Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как добиться успеха

Автоматизация бизнес-процессов — это эффективный способ повысить производительность, сократить издержки и оптимизировать рабочие процессы. Рассказали о пяти шагах, которые помогут внедрить автоматизацию в вашем бизнесе.
Автоматизация бизнес-процессов

Дата публикации: 14 декабря 2024

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

Автоматизация бизнес-процессов — использование современных технологий для выполнения повторяющихся задач. Этот подход позволяет заменить рутинный ручной труд, повысить командную эффективность, снизить затраты и упростить различные операции. Автоматизировать можно практически все — от обработки электронных писем до управления производственными линиями. Давайте сразу ответим на два ключевых вопроса.

1. Когда стоит задуматься об автоматизации?

В следующих случаях автоматизация может стать решающим преимуществом:

  • сотрудники совершают множество рутинных операций, таких как подготовка документов, консультации или продажи и тратят на это более 40% рабочего времени;
  • выросла клиентская база, зафиксирован стабильный рост прибыли;
  • сотрудники работают преимущественно удаленно;
  • возникают сложности при коммуникации с клиентами;
  • в компании присутствуют строгие требования к соблюдению нормативов и стандартов (например, в строительстве или фармацевтике).

2. Когда автоматизация не нужна? 

Иногда от автоматизации можно отказаться, если:

  • вы только открыли бизнес и он еще не стабилен;
  • компания работает с постоянными клиентами и не стремится к расширению;
  • годовой оборот не превышает 12 млн руб.;
  • процессы в компании пока неустойчивы и часто меняются;
  • затраты на автоматизацию превышают потенциальную выгоду.

Многие руководители переживают, что изменения дестабилизируют устоявшиеся процессы. Однако практика показывает, что внедрение автоматизации даже в небольших масштабах позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, минимизировать ошибки и сделать управление более прозрачным.

Почему автоматизация бизнес-процессов важна?

  1. Рост эффективности и производительности. Благодаря автоматизации рутинных операций сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах. Это ускоряет достижение целей и повышает удовлетворенность клиентов. Согласно исследованиям, 95% руководителей отметили, что автоматизация упростила и усовершенствовала бизнес-процессы в компании.
  2. Снижение количества ошибок. Человеческий фактор — одна из причин частых ошибок. Автоматизированные инструменты, такие как чат-боты или системы обработки данных, помогают свести вероятность ошибок к минимуму и экономят ресурсы. 88% пользователей доверяют автоматизированным решениям выполнение ключевых задач.
  3. Масштабируемость. Автоматизация позволяет бизнесу без потери качества справляться с бо́льшим объемом работы. Это критически важно для компаний, которые в будущем планируют расширять бизнес.
  4. Новые возможности для сотрудников. Сотрудники освобождают свое время для новых и интересных проектов, развития профессиональных навыков и улучшения отношений с клиентами. Исследования показывают, что 83% пользователей автоматизации смогли «прокачать» свои профессиональные навыки.
  5. Повышение лояльности сотрудников. Когда рутинные процессы автоматизированы, сотрудники меньше подвержены стрессу и чаще выражают удовлетворение своей работой. 89% работников отметили, что благодаря автоматизации они стали лучше справляться с задачами и нашли баланс между работой и личной жизнью.

Основные этапы внедрения автоматизации

1. Выберите подходящие процессы
Проанализируйте операции, которые регулярно повторяются и отнимают много времени. Чаще всего автоматизация применяется в следующих сферах:

Загрузка данных из файлов Excel в документы Приходную и Расходную накладную для УНФ

Загрузка данных из файлов Excel в документы Приходную и Расходную накладную для УНФ

Предназначена для загрузки номенклатурных позиций из Excel файлов в документы Приходная накладная и Расходная накладная для конфигурации 1С: УНФ

  • Обслуживание клиентов: автоматизация типовых запросов с помощью чат-ботов и скриптов для электронной почты или соцсетей. Основная цель: избежать оттока клиентов, повысить скорость обслуживания клиентов.
  • HR и кадровый учет: использование платформ вроде «Сберподбор» или «Хантфлоу» для поиска кандидатов и создания графиков работы.
  • Продажи и маркетинг: внедрение CRM-систем для управления заявками, клиентскими задачами и коммерческими предложениями.
  • Финансы и бухгалтерия: автоматизация расчетов и отчетности с помощью таких инструментов, как «1C:Бухгалтерия для Казахстана».

2. Начинайте с малого 

Выберите для автоматизации самый простой процесс, чтобы минимизировать риски. Это даст команде время на адаптацию и позволит получить быструю отдачу.

3. Подберите подходящие инструменты 

Выбор ПО должен основываться на потребностях бизнеса. Используйте решения, совместимые с текущими системами. 

4. Создайте детальный план 

Укажите цели автоматизации, разберите процесс на этапы, настройте правила взаимодействия сотрудников с новыми системами и обеспечьте интеграцию с существующими процессами.

5. Тестируйте перед внедрением 

Проверьте работоспособность новых решений, чтобы убедиться в их эффективности. Привлеките сотрудников или внешних тестировщиков для оценки удобства работы с автоматизированными системами.

Выводы

  • Автоматизация помогает оптимизировать бизнес-процессы. Сотрудники не принимают участие в рутинных задачах и экономят свое время.
  • Не все компании нуждаются в автоматизации. Однако, если ваш бизнес стабильно растет и в работе часто возникают ошибки — это сигнал к тому, что нужно использовать автоматизацию.
  • Наиболее популярные сферы для автоматизации — обслуживание клиентов, HR, продажи, маркетинг и бухгалтерия.
  • Для успешного внедрения автоматизации необходим четкий план, поэтапный подход и тестирование решений.

Решения 1C — одни из самых востребованных на рынке для автоматизации различных процессов. Если вам нужна консультация по продуктам 1С, оставьте заявку в чате на сайте. Наши специалисты свяжутся с вами и ответят на все вопросы.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение(МХ-1) для БП НКО

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение(МХ-1) для БП НКО

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение(МХ-1) для БП НКО

Новое на сайте

переход на четырехдневную рабочую неделю
31 января 2025

Переход на четырехдневную рабочую неделю: международный опыт

нейросетей
30 января 2025

Топ-5 нейросетей для генерации текстов на русском языке

Как перевести бизнес на удаленку
28 января 2025

Как перевести бизнес на удаленку: 5 основных шагов

критика в работе
27 января 2025

Критика в работе: как правильно воспринимать замечания и сохранять мотивацию

секреты лидерства
25 января 2025

Секреты лидерства: как вдохновить команду на успех

коллаборация блогеров и селлеров
23 января 2025

Новый инструмент Wildberries: как коллаборация блогеров и селлеров помогает продвигать товары