпен жұмыс істеу кезінде маңызды.

Алдымен мына негізгі жайттарға назар аударыңыз:

1. Деректерді шифрлау. Ақпарат жүйелер арасында берілгенде (мысалы, CRM мен бухгалтерия арасында) немесе бұлтта сақталғанда, оны үшінші тұлғалар ұстап қалуы мүмкін. Шифрлау деректерді беру кезінде де, сақтау кезінде де қорғайды. Тіпті киберқылмыскерлер файлдарға қол жеткізсе де, кілтсіз ештеңе оқи алмайды.

2. Екі факторлы аутентификация. Қарапайым пароль — әлсіз қорғаныс. Оған фишинг, деректердің ағылуы немесе іріктеп көру арқылы оп-оңай қол жеткізіледі. Екі факторлы аутентификация қосымша қорғаныс деңгейін береді: парольден бөлек, жүйе арнайы қолданбадағы уақытша кодты талап етеді. Бұл аккаунт қауіпсіздігін едәуір арттырады, себебі қол жеткізуге тек құрылғы иесінде ғана бар код қажет.

3. Резервтік көшіру (бэкап). Деректер түрлі себеппен жоғалуы мүмкін: пайдаланушы қателігі, вирустар, техникалық ақаулар. Тұрақты автоматты бэкап ақпаратты жылдам қалпына келтіруге мүмкіндік береді. Жүйе резервтік көшірмелерді әртүрлі орындарда (мысалы, бөгде деректер орталығында немесе бұлтта) сақтауы тиіс, бәрін бірден жоғалтып алмау үшін.

4. Жеке деректер туралы заң талаптарын сақтау. Егер сіз клиенттердің, қызметкерлердің немесе серіктестердің деректерін сақтасаңыз, оларды заңнамаға сәйкес қорғауға міндеттісіз.

Маңызды:

• қандай деректер жиналатынын және өңделетінін білу;
• қолжетімділікті тек уәкілетті адамдарға ғана беру;
• ақпаратпен жасалған барлық әрекеттерді тіркеу (мысалы, кім және қашан өзгерістер енгізгенін);
• сұрау салынса, деректерді жою мүмкіндігін қамтамасыз ету.

Құқықтық жауапкершілік болмаса да, жеке деректердің ағылуы бизнеске айтарлықтай соққы болуы мүмкін: сенім жоғалтудан бастап жария дауға дейін.

5. Бұлттық провайдердің сенімділігі. Егер сіз қашықтағы сервистерді пайдалансаңыз, провайдер мынаны қамтамасыз ететініне көз жеткізіңіз:

• заманауи қорғаныс шаралары (шифрлау, деректерді оқшаулау, логтар аудиті);
• ақпаратқа қолжетімділікті шектеу — онымен жұмыс істей алатын тек авторизацияланған пайдаланушылар үшін;
• істен шығуға тұрақты инфрақұрылым. Мысалы, жабдық бұзылса да жұмысын жалғастыру;
• айқын қауіпсіздік саясаты және оны клиенттерге ұсыну.

Қызметті таңдағанда қауіпсіздік саясатын ашық жариялап, деректерді барлық деңгейде қорғайтын провайдерлерге назар аударыңыз.

2025 жылы не таңдау керек: цифрлық құралдар бойынша қысқа нұсқаулық

Цифрлық құралдарды таңдау бизнес міндеттерін түсінуден басталады. Бұл нұсқаулық компания қажеттіліктерін сәйкес шешімдермен сәйкестендіруге көмектеседі. Мысалы:

Бизнесті автоматтандыру — бір реттік баптау емес, әр компания өз қарқынымен жүретін жол. Бәрін бірден қамту міндет емес. Алдымен маңыздысынан бастаңыз: сату, есеп, құжаттар. Уақыт өте басқа бағдарламалар мен сервистерді қосасыз — бәрі біртұтас жүйе ретінде жұмыс істей бастайды. Ең бастысы — дәл сізге сай келетін шешімді табу.