Жеткізушілермен және сатып алушылармен жұмыс істегенде даулы жағдайлар жиі кездеседі. Тауарды жеткізбеу, құжаттардағы қателер, құнның сәйкес келмеуі, жеткізу мерзімінің бұзылуы немесе сапасыз өнім жеткізу — мұның бәрі шағым жолдауға негіз болады.
Дегенмен бухгалтерлік есеп тұрғысынан шағым хатының өзі есепте шаруашылық операцияны көрсету керек дегенді білдірмейді. 1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасында өзгерістерді дұрыс рәсімдеу үшін алдымен жағдайдың экономикалық мәнін анықтау, тараптардың міндеттемелерінің өзгеруін растайтын құжаттарды күту және содан кейін ғана есепке түзетулер енгізу қажет.
1С-та шағымды көрсетпес бұрын нені анықтау керек
Бағдарламада жұмыс бастамас бұрын бухгалтер есепке әсер ететін оқиға болды ма, соны анықтауы керек. Контрагентке шағым хат жіберу дерегі есеп деректерін өзгертуге негіз болып саналмайды. Активтердің, міндеттемелердің, табыс немесе шығыс сомаларының өзгергенін растайтын құжаттар пайда болғаннан кейін ғана бухгалтерлік жазбалар жүргізіледі.
Мұндай құжаттарға мыналар жатады:
- жеткізушінің шағымды мойындауы;
- тараптар арасындағы қосымша келісім;
- түзетуге арналған құжаттар;
- сот шешімі;
- бітімгершілік келісім.
Бұл тәсіл келесі талаптарға сай келеді:
- Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексі;
- «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есептілік туралы» ҚР Заңы;
- Қазақстан Республикасының Салық кодексі (егер шағым салық міндеттемелеріне әсер етсе);
- ХҚЕС немесе ҰҚЕС — ұйым қолданатын есеп стандарттарына байланысты.
Сондықтан да бірінші қадам — бағдарламадан «Претензия» деп аталатын құжатты іздеу емес, операцияның экономикалық мазмұнын анықтау.
Жиі кездесетін шағым түрлері
Көптеген компаниялардың тәжірибесінде мынадай типтік жағдайлар жиі ұшырасады:
- сапасыз тауар жеткізу;
- тауардың кем шығуы;
- санында не құнында алшақтық;
- бастапқы құжаттардағы қателер;
- жеткізу мерзімінің бұзылуы;
- айыппұлдар, өсімпұлдар және шарттық айыпақыларды есептеу;
- орындалған жұмыстар мен көрсетілген қызметтер бойынша шағымдар.
Әрбір жағдай әртүрлі рәсімделеді. Бұзушылықтың сипатына қарай қандай құжаттар керек болатыны және бағдарламада өзгерістерді қалай көрсету керектігі анықталады.
Шағыммен жұмысты қандай құжаттар растайды
Құжаттардың тізімі нақты жағдайға байланысты. Тәжірибеде көбіне мына құжаттар қолданылады:
- шағым хаты;
- айырмашылықтар актісі;
- анықталған кемшіліктер актісі;
- қосымша келісім;
- түзету актісі;
- түзету электронды шот-фактура (ЭСФ) (салық заңнамасында көзделсе);
- өзара талаптарды есепке алу туралы келісім;
- сот шешімі немесе бітімгершілік келісім.
Құжаттама неғұрлым толық болса, тексеру кезінде бухгалтерлік және салық есебінің дұрыстығын дәлелдеу соғұрлым оңай.
Жеткізушіге шағымды 1С-та қалай көрсету
Бұзушылық анықталған соң бухгалтер оны қалай реттейтін тәсілді айқындауы керек. Дәл осы шешімге қарай 1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасында қай құжатты қолдану керектігі анықталады.
Көп жағдайда әрекеттердің реті мынадай болады:
- Бұзушылықты құжаттай тіркеу.
- Шағымды дайындап, жеткізушіге жолдау.
- Контрагенттің жауабын алу.
- Реттеу тәсілін келісу.
- Бағдарламада тиісті құжатпен өзгерістерді көрсету.
- Қажет болса, түзету ЭСФ-ны рәсімдеп, салық есебіне өзгерістер енгізу.
Маңыздысы: 1С-тің типтік конфигурацияларында жеке «Претензия» құжаты жоқ. Оның орнына бұрын көрсетілген шаруашылық операцияны түзететін құжаттар қолданылады.
Әртүрлі жағдайларда қандай құжаттар қолданылады
Құжатты таңдау шағымның атауына емес, оны қарағаннан кейін нақты не өзгергеніне байланысты.
| Жағдай | Негіздеме құжаты | 1С-та не рәсімдейді |
|---|---|---|
| Тауардың кем шығуы | Айырмашылықтар актісі | Келіп түскенді түзету не тауарды қайтару |
| Сапасы талапқа сай емес тауар алынды | Анықталған кемшіліктер актісі, шағым | Жеткізушіге қайтару не келіп түскенді түзету |
| Құндағы қате | Қосымша келісім, түзету ЭСФ | Келіп түскенді түзету |
| Жеткізуші жеңілдік берді | Тараптар келісімі | Сатып алу құнын түзету |
| Ақшалай өтемақы төленді | Келісім немесе сот шешімі | Контрагентпен өзара есеп айырысуды көрсету |
Құжатты таңдағанда операцияның экономикалық мәніне сүйену керек. Бұл тәсіл өзара есеп айырысудың дұрыстығын сақтап, есептілікті қалыптастырғанда қателерге жол бермеуге көмектеседі.
Шағымдарды көрсету кезіндегі жиі қателер
Шағымға қатысты операцияларды дұрыс рәсімдемеу бухгалтерлік есепті бұрмалауға, өзара есеп айырысуды қате көрсетуге және салықтық тәуекелдерге әкелуі мүмкін. Көбіне мынадай қателер кездеседі:
- шағымды контрагентке жіберген бойда есепте көрсетеді;
- мәміле шарттарының өзгергенін растайтын құжаттарсыз тауардың құнын не міндеттемелерді өзгертеді;
- салық заңнамасында көзделген жағдайда да түзету электронды шот-фактурасын рәсімдемейді;
- бағдарламаның типтік құжаттарының орнына қолмен өткізбелер жасайды;
- шаруашылық операцияны растайтын бастапқы құжаттамамен бухгалтерлік құжаттарды байланыстырмайды.
Мұндай қателерден сақтану үшін мынаны есте сақтаңыз: бухгалтерлік есептегі өзгерістер тек құжатпен расталған негіздер пайда болған соң ғана көрсетіледі.
Маңызды: егер жеткізуші шағымды мойындамаса, кредиторлық берешекті немесе сатып алынған активтердің құнын азайтуға болмайды. Түзетулер тараптардың міндеттемелерінің өзгергенін растайтын құжаттар рәсімделгеннен кейін ғана орындалады.
Контрагент шағымды мойындамаса не істеу керек
Әрбір шағым тараптар келісімімен аяқталмайды. Контрагент талаптарды толықтай не ішінара қабылдамауы мүмкін. Дауды реттегенге дейін бухгалтерлік есеп, әдетте, түзетілмейді. Тараптардың міндеттемелерінің өзгеруін растайтын құжаттар бар болса немесе сот шешімі заңды күшіне енсе ғана ерекшелік жасалады. Бұдан арғы әрекеттер дауды реттеу тәсіліне байланысты:
- келіссөздер жүргізу;
- қосымша келісім жасасу;
- бітімгершілік келісім жасау;
- сотқа жүгіну.
Тиісті құжаттар пайда болғаннан кейін ғана өзгерістер 1С-та көрсетіледі.
Шағымды реттеудің мүмкін нұсқалары
Шағым қаралғаннан кейін жеткізуші мынадай шешімдердің бірін қабылдауы мүмкін:
- сатып алушының талаптарын толық мойындау;
- талаптардың бір бөлігімен ғана келісу;
- тауарды ауыстыру;
- жеңілдік беру;
- жеткізу құнын азайту;
- өнімді қайтаруды рәсімдеу;
- негіздеме көрсетіп, шағымды қанағаттандырудан бас тарту.
Әр нұсқаға тән құжаттар жиынтығы және бухгалтерлік есепте көрсету тәртібі бар.
Жиі қойылатын сұрақтар
Шағым түскен бойда оны 1С-та көрсету керек пе?
Жоқ, шағым хатын алу не жолдау — өз алдына шаруашылық операция емес. Активтер, міндеттемелер, табыс немесе шығыс өзгерісін растайтын құжаттар пайда болғаннан кейін ғана есепте өзгерістер көрсетіледі.
1С-та «Претензия» деген жеке құжат бар ма?
Типтік 1С:Бухгалтерия для Казахстана конфигурацияларында мұндай атауда жеке құжат қарастырылмаған. Жағдайға байланысты келіп түскенді түзету, іске асыруды түзету, тауарды қайтару, өзара есеп айырысуды өзгерту және бағдарламаның өзге де стандартты құжаттары пайдаланылады.
Қолмен өткізбелерді қолдануға бола ма?
Қолмен операциялар тек ерекше жағдайларда, стандартты құралдармен шаруашылық операцияны рәсімдеу мүмкін болмағанда ұсынылады. Көп жағдайда 1С-тің типтік құжаттарын қолданған қауіпсіз, өйткені олар өзара есеп айырысуды автоматты түрде қалыптастырып, деректердің есептілікте дұрыс көрінуін қамтамасыз етеді.
Шағым әрдайым салық есебіне әсер ете ме?
Жоқ. Салықтық салдар шаруашылық операцияның сипатына, шарт талаптарына және дауды реттеу тәсіліне байланысты. Әр жағдайда мәміле шарттарының өзгеруі салық міндеттемелерін түзетуге әкелетін-әкелмейтінін анықтау қажет.
Жеткізуші шағымды мойындаудан бас тартса не істеу керек?
Тараптардың міндеттемелерінің өзгергенін растайтын құжаттар болмаған жағдайда бухгалтерлік есеп, әдетте, өзгермейді. Бұдан әрігі әрекеттер келіссөздер нәтижесіне немесе сот талқылауына байланысты айқындалады.
Айыппұлдар мен айыпақыны қашан көрсету керек?
Егер ұйым қойылған талаптарды мойындамаса, шығыс автоматты түрде пайда болмайды. Олар тек қолданылып жүрген қаржылық есептілік стандарттарына сәйкес міндеттемені тануға негіздер туып, растайтын құжаттар болған соң ғана көрсетіледі.
Қорытынды
Шағымға қатысты операцияларда маңыздысы — шағым жіберу фактісі емес, шаруашылық операцияның құжатпен расталған өзгерісі. Сол себепті 1С:Бухгалтерия для Казахстана бағдарламасында арнайы «Претензия» құжаттары емес, келіп түскенді, іске асыруды, тауар қайтаруды және өзара есеп айырысуды түзетудің стандартты механизмдері қолданылады.
Бастапқы құжаттарды дұрыс рәсімдеу, Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарын сақтау және бағдарламаның типтік мүмкіндіктерін пайдалану бухгалтерлік әрі салық есебіндегі қателерден сақтап, тексерістер кезіндегі тәуекелдерді азайтады. Егер шағымдық операцияларды көрсету қиындық тудырса немесе бағдарламаңызды ұйымыңыздың ерекшеліктеріне бейімдеу қажет болса, мамандарымыз сізге оңтайлы шешімді ұсынып, 1С:Бухгалтерия для Казахстана бойынша кеңес беріп көмектеседі.
