Налоговые органы могут обратить внимание на передачу ЭЦП, если несколько компаний или ИП отправляют отчетность с одного IP-адреса. Совпадение адресов может вызвать вопросы о том, кто фактически подписывает документы.
При отправке отчетности налоговики видят IP-адрес, с которого был направлен документ. Если один и тот же адрес используется разными налогоплательщиками, проверяющие могут заинтересоваться, не передал ли владелец ключ ЭЦП другому человеку.
Если IP-адрес совпадет у нескольких компаний и ИП при сдаче отчетов, это может привести к вопросу о передаче ЭЦП, а затем — к штрафу.
Какой штраф грозит за передачу и использование чужой ЭЦП
Ответственность за такие нарушения предусмотрена статьей 640 КоАП. Наказывают как владельца, который передал закрытый ключ ЭЦП другому лицу, так и человека, который воспользовался чужим ключом.
За незаконную передачу закрытого ключа ЭЦП предусмотрены следующие штрафы:
- для физических лиц — 10 МРП (43 250 тенге);
- для должностных лиц, субъектов малого предпринимательства и некоммерческих организаций — 15 МРП (64 875 тенге);
- для субъектов среднего предпринимательства — 30 МРП (129 750 тенге);
- для субъектов крупного предпринимательства — 150 МРП (648 750 тенге).
За использование чужого закрытого ключа ЭЦП штрафы выше:
- для физических лиц — 50 МРП (216 250 тенге);
- для должностных лиц, субъектов малого предпринимательства и некоммерческих организаций — 100 МРП (432 500 тенге);
- для субъектов среднего предпринимательства — 150 МРП (648 750 тенге);
- для субъектов крупного предпринимательства — 200 МРП (865 000 тенге).
Все суммы рассчитаны исходя из МРП на 2026 год — 4325 тенге.
Как оформить ЭЦП сотруднику с правом подписи
Вместо передачи ключа руководителя сотрудник может получить собственную ЭЦП организации, привязанную к БИН компании. Заявку оформляют онлайн на портале Национального удостоверяющего центра (НУЦ).
Для подачи заявки понадобятся действующее удостоверение личности, телефон для получения SMS, компьютер с веб-камерой или смартфон с камерой, а также установленная программа NCALayer.
Порядок оформления:
- В разделе для юридических лиц выбрать категорию «Сотрудник с правом подписи».
- Ввести БИН организации и подтвердить ее наименование.
- Указать ИИН и номер телефона, затем ввести код из SMS.
- Пройти видеоидентификацию с помощью веб-камеры или камеры смартфона.
- Выбрать место хранения ключа. НУЦ рекомендует использовать защищенный носитель, а не компьютер.
- Подтвердить заявку и сохранить ее номер.
После этого первый руководитель должен подтвердить заявку в личном кабинете НУЦ во вкладке «ЭЦП сотрудников».
Как делегировать сотруднику право подтверждать ЭЦП других работников
Первый руководитель может передать сотруднику с правом подписи полномочия подтверждать и отзывать ключи ЭЦП других работников. Для этого у сотрудника должен быть действующий сертификат «Сотрудник с правом подписи».
Чтобы делегировать полномочия, руководителю нужно:
- Открыть в личном кабинете НУЦ вкладку «ЭЦП сотрудников», затем раздел «Делегирование прав».
- Нажать «Делегировать» и найти нужного сотрудника по ИИН.
- Установить отметку «Делегировать» и подтвердить заявку.
- Подписать изменения своей ЭЦП.
Если полномочия больше не нужны, их можно отозвать в том же разделе: выбрать сотрудника, нажать «Редактировать» и снять отметку «Делегировать».
