Почему нельзя передавать бухгалтеру ЭЦП руководителя
С июля 2026 года в Казахстане действует Цифровой кодекс, который заменил закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Согласно статье 51, передавать закрытые ключи ЭЦП другим лицам запрещено. Пользоваться чужими ключами также нельзя. Владелец сертификата обязан самостоятельно защищать закрытый ключ от неправомерного доступа и использования — это требование закреплено в статье 58 Цифрового кодекса.
Есть и еще один важный момент. По статье 49 электронная цифровая подпись при соблюдении установленных условий равнозначна собственноручной подписи. Одно из этих условий: подписант должен правомерно владеть закрытым ключом.
Поэтому документ, который бухгалтер подписал ключом директора, не соответствует этому требованию, даже если руководитель передал ключ добровольно.
Как руководитель может делегировать право подписи бухгалтеру
Статья 62 Цифрового кодекса разрешает руководителю юридического лица или лицу, которое его замещает, наделять работников полномочиями подписывать электронные документы. При этом бухгалтер использует собственную ЭЦП, оформленную на его имя, и свой закрытый ключ. Передавать ему ключ руководителя не требуется.
Делегирование полномочий не лишает электронный документ юридической силы. Если документ по закону должен быть заверен печатью, его электронная версия с ЭЦП сотрудника, которому предоставлено право подписи, равнозначна бумажному документу с подписью и печатью. Это предусмотрено статьей 61 Цифрового кодекса.
Полномочия сотрудника на подписание документов от имени организации проверяет цифровая система, в которой оформляется документ.
Какие сертификаты ЭЦП получают сотрудники в 2026 году
С сентября 2026 года Национальный удостоверяющий центр (НУЦ) РК выдает сертификаты по новым правилам, утвержденным приказом № 522/НҚ.
Для юридических лиц предусмотрены три типа сертификатов:
- «Первый руководитель» — для руководителя организации.
- «Сотрудник с правом подписи» — для работника, который подписывает документы от имени юридического лица в пределах предоставленных полномочий.
- «Сотрудник организации» — для работника, который подписывает документы от собственного имени.
Если бухгалтеру нужно формировать и подписывать отчетность (это удобно делать в «1С:Бухгалтерия для Казахстана») и другие документы за компанию, ему потребуется сертификат «сотрудник с правом подписи».
Срок действия сертификата зависит от способа хранения ключа:
- три года — если ключ хранится на удостоверении личности с чипом, в облачном хранилище или на защищенном носителе;
- один год — если используется обычный электронный носитель или мобильное приложение.
Пароль к ключу должен содержать не менее восьми символов: латинские буквы, а также цифры или специальные символы.
Как бухгалтеру получить ЭЦП с правом подписи
Заявку на выпуск сертификата подают онлайн на портале НУЦ. Для этого понадобятся:
- действующее удостоверение личности;
- телефон для получения SMS;
- компьютер с веб-камерой или смартфон с камерой;
- программа NCALayer.
Порядок оформления:
- На портале НУЦ откройте раздел для юридических лиц и выберите категорию «Сотрудник с правом подписи».
- Укажите БИН организации и проверьте ее наименование.
- Введите ИИН и номер телефона, подтвердите его с помощью SMS-кода.
- Пройдите видеоидентификацию через веб-камеру или камеру смартфона.
- Выберите способ хранения ключа. НУЦ рекомендует использовать защищенный носитель.
- Подтвердите заявку и сохраните ее номер.
После этого заявку должен подтвердить первый руководитель организации в личном кабинете НУЦ, на вкладке «ЭЦП сотрудников».
По новым правилам подтвердить заявку может и другой сотрудник, если руководитель заранее передал ему соответствующие полномочия. Для этого у такого работника должен быть сертификат «сотрудник с правом подписи».
Для входа в личный кабинет НУЦ потребуется дополнительная проверка — с помощью SMS-кода или кода цифрового документа.
Как передать сотруднику право подтверждать и отзывать сертификаты
Руководитель может делегировать другому работнику полномочия по подтверждению и отзыву ключей сотрудников. Для этого нужно:
- Открыть в личном кабинете НУЦ вкладку «ЭЦП сотрудников», затем перейти в раздел «Делегирование прав».
- Нажать «Делегировать» и найти нужного сотрудника по ИИН.
- Установить отметку «Делегировать» и подтвердить заявку.
- Подписать изменения собственной ЭЦП.
Руководитель также может отозвать сертификат сотрудника, например, при его увольнении. Это право тоже разрешается передать уполномоченному работнику.
Как бухгалтеру ИП сдавать отчетность без ключа предпринимателя
Бухгалтер индивидуального предпринимателя может представлять его интересы по доверенности и подписывать документы собственной ЭЦП. Порядок назначения представителя установлен статьей 40 Налогового кодекса РК. ИП оформляет нотариально удостоверенную или приравненную к ней доверенность. Юридическое лицо назначает представителя на основании учредительных документов или доверенности.
Кроме того, налогоплательщик может определить представителя в электронном документе через систему налогового органа и указать его полномочия. В ИС ИСНА это можно сделать в профиле налогоплательщика:
- Откройте вкладку «Представители и права».
- В блоке «Управление представителями» нажмите «Добавить».
- Укажите права представителя и срок действия полномочий.
После назначения бухгалтер сможет входить в систему со своей ЭЦП и выполнять действия в пределах предоставленных прав.
При этом действия представителя признаются действиями самого налогоплательщика. Поэтому за отчетность, которую сдал бухгалтер, отвечает ИП или организация. Нотариальная доверенность дает бухгалтеру право действовать от имени предпринимателя, но не разрешает передавать ему закрытый ключ ЭЦП.
Что изменилось в выписке ЭСФ с 13 октября 2026 года
13 октября 2026 года вступил в силу приказ министра финансов № 646, который внес изменения в правила выписки электронных счетов-фактур. Теперь ЭСФ удостоверяется ЭЦП юридического лица, индивидуального предпринимателя или уполномоченного лица.
В ИС ЭСФ юридическое лицо регистрирует только руководитель. Соглашение от имени компании он удостоверяет одновременно личной ЭЦП, ЭЦП юридического лица со своим ИИН и с использованием биометрии.
Полномочия сотрудников и подрядчиков оформляют электронной доверенностью непосредственно в ИС ЭСФ. При этом действуют следующие правила:
- руководитель юридического лица может назначить уполномоченного сотрудника или поверенного — юридическое лицо, которое действует по договору поручения;
- ИП может назначить уполномоченное лицо и предоставить ему права на создание, просмотр и печать ЭСФ с указанием срока действия полномочий;
- доверенность оформляют без права передоверия;
- руководитель может изменять предоставленные права и отзывать доверенности;
- юридическое лицо может одновременно предоставить право подписи ЭСФ нескольким работникам;
- отмененную доверенность необходимо отозвать не позднее следующего календарного дня.
Если у налогоплательщика выявлен риск, выписанный ЭСФ дополнительно заверяют биометрией лица, которое его оформляет. Проверку нужно пройти один раз в день, всего предусмотрено три попытки. Без успешной биометрической проверки выписать ЭСФ не получится.
Как налоговые органы могут выявить передачу ЭЦП
Один из способов обнаружить возможное использование чужой ЭЦП — анализ IP-адресов, с которых отправляют налоговую отчетность. Если при сдаче отчетности у нескольких компаний или ИП совпадают IP-адреса, это может стать поводом проверить, кто фактически подписывает документы.
В самой системе ЭСФ также сохраняются сведения о подписантах: отдельно отображаются ЭЦП организации, ЭЦП уполномоченного лица и Ф. И. О. человека, который выписал счет-фактуру. Кроме того, с 9 октября 2026 года действует новая редакция проверочного листа, по которому оценивают соблюдение запрета на передачу закрытых ключей другим лицам.
Штраф за передачу ЭЦП и использование чужой ЭЦП
Ответственность за нарушения установлена статьей 640 КоАП РК. Размер штрафа зависит от характера нарушения и категории лица, которого привлекают к ответственности. В 2026 году МРП составляет 4325 тенге.
Штраф за передачу закрытого ключа
За незаконную передачу закрытого ключа ЭЦП другому лицу предусмотрен штраф по части 5 статьи 640 КоАП:
| Категория нарушителя | Штраф |
|---|---|
| Физические лица | 10 МРП — 43 250 тенге |
| Должностные лица, субъекты малого предпринимательства и НКО | 15 МРП — 64 875 тенге |
| Субъекты среднего предпринимательства | 30 МРП — 129 750 тенге |
| Субъекты крупного предпринимательства | 150 МРП — 648 750 тенге |
Штраф за использование чужого ключа
За использование закрытого ключа ЭЦП другого лица предусмотрен штраф по части 6 статьи 640 КоАП:
| Категория нарушителя | Штраф |
|---|---|
| Физические лица | 50 МРП — 216 250 тенге |
| Должностные лица, субъекты малого предпринимательства и НКО | 100 МРП — 432 500 тенге |
| Субъекты среднего предпринимательства | 150 МРП — 648 750 тенге |
| Субъекты крупного предпринимательства | 200 МРП — 865 000 тенге |
Отдельно часть 4 статьи 640 предусматривает штраф в размере 50 МРП (216 250 тенге) для владельца сертификата, который не принял меры по защите своего закрытого ключа.
Какой штраф грозит бухгалтеру, а какой — руководителю
Если бухгалтер использовал ключ директора или ИП, ответственность за это нарушение предусмотрена частью 6 статьи 640 КоАП. Размер штрафа зависит от статуса, в котором бухгалтера привлекут к ответственности:
- для физического лица — 50 МРП (216 250 тенге);
- для должностного лица — 100 МРП (432 500 тенге).
Руководителю или ИП, который передал свой закрытый ключ другому человеку, грозит штраф по части 5 статьи 640. Его размер также зависит от категории нарушителя.
Согласие владельца ключа и нотариальная доверенность не отменяют запрет на передачу закрытого ключа и не освобождают от ответственности.
Как компании и ИП избежать штрафов за ЭЦП
Чтобы бухгалтер мог законно подписывать документы и сдавать отчетность, компании и предпринимателю стоит выполнить несколько действий:
- Отказаться от передачи ключей руководителя. Если закрытый ключ уже использовали другие сотрудники, отозвать сертификат и оформить новый.
- Получить для бухгалтера собственную ЭЦП. Для сотрудника, который подписывает документы от имени компании, нужен сертификат «сотрудник с правом подписи».
- Оформить полномочия на подписание. Руководитель должен наделить бухгалтера правом подписи в соответствии со статьей 62 Цифрового кодекса.
- Настроить доступ в рабочих системах. Предоставить бухгалтеру необходимые права в ИС ИСНА и ИС ЭСФ.
- Оформить представительство для бухгалтера. Индивидуальному предпринимателю нужно выдать доверенность или назначить бухгалтера представителем в ИС ИСНА.
- Отзывать полномочия при увольнении. После ухода сотрудника необходимо отозвать его сертификат и электронные доверенности.
- Переоформить ЭЦП при смене руководителя. Сертификат юридического лица отзывают в соответствии со статьей 59 Цифрового кодекса, а новый руководитель получает собственный сертификат.
Таким образом, бухгалтер может самостоятельно подписывать отчетность и электронные документы, но только своей ЭЦП и в пределах предоставленных полномочий. Передача ключа руководителя — не способ делегировать работу, а нарушение, за которое могут оштрафовать обе стороны.
