Компаниядағы кез келген шаруашылық операция құжатпен расталуы тиіс. Дәл бухгалтерлік құжаттар кірістер мен шығыстарды есепке алуға, салықтарды есептеуге, қаржылық есептілікті дайындауға және тексерістерден өтуге негіз болады. Құжаттарды ресімдеу не сақтау кезіндегі қателер салық органдарының талаптарына, айыппұлдарға және аудит кезінде қиындықтарға әкелуі мүмкін.
Қазақстанда қандай бухгалтерлік құжаттар қолданылады
Бухгалтерлік құжат — шаруашылық операцияның жасалғанын растайтын ақпараттың материалдық тасымалдаушысы. Қазақстан Республикасының № 234-III «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» Заңының 7-бабының 1-тармағына сәйкес, бухгалтерлік құжаттамаға мыналар жатады:
- бастапқы құжаттар,
- бухгалтерлік есеп регистрлері,
- қаржылық есептілік,
- есеп саясаты.
Бухгалтерлік құжаттардың негізгі нысандары
| Құжат түрі | Нормативтік негіз | Мақсаты | Қолдану саласы |
|---|---|---|---|
| Кіріс кассалық ордер (КО-1) | 20.12.2012 ж. ҚР ҚМ №562 бұйрығы | Кассаға қолма-қол ақшаның түскенін растайды | Қолма-қол түсімдерді есепке алу |
| Шығыс кассалық ордер (КО-2) | ҚР ҚМ №562 бұйрығы | Қолма-қол ақша беруді тіркейді | Кассадан ақша беру |
| Қорларды кіріске алу ордері (З-1) | ҚР ҚМ №562 бұйрығы | ТМҚ түскенін растайды | Қоймалық есеп |
| Қорларды босату жөніндегі жүкқұжат (З-2) | ҚР ҚМ №562 бұйрығы | Материалдарды қарсы тарапқа беруді ресімдейді | Қоймадан жөнелту |
| Активтерді қабылдау актісі (А-1) | ҚР ҚМ №562 бұйрығы | НҚ мен МЕА қабылданғанын растайды | Активтерді пайдалануға енгізу |
| Орындалған жұмыстар актісі (Р-1) | ҚР ҚМ №562 бұйрығы | Қызмет көрсетілгенін не жұмыстар орындалғанын растайды | Мердігерлермен есеп айырысу |
| Аванстық есеп | ҚР «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» Заңы | Есеп беруге берілген қаражаттың жұмсалуын растайды | Қызметкерлердің есептілігі |
| Бухгалтерлік анықтама (С-1) | ҚР ҚМ №562 бұйрығы | Бухгалтерлік жазбаларды негіздейді | Түзетулер мен ішкі операциялар |
Қазақстандағы бухгалтерлік есептің нормативтік негізі
Бухгалтерлік есепті жүргізу тәртібі реттеледі:
- Қазақстан Республикасының № 234-III «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» Заңымен,
- әдістемелік ұсынымдармен,
- ҚР Қаржы министрлігінің нұсқаулықтарымен.
Құжат айқындайды:
- бухгалтерлік есеп қағидаттарын,
- қаржылық есептілікке қойылатын талаптарды,
- бастапқы құжаттарды ресімдеу қағидаларын,
- құжаттаманы сақтау жөніндегі ұйымдардың міндеттерін.
Бухгалтерлік есептегі өкімдік және атқарушы құжаттар
Бухгалтерлік құжаттар тек нысаны бойынша емес, мақсаты бойынша да ерекшеленеді.
Өкімдік құжаттар
Мұндай құжаттар операцияны жүргізуге тапсырма не рұқсат береді, бірақ өздері оның орындалғанын растамайды. Оларға жатады:
- бұйрықтар,
- өкімдер,
- сенімхаттар,
- чектер.
Бухгалтерлік есепте мұндай құжаттар өз алдына танылмайды.
Атқарушы құжаттар
Атқарушы құжаттар операцияның шынымен орындалғанын растайды. Дәл солар есепте мәліметтерді көрсетуге негіз болады. Бұл санатқа жатады:
- актілер,
- жүкқұжаттар,
- квитанциялар,
- талапнамалар.
Біріктірілген құжаттар
Кейбір нысандар бір мезетте:
- операцияға рұқсат береді,
- оның орындалуын растайды.
Мысалы:
- кіріс кассалық ордер,
- шығыс кассалық ордер,
- төлем тапсырмасы.
Мұндай құжаттар барлық деректемелері толық толтырылғаннан кейін ғана есепке алынады.
Бухгалтерлік рәсімдеу құжаттары
Жеке топ ретінде бухгалтерияның ішкі құжаттары бөлінеді:
- бухгалтерлік анықтамалар,
- есеп айырысу ведомостары,
- кестелер,
- түсіндірмелер.
Олар есептеулерді ресімдеуге және бухгалтерлік жазбаларды түсіндіруге пайдаланылады.
Ақпарат көлемі бойынша бухгалтерлік құжаттарды жіктеу
Қамтылатын мәліметтер көлеміне қарай құжаттар:
- бір реттік,
- жинақтаушы болып бөлінеді.
Бір реттік құжат бір ғана операцияны тіркейді. Жинақтаушы құжаттар белгілі бір кезең үшін біртектес операцияларды жүйелеуге қолданылады.
Кіріс, шығыс және ішкі құжаттар
Қозғалыс бағыты бойынша құжаттар:
- кіріс,
- шығыс,
- ішкі болып бөлінеді.
Сонымен қатар құжаттар бекіту тәсілі бойынша да ерекшеленеді.
Типтік нысандар
Типтік құжаттар ҚР Қаржы министрлігімен бекітіледі және оларды қолдану барлық ұйымдар үшін міндетті. Мұндай нысандар бухгалтерлік есеп стандарттарында және өзге нормативтік актілерде бекітілген.
Корпоративтік нысандар
Компания ішкі пайдалануға арналған өз нысандарын әзірлей алады.
Бірақ мұндай нысандар:
- ұйым ішінде бекітілуі,
- есеп саясатында айқындалуы тиіс.
Қазақстанда бухгалтерлік құжаттарды қанша уақыт сақтау керек
Бухгалтерлік құжаттаманы сақтау міндеті Қазақстан Республикасының № 234-III «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» Заңымен реттеледі.
Заңға сәйкес:
- бастапқы құжаттар,
- бухгалтерлік регистрлер,
- қаржылық есептілік,
- есеп саясаты
қағаз және/немесе электрондық тасымалдағыштарда Қазақстан Республикасының Салық кодексінде белгіленген талап қою мерзімінен кем емес, бірақ кемінде 5 жыл сақталуы тиіс.
Тұрақты сақталатын құжаттар
Тұрақты сақтауға жатады:
- жылдық бухгалтерлік (қаржылық) есептілік,
- сметалардың орындалуы туралы құжаттар,
- ХҚЕС бойынша есептілік.
5 жыл сақталатын құжаттар
5 жылдық сақтау мерзімі мына құжаттарға белгіленген:
- тоқсандық және жартыжылдық есептілік,
- салық есеп-қисаптары,
- салық базасын есептеу құжаттары.
Сақтау мерзімі өткен құжаттармен не істеу керек
Сақтау мерзімі өткен құжаттар архивке тапсырылады. Құжаттаманың сақталуын қамтамасыз ету үшін компанияларға мынадай шараларды ұсынуға болады:
- сейфтер мен металл шкафтарды пайдалану,
- қызметкерлердің қолжетімділігін шектеу,
- ішкі регламент бойынша архивтік сақтауды ұйымдастыру.
Бастапқы бухгалтерлік құжаттарды сақтау тәртібі
Есепті жыл аяқталғанға дейін бастапқы құжаттар әдетте бухгалтерияда жеке папкалар мен регистрлерде сақталады. Жыл аяқталғаннан кейін:
- қаржылық есептілік қалыптастырылады,
- құжаттар жүйелендіріледі,
- кітапшаға тігіледі,
- акті бойынша архивке тапсырылады.
Компания таратылғанда не болады
Ұйым қызметін тоқтатқан жағдайда, бухгалтерлік құжаттама Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен мемлекеттік архивке беріледі.
Қорытынды
Бухгалтерлік құжаттар — кез келген компанияның салықтық және қаржылық есебінің негізі. Оларды дұрыс ресімдеу, жіктеу және сақтау тек есептіліктің дұрыстығына ғана емес, тексерістер, даулар мен аудит кезіндегі бизнестің қауіпсіздігіне де әсер етеді. Құжаттарды тек жинап қана қоймай, бастапқы құжат айналымын, архивті және ішкі сақтау регламенттерін жүйелі түрде ұйымдастырған маңызды.
