Басқарушылық есептің басқа есеп түрлерінен айырмашылығы
Есептің 4 негізгі түрі бар: бухгалтерлік, ХҚЕС бойынша қаржылық, басқарушылық және салықтық. Олардың өзара байланысы бар. Басқарушылық есеп қалған түрлерінен ерекшеленеді, өйткені ол тек қызметкерлер, басшылық және бизнес иелері үшін арналған. Мақсаты — басшылар мен иелер шешім қабылдай алатын ақпаратты ұсыну.
Басқарушылық есептің ерекшеліктері:
- ерікті түрде жүргізіледі;
- тек ішкі пайдаланушыларға арналған;
- есепті жүргізу қағидаларын, құрамын және есептілік кезеңділігін компания өзі айқындайды;
- басқа есеп түрлерімен салыстырғанда деректердің егжей-тегжейлігі жоғары;
- өлшемдер тек ақша түрінде емес, сандық көрсеткіштер де болуы мүмкін, дәл және шамалап бағалау қолданылады;
- бюджет пен жоспарлау элементтерін, сондай-ақ жоспардың орындалу нәтижелерін қамтиды;
- әрбір бизнес бағыты және/немесе әрбір локация бойынша табыстылықты анықтауға мүмкіндік береді.
Басқарушылық есептіліктің құрамы
Басқарушылық есептің негізгі түрлері:
- Пайда немесе зиян туралы есеп;
- Ақша қаражаттарының қозғалысы туралы есеп;
- Басқарушылық баланс;
- Бизнес бағыттары бойынша жекелеген есептер.
Біріздендірілген нысандар жоқ. Бірнеше нысанды қатар жүргізу міндетті емес. Тіпті ірі компаниялар да кейде тек басқарушылық пайда немесе зиян туралы есеппен шектеледі. Ол бухгалтерлік есептен жоспарлы көрсеткіштердің де көрсетілуімен және деректердің көбірек егжей-тегжейлігімен ерекшеленеді. Көбіне есепте EBITDA көрсеткіші болады (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) — пайыздар, салық, тозу және амортизация шегерілгенге дейінгі пайда.
Пайда немесе зиян туралы басқарушылық есептің тағы бір дәстүрлі ерекшелігі – қаржылық жауапкершілік орталықтары (ЦФО) немесе шығындар туындау орындары (МВЗ) бойынша есеп. Есеп нысандарында ЦФО мен МВЗ бір мағынада қолданылады. Айырмашылығы – практикалық жұмыста бөлімше жетекшісінің жауапкершілік деңгейінде. Бөлімше жетекшісі қаржылық нәтижеге жауап берсе, «ЦФО» термині қолданылады. Тек өзі бақылайтын шығындарға жауап берсе, «МВЗ» термині пайдаланылады.
Мысал
Ұйымның екі сауда нүктесі бар. Бухгалтерлік, салықтық есепте және ХҚЕС бойынша есепте кірістер мен шығыстар компания бойынша тұтастай көрсетіледі. Ал басқарушылық есепте ұйым әр сауда нүктесі бойынша кірістер мен шығыстарды бөлек жүргізеді.
Бухгалтерлік және басқарушылық есептегі пайда немесе зиян туралы есептерді салыстырайық. Негізгі көрсеткіштерді бағалау үшін қысқартылған нысандарды қолданамыз.
| 2024 жылға арналған пайда немесе зиян туралы есеп (бухгалтерлік есеп), мың теңге | |||
| Көрсеткіштердің атауы | Жол коды | Есепті кезең үшін | Алдыңғы кезең үшін |
| Тауарларды, жұмыстар мен қызметтерді өткізуден түскен түсім | 10 | 12 000 | 10 000 |
| Өткізілген тауарлардың, жұмыстар мен қызметтердің өзіндік құны | 11 | 9 000 | 8 000 |
| Жалпы пайда (зиян) (010 жол – 011 жол) | 12 | 3 000 | 2 000 |
| Өткізу шығыстары | 13 | 900 | 800 |
| Әкімшілік шығыстар | 14 | 500 | 400 |
| Операциялық пайда (зиян) (± 012–014 жолдар) | 20 | 1 600 | 800 |
| Салық салуға дейінгі пайда (зиян) (± 020–025 жолдар) | 100 | 1 600 | 800 |
| Табыс салығы бойынша шығыстар (-) (табыстар (+)) | 101 | 320 | 160 |
| Жалғасып жатқан қызметтен салық салудан кейінгі пайда (зиян) (100 жол + 101 жол) | 200 | 1280 | 640 |
Енді 2024 жылға арналған басқарушылық есеп мысалын келтірейік.
| Көрсеткіштердің атауы
|
2024 ж. бойынша жоспарлы көрсеткіштер | 2024 ж. бойынша нақты көрсеткіштер | Жоспардың орындалуы | ||||||
| ЦФО 1 | ЦФО 2 | Барлығы | ЦФО 1 | ЦФО 2 | Барлығы | ЦФО 1 | ЦФО 2 | Барлығы | |
| Тауарларды, жұмыстар мен қызметтерді өткізуден түскен түсім | 7500 | 4800 | 12300 | 7100 | 4900 | 12000 | 94,67 | 102,08 | 97,56 |
| Өткізілген тауарлардың, жұмыстар мен қызметтердің өзіндік құны | 6000 | 3840 | 9840 | 5700 | 3300 | 9000 | 95,00 | 85,94 | 91,46 |
| Жалпы пайда (зиян) | 1500 | 960 | 2460 | 1400 | 1600 | 3000 | 93,33 | 166,67 | 121,95 |
| Өткізу шығыстары (амортизациядан басқа) | 510 | 320 | 830 | 530 | 300 | 830 | 103,92 | 93,75 | 100,00 |
| Амортизация | 40 | 30 | 70 | 40 | 30 | 70 | 100,00 | 100,00 | 100,00 |
| Әкімшілік шығыстар | 300 | 200 | 500 | 285 | 215 | 500 | 95,00 | 107,50 | 100,00 |
| Операциялық пайда (зиян) | 650 | 410 | 1130 | 545 | 1055 | 1600 | 83,85 | 257,32 | 141,59 |
| Салық салуға дейінгі пайда (зиян) | 650 | 410 | 1130 | 545 | 1055 | 1600 | 83,85 | 257,32 | 141,59 |
| EBITDA | 690 | 440 | 1200 | 585 | 1085 | 1670 | 84,78 | 246,59 | 139,17 |
| Табыс салығы бойынша шығыстар | 130 | 82 | 226 | 109 | 211 | 320 | 0,00 | 0,00 | 141,59 |
| Жылдық пайда | 520 | 328 | 904 | 436 | 844 | 1280 | 0,00 | 0,00 | 141,59 |
Көріп тұрғаныңыздай, басқарушылық есеп деректері анағұрлым егжей-тегжейлі. Сондықтан оның көмегімен шығындарды оңтайландыру жолдарын табу жеңіл.
Пайда немесе зиян туралы есептің 13 және 14 жолдары (өткізу шығыстары мен әкімшілік шығыстар) басқарушылық есепте әдетте ұсақ топтарға бөлінеді: маркетинг шығыстары, жалдау, персонал еңбекақысы және т.б.
Есептілік нысандарында кестелер мен диаграммалар болуы мүмкін, бұл ақпаратты пайдаланушыларға көрнекі әрі түсінікті етіп ұсынуға көмектеседі. Суретте жоспарлы және нақты түсім көрсеткіштері бар диаграмма мысалы берілген.
Компанияда басқарушылық есепті қалай жүргізу керек: кезең-кезеңімен жоспар
- Есептіліктің құрамын анықтау.
- Есептілік қалыптасатын дереккөздерді таңдау. Көбіне бұл — бухгалтерлік есептілік.
- Есептерді ұсыну жиілігін айқындау (күн сайын, апта сайын, ай сайын, тоқсан сайын).
- Нақты есептер үшін жауапты қызметкерлерді бекіту.
- Есеп нысандарын бекіту.
- Оларды қалыптастыру алгоритмдері мен қағидаларын әзірлеу.
Басқарушылық есептілікті қалыптастырғанда жиі резервтер пайдаланылады. Мысалы, кезең жабылар кезде ғимаратты жалдау немесе коммуналдық қызметтер бойынша құжаттар әлі түспегенімен, сомасын жеткілікті дәлдікпен анықтауға болады. Мұндай шығыстар құжаттардың түсуіне қарамастан, тиесілі кезеңде есепке енгізіледі. Егер басқарушылық және бухгалтерлік есеп параллель жүргізілсе, шығыстар резервін қалыптастыруға бухгалтерлік жазба жасалады. Басқарушылық есепті енгізу туралы толығырақ мақалада баяндалған.
Басқарушылық есепті автоматтандыру
1-нұсқа. Басқарушылық есепті қолдайтын 1С шешімдерін пайдалану:
«1C:Управление торговлей» конфигурациясы орта және ірі бизнеске арналған. 1С:УНФ конфигурациясы шағын кәсіпке қолайлы.
2-нұсқа. Басқа 1С конфигурацияларын немесе өзге бағдарламалық қамтамасыз етуді қолдану. Бұл жағдайда есептерді баптап, ЦФО немесе МВЗ түрінде қосымша дерек өрістерін енгізу қажет. Мұны стандартты баптаулар аясында жасау мүмкіндігін анықтау үшін IT-мамандарға жүгінуді ұсынамыз.
Егер бағдарламаға доработка қажет болса, оны жаңарту күрделенеді және әзірлеушінің қатысуын талап етеді.
3-нұсқа. Қазақстан Республикасының «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» 28.02.2007 ж. № 234 Заңы мына санаттағы бизнеске бухгалтерлік есеп жүргізбеуге мүмкіндік береді:
- шағын бизнес субъектілері үшін арнайы салық режимдерін қолданатындарға;
- ҚҚС бойынша есепте тұрмайтындарға;
- табиғи монополия субъектілері болып табылмайтындарға.
Бухгалтерлік есеп жүргізбейтін шағын кәсіпорындар басқарушылық есепті Excel кестелерінде қолмен жүргізеді. Excel функционалы формулалар мен макростарды қолданып есептілік нысандарын құрастыруға да мүмкіндік береді.
4-нұсқа. Басқарушылық есептілік қалыптастыруға арналған арнайы бағдарламаны сатып алу.
Таңдау — бизнеске тиесілі.
Басқарушылық есептілікті құрастырғанда жиі жіберілетін қателер
Деректердің шынайы болмауы
Егер кәсіпкер есепті тек Excel кестелерінде жасайтын болса, нәтижелерді тексеру қиын. Есеп жүргізуде қателіктер орын алуы мүмкін. Бухгалтерлік есеп деректеріне негізделген ақпарат анағұрлым сенімді.
Басқарушылық есеп пен жоспардың орындалуы өз алдына мақсат болмауы тиіс
Жоспарда қол жеткізу мүмкін емес көрсеткіштер болуы ықтимал. Сатуды кез келген жолмен жоспарға жеткізу бизнеске әрдайым пайда әкелмейді. Мысалы, менеджер ұзақ төлем кейінге қалдырумен шарттар жасасады, ал бұл ақша ағынында үзіліске (кассалық алшақтыққа) әкелуі мүмкін.
Шығыс жоспарын орындау айдың соңында жеткізушілерге төлемдерді тоқтата тұруды білдірмеуі тиіс. Бұл репутациялық тәуекелдерге әкеледі: серіктес шарт талаптарын орындаудағы жауапкершіліктің төмен екенін біліп, келесіде тауар жіберуден немесе қызмет көрсетуден бас тартуы мүмкін.
Нәтижелерді талдағанда жоспардың мазмұнына да назар аударыңыз. Мүмкін, түзетуді қажет ететіні — жоспардың өзі. Қызметкерлерден орындалмайтын нәтижені талап етпеңіз.
Автоматтандыруға шамадан тыс әуестену
Үдерістерді автоматтандыру ұсынылатын ақпараттың шынайылығына қайшы келмеуі керек. Мәселен, формулалар мен макростар арқылы Excel-де есепті автоматтандырған қызметкер қате жіберді де, көп ұзамай жұмыстан кетті. Компанияда макростармен жұмыс істей алатын қызметкер жоқ, есепті доғдыру үшін Excel маманының қызметіне ақы төлеу қажет. Соның салдарынан автоматтандырылған есеп компания басшылығына бұрмаланған мәлімет береді.
Ақпараттың түсініктілігі
Кейде есеп құрастырушы мәтінді пайдаланушыларға түсіну қиын болатын түрде жазады. Ондай есептіліктің мәні жоқ. Сондықтан компания басшылығы мен иелеріне есеппен жұмыс істейтін барлық пайдаланушылар ақпаратты түсіне алатынына назар аударуды ұсынамыз.
Шағын кәсіпте басқарушылық есепті жүргізу: қорытындылар
Жұмыс үдерісі үш кезеңнен тұрады:
- жоспарлау;
- бақылау;
- нәтижелерді бағалау.
Шағын кәсіп иесі есепті ұйымдастырғанда мына жайттарды ескеруі керек:
- есептер шешім қабылдауға жеткілікті ақпарат қамтуы, бірақ артық мәліметпен ауырлатылмауы тиіс;
- есептер түсінікті әрі оқуға жеңіл болуы керек;
- бірнеше есеп пайдаланылса, олардың деректері өзара сәйкестенуі қажет;
- есепті жүргізу үдерісі үздіксіз болуы тиіс.
