Во взаимоотношениях с контрагентами часто применяются штрафные санкции за нарушение условий договора. При этом важно понимать разницу между штрафом и пеней: штраф начисляется один раз, а пеня — за каждый день просрочки.
Удержание штрафа из задолженности: порядок учета
В деловой практике возможны ситуации, когда одна из сторон нарушает условия договора и к ней применяются штрафные санкции. Обычно порядок начисления неустойки заранее фиксируется в договоре. Распространенный сценарий — удержание суммы штрафа из задолженности. Например, заказчик уменьшает оплату поставщику на величину начисленной неустойки.
Согласно статьям 293 и 294 Гражданского кодекса Республики Казахстан, неустойка (штраф или пеня) — это установленная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан выплатить кредитору при неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательства.
При этом кредитор вправе требовать уплату неустойки без необходимости доказывать причинение убытков, если иное не предусмотрено законодательством или условиями договора.
Основные отличия штрафа и пени
Штраф — это форма неустойки, которая может быть установлена:
- в фиксированной сумме;
- в процентах от определенной базы (например, от стоимости договора).
Как правило, штраф начисляется однократно за конкретное нарушение. Пеня отличается механизмом расчета: она начисляется за каждый день просрочки исполнения обязательства и рассчитывается исходя из суммы задолженности.
Например, договор может содержать условие: «При нарушении сроков исполнения обязательств сторона уплачивает неустойку в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки».
Такая модель мотивирует контрагента быстрее устранить нарушение. В подобной ситуации у поставщика есть несколько вариантов действий:
- оплатить штраф при согласии с требованиями;
- предоставить доказательства отсутствия вины;
- урегулировать спор в судебном порядке.
Первичные документы для оформления штрафа
Важно: соглашение о неустойке должно быть оформлено в письменном виде вне зависимости от формы основного договора. Это требование закреплено статьей 294 Гражданского кодекса РК. При несоблюдении письменной формы соглашение считается недействительным.
Поскольку штраф не относится к товарам, работам или услугам, его нельзя оформить актом выполненных работ. Обычно используется претензия (уведомление) о начислении штрафа, направляемая контрагенту.
Согласно п. 3 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» № 234-III от 28.02.2007, формы первичных документов, не утвержденные нормативно, организации и ИП разрабатывают самостоятельно.
Такие документы должны содержать обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации или Ф. И. О. ИП;
- содержание операции;
- количественные и стоимостные показатели;
- должности, Ф. И. О. и подписи ответственных лиц;
- идентификационный номер.
При выявлении нарушения кредитор направляет претензию в рамках досудебного урегулирования. В ней указываются основания начисления, ссылка на договор и расчет суммы неустойки.
Претензия оформляется в свободной письменной форме, но для целей бухгалтерского учета должна содержать все обязательные реквизиты. Если контрагент признает претензию, в учете фиксируется обязательство по уплате штрафа. Основанием могут служить:
- подписанная претензия;
- акт сверки расчетов;
- соглашение сторон;
- судебное решение.
Порядок начисления неустойки
Основания для начисления неустойки могут быть различными:
- нарушение сроков выполнения работ;
- ненадлежащее качество;
- несвоевременная поставка товаров;
- иные случаи, предусмотренные договором.
Если поставщик не исполняет обязательства, заказчик инициирует процедуру взыскания.
Как правило, оформляются следующие документы:
- претензия с указанием суммы и оснований начисления;
- счет на оплату штрафных санкций.
Штраф и пеня: условия начисления
Заказчик вправе начислить неустойку при наличии законных оснований:
- просрочка оплаты (полная или частичная);
- иные нарушения, предусмотренные договором.
В этом случае выполняется расчет санкций и их обоснование, после чего выставляется счет на оплату. Поставщик также может предъявить претензию контрагенту с расчетом и обоснованием неустойки и выставить счет на оплату санкций. Действия заказчика в аналогичной ситуации будут такими же.
Штрафы, пени и иные неустойки, предусмотренные хозяйственными договорами, отражаются:
- в бухгалтерском учете;
- в декларации по корпоративному подоходному налогу (разделы «Вычеты» и «Совокупный годовой доход»).
