Отличия управленческого учета от других видов учета
Существуют 4 основных вида учета: бухгалтерский, финансовый по стандартам МСФО, управленческий и налоговый. Они связаны между собой. Управленческий учет отличается от всех остальных видов, так как с ним работают только сотрудники, руководство и владельцы бизнеса. Его цель — предоставление информации, на основании которой руководители и владельцы бизнеса могут принимать решения.
Особенности управленческого учета:
- ведется в добровольном порядке;
- предназначен только для внутренних пользователей;
- правила ведения учета, состав и периодичность отчетности определяются компанией;
- используется бо́льшая детализация по сравнению с прочими видами учета;
- измерители учета могут быть не только денежными, но и количественными, используются точные и приблизительные оценки;
- включает в себя бюджет и элементы планирования, а также результаты выполнения плана;
- позволяет определить прибыльность по каждому виду бизнеса и/или по каждому месту ведения бизнеса.
Состав управленческой отчетности
К основным видам управленческих отчетов относятся:
- отчет о прибылях и убытках;
- отчет о движении денежных средств;
- управленческий баланс;
- отчеты по отдельным направлениям бизнеса.
Унифицированные формы отсутствуют. Вести несколько форм необязательно. Даже крупные компании иногда используют только управленческий отчет о прибылях и убытках. Он отличается от бухгалтерского тем, что отражает не только фактические, но и плановые цифры, содержит больше деталей и информации. Обычно в отчете есть показатель EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) — прибыль компании до вычета процентов, налогов, износа и амортизации.
Еще одна традиционная особенность управленческого отчета о прибылях и убытках – учет по центрам финансовой ответственности (ЦФО) или местам возникновения затрат (МВЗ). В учетных формах ЦФО и МВЗ означают одно и то же. Разница между этими терминами заключается в степени ответственности руководителя подразделения в ходе практической работы. Термин ЦФО применяется, когда руководитель подразделения отвечает за финансовый результат. Термин МВЗ используют тогда, когда руководитель подразделения отвечает только за затраты, которые он контролирует.
Пример
У организации две торговых точки. В бухгалтерском, налоговом учете и в учете по МСФО отражаются доходы и расходы в целом по компании. В управленческом учете организация ведет учет доходов и расходов по каждой торговой точке.
Сравним отчеты о прибылях и убытках по бухгалтерскому и управленческому учету. Используем сокращенные формы, чтобы оценить основные показатели.
| Отчет о прибылях и убытках за 2024 год (бухгалтерский учет) в тысячах тенге | |||
| Наименование показателей | Код строки | За отчетный период | За предыдущий период |
| Выручка от реализации товаров, работ и услуг | 10 | 12 000 | 10 000 |
| Себестоимость реализованных товаров, работ и услуг | 11 | 9 000 | 8 000 |
| Валовая прибыль (убыток) (строка 010 – строка 011) | 12 | 3 000 | 2 000 |
| Расходы по реализации | 13 | 900 | 800 |
| Административные расходы | 14 | 500 | 400 |
| Итого операционная прибыль (убыток) (+/- строки с 012 по 014) | 20 | 1 600 | 800 |
| Прибыль (убыток) до налогообложения (+/- строки с 020 по 025) | 100 | 1 600 | 800 |
| Расходы (-) (доходы (+)) по подоходному налогу | 101 | 320 | 160 |
| Прибыль (убыток) после налогообложения от продолжающейся деятельности (строка 100 + строка 101) | 200 | 1280 | 640 |
Теперь приведем пример управленческого отчета за 2024 год.
| Наименование показателей
|
Плановые показатели за 2024 г. | Фактические показатели за 2024 г. | Выполнение плана | ||||||
| ЦФО 1 | ЦФО 2 | Всего | ЦФО 1 | ЦФО 2 | Всего | ЦФО 1 | ЦФО 2 | Всего | |
| Выручка от реализации товаров, работ и услуг | 7500 | 4800 | 12300 | 7100 | 4900 | 12000 | 94,67 | 102,08 | 97,56 |
| Себестоимость реализованных товаров, работ и услуг | 6000 | 3840 | 9840 | 5700 | 3300 | 9000 | 95,00 | 85,94 | 91,46 |
| Валовая прибыль (убыток) | 1500 | 960 | 2460 | 1400 | 1600 | 3000 | 93,33 | 166,67 | 121,95 |
| Расходы по реализации (кроме амортизации) | 510 | 320 | 830 | 530 | 300 | 830 | 103,92 | 93,75 | 100,00 |
| Амортизация | 40 | 30 | 70 | 40 | 30 | 70 | 100,00 | 100,00 | 100,00 |
| Административные расходы | 300 | 200 | 500 | 285 | 215 | 500 | 95,00 | 107,50 | 100,00 |
| Итого операционная прибыль (убыток) | 650 | 410 | 1130 | 545 | 1055 | 1600 | 83,85 | 257,32 | 141,59 |
| Прибыль (убыток) до налогообложения | 650 | 410 | 1130 | 545 | 1055 | 1600 | 83,85 | 257,32 | 141,59 |
| EBITDA | 690 | 440 | 1200 | 585 | 1085 | 1670 | 84,78 | 246,59 | 139,17 |
| Расходы по подоходному налогу | 130 | 82 | 226 | 109 | 211 | 320 | 0,00 | 0,00 | 141,59 |
| Прибыль за год | 520 | 328 | 904 | 436 | 844 | 1280 | 0,00 | 0,00 | 141,59 |
Очевидно, что управленческий отчет содержит более подробную информацию. Поэтому с его помощью легче найти способы оптимизации затрат.
Отметим, что строки отчета о прибылях и убытках 13 и 14 (расходы по реализации и административные расходы) в управленческом учете обычно подразделяются на более мелкие группы: маркетинговые расходы, аренда, зарплата персонала и т. д.
Формы отчетности могут содержать таблицы, диаграммы, которые помогают донести до пользователей информацию наглядно и доступно. На рисунке вы видите пример диаграммы с плановыми и фактическими показателями выручки.
Как вести управленческий учет в компании: пошаговый план
- Определить состав отчетности.
- Выбрать источники данных, на основании которых формируется отчетность. Чаще всего это бухгалтерская отчетность.
- Определить периодичность представления отчетов (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).
- Назначить сотрудников, которые отвечают за конкретный отчет.
- Утвердить формы отчетов.
- Составить алгоритмы и правила их формирования.
При формировании управленческой отчетности также часто используются резервы. Например, на момент закрытия периода отсутствуют документы по аренде помещения или по оплате коммунальных услуг, но их сумма может быть определена достаточно точно. Такие расходы включаются в отчет в том периоде, к которому они относятся, независимо от факта получения закрывающих документов. Если управленческий и бухгалтерский учет ведутся параллельно, выполняется бухгалтерская проводка по формированию резерва расходов. Подробнее о внедрении управленческого учета рассказали в статье.
Автоматизация управленческого учета
Вариант №1. Использовать решения 1С, поддерживающие управленческий учет:
Конфигурация «1C:Управление торговлей» предназначена для среднего и крупного бизнеса. Конфигурация 1С:УНФ подойдет малому предприятию.
Вариант №2. Использовать другие конфигурации 1С или другое ПО. В этом случае необходимо настроить отчеты и ввести дополнительные реквизиты в виде ЦФО или МВЗ. Рекомендуем обратиться к IT-специалистам, чтобы выяснить, можно ли это сделать в рамках стандартной настройки этой конфигурации.
Если программа требует доработки, обновление программы усложняется и требует участия разработчика.
Вариант №3. Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28.02.2007 № 234 разрешает не вести бухгалтерский учет следующим категориям бизнеса:
- применяющим специальные налоговые режимы для субъектов малого бизнеса;
- не состоящим на учете по НДС;
- не являющимся субъектами естественных монополий.
Малые предприятия, которые не ведут бухгалтерский учет, ведут управленческий учет вручную в таблицах Excel. Функционал Excel также позволяет составить форму отчетности с использованием формул и макросов.
Вариант №4. Приобрести специальную программу для формирования управленческой отчетности.
Выбор остается за бизнесом.
Типичные ошибки при составлении управленческой отчетности
Недостоверная информация
Если предприниматель формирует отчет только в Excel-таблицах, то проверить результаты сложно. Возможны ошибки при ведении учета. Информация, формируемая на основании данных бухгалтерского учета, более надежна.
Управленческий отчет и выполнение плана не должны стать самоцелью
План может содержать показатели, которых достичь невозможно. Выполнение плана продаж любой ценой не всегда приносит пользу бизнесу. Например, менеджер заключает договоры с большой отсрочкой платежа, а такое решение может привести к кассовому разрыву.
Выполнение плана расходов не должно выражаться в том, что в конце месяца замораживаются оплаты поставщикам. Это влечет за собой репутационные риски, поставщик может отказаться отгрузить товары или выполнить услуги в следующий раз, зная о необязательности партнера в выполнении условий договора.
При анализе результатов обращайте внимание и на содержание плана. Возможно, в корректировке нуждается именно план. Не стоит требовать от сотрудников достижения невыполнимого результата.
Излишнее увлечение автоматизацией
Автоматизация процессов не должна идти вразрез с достоверностью предоставляемой информации. К примеру, сотрудник, который автоматизировал отчетность в Excel c помощью формул и макросов, допустил ошибку. Вскоре он уволился. В компании нет сотрудника, который умеет работать с макросами, для доработки отчета необходимо оплатить услуги специалиста Excel. В итоге автоматизированный отчет дает руководству компании искаженные сведения.
Доступность информации
Иногда составитель отчета формулирует его так, что пользователи с трудом понимают, о чем идет речь. Смысла в такой отчетности нет. Поэтому рекомендуем руководству и владельцам компании обратить внимание на то, понятна ли информация всем пользователям, которые будут работать с этим отчетом.
Как вести управленческий учет на малом предприятии: итоги
Процесс работы состоит из трех этапов:
- планирование;
- контроль;
- оценка результатов.
Владелец малого предприятия при организации учета учитывает следующие факторы:
- отчеты должны содержать информацию, достаточную для принятия решений, в то же время не быть перегруженными избыточными сведениями;
- отчеты должны быть понятными и легко читаемыми;
- при использовании нескольких отчетов данные в них должны совпадать;
- ведение учета должно быть непрерывным.
