Қазақстанда төлемге арналған шот — компаниялар мен жеке кәсіпкерлер жұмысындағы ең кең таралған құжаттардың бірі. Онда жеткізуші мен сатып алушы туралы мәліметтер, тауарлар, жұмыстар немесе қызметтердің тізбесі, төлем сомасы және ақша аударуға арналған банк деректемелері көрсетіледі. Сонымен қатар Қазақстан заңнамасы шоттың міндетті біріздендірілген нысанын белгілемейді. Ұйымдар мен ЖК оны ішкі құжаттарында қолдануды бекітіп, бланкті өздері әзірлей алады.
Төлемге арналған шоттың құқықтық реттелуі
Бухгалтерлік есепті жүргізу тәртібі Қазақстан Республикасының «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» Заңымен және Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидаларымен реттеледі. Алайда дәл төлемге арналған шотқа қойылатын жеке талаптар бұл құжаттарда белгіленбеген. Сондықтан шоттың нысанын, мазмұнын және оны ресімдеу тәртібін ұйым есеп саясаты немесе ішкі регламенттері арқылы өз бетінше айқындайды.
Төлемге арналған шот ақпараттық сипатқа ие және өзі жеке алғанда шаруашылық операцияның жасалғанын растамайды, сондықтан оны ресімдеуді тек бухгалтерияға ғана емес, сондай-ақ сату менеджерлеріне немесе өзге уәкілетті қызметкерлерге тапсыруға болады.
Көрсетілген шот негізінде бухгалтерлік жазбалар жасалмайды және есеп регистрлерінде көрсетілмейді. Ақша қаражатының түсуін көрсетуге негіз — банк көшірмесі немесе төлемді растайтын өзге құжат. Міндеттемелер орындалғаннан кейін алғашқы есеп құжаттары ресімделеді — тауарлық жүкқұжат, орындалған жұмыстар актісі немесе көрсетілген қызметтер актісі.
Жеткізуші ҚҚС төлеуші болса, шоттағы мәліметтер шарт талаптары мен қолданыстағы салық талаптарына сәйкес келуі тиіс. Сонымен бірге шоттың өзі шот-фактураны алмастырмайды және сатып алушыға ҚҚС-ты есепке жатқызу құқығын бермейді.
Шотты кім ресімдеп, қол қоя алады
Заңнама төлемге арналған шотты міндетті түрде кім ресімдеуі тиіс екенін нақтыламайды. Бұл өкілеттіктер ұйымның ішкі құжаттарында бекітіледі. Әдетте шотты мына қызметкерлер ұсына алады:
- бухгалтерлер;
- сату менеджерлері;
- клиенттермен жұмыс істеу бөлімінің мамандары;
- өзге қызметкерлер.
Құжатты ресімдеу кезінде бухгалтерлік және салық есебі саласын реттейтін заңнама талаптарын ескеру қажет. Мысалы, алғашқы құжаттарды ресімдеу тәртібі ҚР «Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есептілік туралы» Заңымен айқындалады, ал ҚҚС төлеушілер тауарларды, жұмыстарды немесе қызметтерді өткізгенде шот-фактураларды ресімдеуді реттейтін Салық кодексінің нормалары қосымша қолданылады.
Шоттың қолданылу мерзімі
Шоттың бірыңғай қолданылу мерзімі заңнамамен белгіленбеген. Оны жеткізушінің өзі айқындайды немесе тараптар шартта осы шартты бекітеді. Мысалы, құжатта: «Шот шығарылған күннен бастап бес жұмыс күні ішінде жарамды» деп көрсетуге болады. Мұндай шектеу баға өзгергенде немесе арнайы коммерциялық ұсыныстар үшін ыңғайлы.
Шетелдік контрагенттермен мәмілелер жасалғанда шоттың қолданылу мерзімі де шартпен айқындалады және валюта мен салық заңнамасының талаптары ескеріледі. Кейбір жағдайларда құжатқа: «Осы шотты төлеу — жеткізу шарттарымен келісу болып табылады» деген тұжырым енгізіледі. Шотта мәміленің барлық мәнді шарттары көрсетілсе, оны төлеу акцепт ретінде қарастырылуы мүмкін.
Төлемге арналған шотты қалай ресімдеу
Шотты ресімдеу әдетте бірнеше дәйекті қадамнан тұрады. Алдымен шартты, өтінімді немесе сатып алушының тапсырысын тексеріп, жеткізу шарттарының келісілгеніне көз жеткізіңіз. Одан кейін құжатқа сатушы және сатып алушы туралы мәліметтерді, банк деректемелерін, тауарлар, жұмыстар немесе қызметтердің тізбесін, олардың құнын және санын енгізеді.
Содан соң төлемнің жалпы сомасы есептеледі, қажет болған жағдайда ҚҚС жеке көрсетіледі немесе «ҚҚС-сыз» деген белгі қойылады, төлем мерзімі мен шоттың әрекет ету кезеңі жазылады. Жіберер алдында барлық деректемелердің дұрыстығын тағы бір рет тексерген жөн, содан кейін құжатты контрагентке жолдаңыз.
Шотты мына тәсілдермен жіберуге болады:
- қағаз тасымалдағышта;
- электрондық пошта арқылы;
- корпоративтік ақпараттық жүйе арқылы;
- шартта көзделген өзге тәсілмен.
Төлем түскеннен кейін бухгалтер операцияны банк көшірмесіне сүйене отырып есепте көрсетеді. Кейін тауар, жұмыстар немесе қызметтер өткізілгенде тиісті алғашқы құжаттар ресімделеді, ал салық заңнамасы көздесе — шот-фактура жазылады.
Маңызды. Шотты жіберер алдында банк деректемелерін, тауарлар немесе қызметтердің құнын, ҚҚС сомасын және ақпараттың шарт талаптарына сәйкестігін мұқият тексеріңіз. Ұсақ қателіктің өзі төлемнің кешігуіне немесе ақшаның қайтарылуына әкелуі мүмкін.
Шотта қандай деректемелер болуы тиіс
Құжаттың міндетті нысаны болмағандықтан, ұйым оның құрылымын өзі айқындайды. Дегенмен, жұмысты ыңғайлы жүргізу үшін шотқа мына мәліметтерді енгізу ұсынылады:
- нөмірі мен күні;
- жеткізушінің атауы;
- БСН немесе ЖСН;
- банктік деректемелер;
- сатып алушы туралы мәліметтер;
- шотты ұсыну негізі;
- тауарлар, жұмыстар немесе қызметтердің тізбесі;
- саны;
- бірлік бағасы;
- жалпы құны;
- ҚҚС мөлшерлемесі мен сомасы немесе «ҚҚС-сыз» белгісі;
- төлеуге арналған қорытынды сома;
- төлем мерзімі;
- жауапты тұлға туралы мәліметтер.
Төлем нысанын сипаттауға ерекше көңіл бөліңіз. Тұжырымдар барынша нақты болуы керек. «Қызметтер үшін төлем» деген жалпы мәтіннің орнына нақты қандай жұмыстар немесе қызметтер үшін төлейтініңізді көрсетіңіз. Бұл контрагент тарапынан сұрақтардың туындауын болдырмайды және төлемді сәйкестендіруді жеңілдетеді.
ҚҚС-пен шотты қалай ресімдеу
Жеткізуші ҚҚС төлеуші болса, құжатта мына мәліметтерді бөлек көрсету ұсынылады:
- салықсыз құны;
- қолданылатын ҚҚС мөлшерлемесі;
- салық сомасы;
- ҚҚС-ты ескере отырып түпкілікті құны.
Егер ұйым немесе кәсіпкер ҚҚС төлеуші болмаса, «ҚҚС-сыз» деген белгі қою жеткілікті.
Бұл ретте шоттағы мәліметтер шарт талаптарына, алғашқы құжаттарға және шот-фактураға сәйкес келуі керек. Тіпті салық сомасы көрсетілгеннің өзінде төлемге арналған шот шот-фактураның орнын баспайды және жеке өзі ҚҚС-ты есепке жатқызуға негіз болмайды.
Төлемге арналған шот алғашқы құжат болып табыла ма
Шаруашылық қызметте кеңінен қолданылғанымен, төлемге арналған шот алғашқы есеп құжаттарына жатпайды. Оның негізгі мақсаты — сатып алушыға төлем сомасын, ақша аудару деректемелерін және сатып алынатын тауарлар не қызметтер туралы ақпаратты хабарлау.
Шаруашылық операцияның жасалғанын өзге құжаттар растайды: банк көшірмелері, жүкқұжаттар, орындалған жұмыстар актілері, көрсетілген қызметтер актілері, шот-фактуралар және заңнама мен шарт талаптарында көзделген басқа құжаттар.
