Сроки проведения плановой инвентаризации
Правила проведения инвентаризации регулируются главой 4 Правил ведения бухгалтерского учета (приказ министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241). Инвентаризация проводится не реже 1 раза в год. Точные сроки законодательно не установлены. Так как одной из задач инвентаризации является проверка достоверности данных бухгалтерского учета, рекомендуем проводить ее в 4 квартале, как можно ближе к окончанию года.
Перед подготовкой годовой отчетности организация контролирует все активы и обязательства, балансовые и забалансовые. Пересчету подлежит имущество, которое взято в аренду, на комиссию и пр.
Не требуется проводить пересчет всех активов и обязательств одновременно. Компания может разделить имущество на группы, составить график инвентаризации и установить для каждой группы отдельный срок. Такие мероприятия относятся к плановым. График включается в учетную политику.
Внеплановые инвентаризации
Организация проводит внеплановую инвентаризацию в следующих случаях:
- Меняется материально ответственное лицо. Например, сотрудник увольняется или переходит на другую работу, а на его место приходит новый. В акте инвентаризации расписывается лицо, сдавшее имущество и лицо, принявшее его.
- При выявлении кражи и повреждения имущества.
- По итогам стихийных бедствий или ЧП: пожара, аварии и прочих.
- Перед составлением разделительного баланса при реорганизации компании.
Инвентаризационная комиссия
В период подготовки к инвентаризации директор издает приказ о создании инвентаризационной комиссии. Он может сформировать несколько комиссий для пересчета объектов различного рода и включить в каждый состав профильных специалистов.
Состав комиссии
По составу комиссии существует единственное ограничение. В нее нельзя включать лицо, которое отвечает за проверяемое имущество. Такой человек является заинтересованным, он не может контролировать самого себя. Иные ограничения отсутствуют.
Директор может включить материально ответственное лицо в состав комиссии, которая проверяет другую группу имущества. Например, предприятие имеет склады в Астане и Павлодаре. Руководитель склада в Астане не может быть включен в состав комиссии, которая контролирует имущество на этом складе. Но ему разрешено быть членом комиссии при пересчете имущества в Павлодаре.
Членом комиссии может быть стороннее лицо, например, аудитор.
Функции комиссии
Комиссия:
- проводит подготовку к пересчету имущества;
- осуществляет пересчет;
- подводит результаты.
Подготовка инвентаризации
Работа состоит из нескольких этапов. Члены комиссии:
- изучают материалы предыдущей инвентаризации;
- пломбируют помещения, в которых находится имущество, если эти помещения имеют отдельные входы;
- проверяют исправность приборов, которые планируют использовать в ходе контроля имущества;
- перед началом пересчета имущества получают его описи, реестры документов.
Проведение инвентаризации
Пункт 68 Приказа № 241 от 31.03.2015 предписывает, что члены комиссии пересчитывают имущество и сразу вносят результаты в инвентаризационную ведомость. На практике в больших организациях в подсчете участвуют сотрудники, которые не входят в состав комиссии.
Важной функцией членов комиссии является контроль за ходом работы. Нужно проследить, чтобы были пересчитаны все ценности, и один объект не учитывался дважды.
Подведение результатов инвентаризации
По итогам инвентаризации члены комиссии подписывают инвентаризационную документацию, которую сдают в бухгалтерию. На этом работа не заканчивается. Они анализируют результаты и делают вывод о том, почему возникли недостачи, излишки, пересортица.
Чтобы эти явления не повторялись, члены комиссии записывают выводы в протокол и вносят письменные предложения о доработке процессов, организации дополнительных мероприятий. Форма протокола заранее утверждается директором.
Функции материально ответственного лица
Материально ответственный сотрудник:
- перед началом пересчета дает расписку, что поступившее имущество оприходовано, выбывшее списано, все документы переданы в бухгалтерию;
- по окончании пересчета имущества письменно подтверждает, что комиссия работала в его присутствии, он не имеет претензий к членам комиссии;
- при выявлении пересортицы дает письменные объяснения о ее причинах.
Если материально ответственный сотрудник считает, что комиссия вела пересчет неправильно, он заявляет об этом. Комиссия проводит инвентаризацию в присутствии материально ответственного лица.
Особенности проведения инвентаризации
Если имущество находится по разным адресам, то пересчет ведется по месту его нахождения. Обычно инвентаризация по всем местам нахождения имущества назначается одновременно, и по каждому адресу работает отдельная комиссия. Законодательное требование о проведении инвентаризации именно в таком порядке отсутствует. Руководитель вправе назначить одну комиссию и организовать пересчет имущества в разных местах в разные даты.
Если одного дня для пересчета имущества недостаточно, то по окончании дня помещение опечатывается в присутствии членов комиссии и материально ответственного сотрудника. Иногда комиссия не может сразу внести имущество в опись. Тогда на имущество, которое пересчитано, наклеиваются инвентаризационные ярлыки (Инв-13). Форма ярлыка утверждена приказом министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.
Оформление результатов инвентаризации
Приказ № 562 от 20.12.2012 года определяет 18 форм документов, которые используются, чтобы зафиксировать результаты инвентаризации.
Акты предусмотрены для следующих групп активов и обязательств:
- запасы в пути;
- инвестиции;
- драгоценные металлы;
- дебиторская и кредиторская задолженности;
- отгруженные товары;
- денежные средства.
Инвентаризация каждой группы запасов проводится и оформляется отдельно. Акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности помимо информации о задолженности включает графу «Меры, принятые к урегулированию просроченной задолженности». К акту прилагается справка. Таким образом, организация документирует не только финансовую информацию, но и работу сотрудников.
Акт инвентаризации денежных расчетов включает разделы:
- объяснения материально ответственного лица при обнаружении излишков и недостач;
- решение руководителя.
Такие же разделы включены в инвентаризационную опись бланков строгой отчетности. В других формах эти разделы отсутствуют.
Правила предусматривают, что излишки приходуются в составе доходов, а недостачи при установлении вины материально ответственного лица возмещаются этим лицом.
Инвентаризационные описи предусмотрены для активов:
- долгосрочных;
- биологических;
- запасов;
- запасов, принятых на ответственное хранение;
- инвестиций;
- бланков строгой отчетности.
Под долгосрочными активами при проведении инвентаризации подразумеваются:
- основные средства;
- нематериальные активы;
- инвестиционное имущество;
- долгосрочные активы, предназначенные для продажи.
Если долгосрочные активы находятся по разным адресам, то организация использует форму Инв-12 «Инвентаризационный список долгосрочных активов (по месту их нахождения)». В остальных случаях эта форма не требуется.
Сличительные ведомости предусмотрены для активов:
- долгосрочных;
- биологических;
- запасов.
В учетной политике организация указывает, какие формы используются при оформлении результатов инвентаризации.
Автоматизация инвентаризации
Организации часто используют при инвентаризации технические средства. Распространенной практикой является сканирование товаров. Для пересчета имущества используются дроны. Объем навалочных запасов определяется с использованием технологии 3D-сканирования. Организация, которая проводит технологически сложную инвентаризацию, отражает ее технические особенности в учетной политике.
Некоторые организации передают проведение сложной инвентаризации на аутсорсинг. В этом случае в договоре важно прописать:
- комплектность предоставляемой документации;
- условия проведения инвентаризации.
Независимо от того, проводит ли инвентаризацию сама компания или сторонняя организация, важно соблюсти процедуру присутствия на ней материально ответственного лица. Автоматизация упрощает проведение инвентаризации, так как охватывает различные стороны бизнеса, в том числе финансы и документооборот. Подробнее рассказали в статье.
Использование учетных программ
В проведении инвентаризации помогают решения 1С, например, «1С:Бухгалтерия для Казахстана». Типовая конфигурация предусматривает возможность работы со штрихкодами и подключение сканеров (терминалов сбора данных). Результаты инвентаризации автоматически отражаются в программе. Можно присвоить штрихкоды основным средствам.
В разделе «Номенклатура и склад» есть подраздел «Инвентаризация ТМЗ на складе». Здесь инвентаризационная документация формируется:
- в целом по организации;
- по счетам учета и местам хранения запасов.
При выявлении излишков и недостач программа рассчитывает отклонения автоматически. Пользователь вводит в программу информацию о составе инвентаризационной комиссии и отправляет документ на печать. Вручную составлять ничего не требуется.
При формировании проводок по учету излишков и недостач программа предлагает по умолчанию счет доходов 6010 или расходов 7010. Счет в автоматически сформированной проводке не совсем корректен, его можно изменить. Бухгалтер выбирает подходящий счет на основании профессионального суждения. Рекомендуем выбрать счета из групп «Прочие доходы» и «Прочие расходы» соответственно.
Заключение
Проведение инвентаризации требует серьезной подготовительной работы и соблюдения правил, установленных законом. По итогам организация составляет большой объем документации. Автоматизация помогает ускорить рабочие процессы. Эффективным инструментом совершенствования всех этапов инвентаризации является использование возможностей 1С. Выбрать решение 1С поможет статья.
