Қашықтан жұмыс көптеген компания үшін әлдеқашан қалыптыға айналды. Бүгінде жұмыс берушілердің шамамен 60%-ы оның артықшылықтарын бағалап, қашықтан форматты енгізді: басқа өңірлер мен елдерден мамандарды жалдау мүмкіндігі кеңейді, үдерістерді басқару икемдірек болды, шығындар оңтайланды. Дегенмен, команданың тиімділігін сақтау үшін қашықтан жұмысқа көшу сауатты ұйымдастыруды қажет етеді. Өнімділікке нұқсан келтірмей, бизнесті қашықтан жұмысқа қалай көшіруге болатынын қарастырамыз.
1 — ші қадам. Стратегияны әзірлеу
Көшуге кіріспей тұрып, нақты іс-қимыл жоспарын әзірлеу қажет. Мына мәселелерді айқындаңыз:
- Компанияның қашықтан жұмысқа дайындық деңгейі. Қандай міндеттерді қашықтан атқаруға болады, ал қайсысы қызметкерлердің офлайн қатысуын қажет етеді?
- Жұмыс форматы: толық қашықтан жұмыс па, әлде аралас режим бе?
- Көшу кезеңдері: бүкіл компанияны бірден көшіру ме, әлде жекелеген бөлімдерді кезең-кезеңімен көшіру ме?
- Процесті кім үйлестіреді. Қызметкерлердің бейімделуіне көмектесетін жұмыс тобын құрған дұрыс.
- Міндеттердің басымдықтары. Тоқтатуға болмайтын аса маңызды үдерістерді және уақытша кейінге қалдыруға болатын екінші деңгейлі міндеттерді айқындаңыз.
- Дағдарысқа қарсы шаралар: ішкі коммуникацияны ұйымдастыру, қызметкерлердің жұмысының тиімділігін талдау, клиенттермен жұмысты сақтап қалу тәсілдері.
Жақсы ойластырылған жоспар тәуекелдерді азайтуға және туындаған күрделі жайттарға жедел әрекет етуге көмектеседі.
2 — ші қадам. Кадрлық мәселелер
Негізгі жайттар:
1. Қызметкердің келісімі. Қызметкерді қашықтан жұмысқа тек оның жазбаша келісімімен ғана көшіруге болады (Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес).
2. Қажетті құжаттар. Көшудің бастамашысына байланысты рәсімделеді:
- бастамашы – жұмыс беруші болса: қызметкердің келісімі, көшіру туралы бұйрық, еңбек шартына қосымша келісім;
- бастамашы – қызметкер болса: негіздемесі бар өтініш, жұмыс берушінің бұйрығы, қосымша келісім.
3. Қосымша келісімнің негізгі тармақтары:
- жұмыс режимі (икемді немесе тұрақты);
- жұмысты орындаудың нақты орны;
- өзара әрекеттесу тәртібі (қоңыраулар, есептер, құжат алмасу);
- техникамен қамтамасыз ету және жеке жабдықты пайдаланғаны үшін өтемақы шарттары;
- шартты бұзу негіздері.
Көшу уақытша болса, оның мерзімін көрсету қажет. Қашықтан жұмыс аралас режимде болса, жұмыс кестесі нақты көрсетіледі.
3 — ші қадам. Техникалық қамтамасыз ету
Қашықтан жұмыстың сәтті жүруі үшін техникалық ресурстарды алдын ала дайындау маңызды:
- Қызметкерлерді қажетті жабдықпен қамтамасыз ету (ноутбук, құлаққап, микрофон).
- Программалық қамтамасыз етуді баптап, тестілеу.
- Тұрақты интернет қосылуын қамтамасыз ету.
- Корпоративтік пошта мен жұмыс сервистеріне қорғалған қолжетімділік ұйымдастыру.
- Электрондық құжат айналымына толық көшу, электрондық қолтаңбаны баптауды қоса алғанда.
Мүмкін техникалық ақауларды барынша азайту үшін бұл міндеттерді IT-бөлімге тапсырған жөн.
4 — ші қадам. Жұмыс процесін ұйымдастыру
Жаңа форматқа сәтті бейімделу үшін мыналар қажет:
- Қызметкерлерге қашықтан жұмыс бойынша қолдау мен оқыту беру.
- Міндеттерді нақты қою және мерзімдерін белгілеу. Бұған онлайн-жоспарлаушылар көмектеседі.
- Тәртіп пен команда рухын қолдау үшін күн сайын таңертең бейнеқоңыраулар өткізу.
- Тиімділікті бақылауды ұйымдастыру: тұрақты кездесулер өткізу, күнделікті есептер дайындау, тапсырмалардың орындалуын қадағалау.
- Жедел кері байланыс беру.
5 — ші қадам. Команданы онлайн басқару
Қашықтан форматта қызметкерлермен өзара әрекеттесуді дұрыс құрып, олардың мотивациясын қолдау ерекше маңызды:
- Көшудің себептерін ашық түсіндіріңіз. Бұл күйзелісті азайтып, қауесеттің алдын алады.
- Тұрақты топтық кездесулер өткізіңіз, бұл командалық рухты қолдайды.
- Нәтижелер мен жетістіктер туралы қызметкерлерді хабардар етіңіз. Бұл олардың өз маңызын сезінуіне ықпал етеді.
- Корпоративтік дәстүрлерді сақтаңыз – онлайн форматта да.
- Қызметкерлерге сенім артыңыз. Артық бақылау мотивацияны төмендетіп, сенімсіздік сезімін тудырады.
Бизнесті қашықтан жұмысқа көшіру: қорытынды
Компанияны қашықтан форматқа көшіру – жай техникалық қадам емес, корпоративтік мәдениеттің елеулі өзгерісі. Дұрыс дайындық, жоспарлау және қызметкерлерді қолдау көшу процесін жайлы әрі тиімді етеді. Осы бес қадамды ұстансаңыз, жаңа жағдайларға сәтті бейімделіп, команданың өнімділігін сақтайсыз.
