Командировки сотрудников — обычная практика для бизнеса. Но именно командировочные расходы часто становятся причиной вопросов при налоговой проверке: какие суммы можно относить на вычеты, когда возникают налоги у работника и какие документы обязательно должен собрать бухгалтер.
Особенно много споров возникает по суточным, проживанию и авансовым отчетам. Ошибка в оформлении или отсутствие подтверждающих документов могут привести к доначислению ИПН, социальных платежей и исключению расходов из вычетов по КПН.
Командировочные расходы в РК: суточные, проезд и проживание
Понятие командировки закреплено в пп. 82) п. 1 ст. 1 Трудового кодекса РК. Командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места работы, а также для обучения, повышения квалификации или переподготовки.
Основанием для оформления командировки является приказ руководителя. В документе обязательно указывают сроки поездки, место назначения и условия командирования. В табеле учета рабочего времени период командировки обозначается кодом «К».
Согласно ст. 127 ТК РК, за сотрудником на время командировки сохраняются:
- место работы;
- должность;
- средняя заработная плата.
Кроме того, работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с поездкой. К ним относятся:
- суточные за каждый день командировки;
- расходы на проезд в обе стороны;
- расходы по найму жилья.
На практике некоторые компании оплачивают питание сотрудника, но не начисляют суточные. Это нарушение. Компенсация питания не заменяет суточные выплаты. Работник самостоятельно распоряжается этими средствами, а потому суточные выплачиваются в любом случае.
Суточные представляют собой денежную компенсацию расходов работника, возникающих во время нахождения вне постоянного места работы.
Размер суточных в РК: когда возникают налоги
Налоговый кодекс РК устанавливает лимиты суточных, которые не признаются доходом работника:
- по командировкам внутри Казахстана — не более 6 МРП за каждый день;
- по зарубежным командировкам — не более 8 МРП за каждый день.
Если компания выплачивает суммы сверх этих норм, превышение признается доходом физического лица и облагается:
- ИПН;
- ОПВ;
- ОПВР;
- социальным налогом;
- социальными отчислениями;
- взносами и отчислениями ОСМС.
Формула расчета суточных стандартная: Количество дней командировки × МРП × установленный коэффициент. Например, при командировке по РК на 5 дней размер необлагаемых суточных составит: 5 × 6 МРП. Все, что выплачено сверх лимита, бухгалтер обязан включить в налогооблагаемый доход работника.
Положение о командировках: кто обязан соблюдать единый порядок
Единый порядок направления работников в командировки обязателен для:
- государственных учреждений;
- госпредприятий;
- АО с государственным участием;
- ТОО, где государство фактически контролирует решения участников.
Такие организации руководствуются:
- Постановлением Правительства РК от 11.05.2018 № 256;
- Постановлением Правительства РК от 22.09.2000 № 1428.
Частные компании вправе закрепить собственный порядок компенсации командировочных расходов в учетной политике или внутреннем положении о командировках. Начисление расходов производится на основании авансового отчета с приложением подтверждающих документов. Важно учитывать, что некоторые категории работников вправе отказаться от командировки. Это предусмотрено п. 5 ст. 127 ТК РК. К таким работникам относятся:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние сотрудники;
- лица с инвалидностью;
- родители детей до трех лет;
- сотрудники, ухаживающие за больными членами семьи или детьми с инвалидностью.
Облагаются ли налогом командировочные расходы в Казахстане
Для бухгалтера ключевой вопрос: какие командировочные расходы можно принять на вычеты по КПН, а какие суммы становятся доходом сотрудника. Налоговый кодекс РК разрешает относить на вычеты только документально подтвержденные расходы, связанные с деятельностью, направленной на получение дохода. Разберем основные ситуации.
Если сотрудник сдал авансовый отчет
При наличии авансового отчета и подтверждающих документов расходы можно учитывать в вычетах. Согласно пп. 1) п. 1 ст. 260 НК РК, к вычетам относятся фактически произведенные расходы:
- на проезд к месту командировки и обратно;
- на бронирование билетов;
- на проживание.
Подтверждением служат:
- билеты;
- посадочные талоны;
- чеки;
- счета гостиницы;
- электронные документы об оплате.
Если билет электронный, обязательно нужен документ, подтверждающий оплату. Для бумажных билетов, приобретенных через кассу перевозчика, отдельный фискальный чек обычно не требуется. При авиаперелетах дополнительно необходим посадочный талон, подтверждающий факт поездки.
Если авансовый отчет не предоставлен
Если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам либо не вернул остаток денег в сроки, установленные учетной политикой, сумма признается доходом работника в виде материальной выгоды.
В этом случае бухгалтер начисляет:
- ИПН;
- ОПВ;
- ОПВР;
- социальный налог;
- социальные отчисления;
- платежи ОСМС.
НК РК относит к доходу работника списание задолженности перед работодателем. После письменного решения руководителя о списании долга подотчетная сумма отражается проводкой:
- Д-т 7210 «Административные расходы»;
- К-т 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»
Что важно учитывать при работе с авансовыми отчетами
На практике бухгалтерам важно соблюдать несколько правил:
- сроки сдачи авансового отчета должны быть закреплены в учетной политике;
- отчет оформляется минимум один раз в месяц;
- нельзя включать в отчет документы прошлых периодов;
- расчеты по подотчетным суммам ведутся отдельно по каждому сотруднику;
- выдача денег и авансовый отчет должны оформляться на одно и то же подотчетное лицо.
Исключение возможно только для длительных командировок, которые охватывают несколько отчетных периодов.
Нужно ли начислять социальные платежи на суточные
Нет, если выплаты укладываются в лимиты, установленные Налоговым кодексом РК. Согласно пп. 2) ст. 366 НК РК, не признаются доходом физического лица:
- суточные по РК — до 6 МРП;
- суточные за границей — до 8 МРП.
Льгота действует при условии, что срок командировки не превышает 40 календарных дней. Следовательно, в пределах установленных норм суточные не облагаются:
- ИПН;
- ОПВ;
- социальным налогом;
- ОСМС;
- социальными отчислениями.
Компенсация проживания: если сотрудник жил у родственников
Частая ситуация — работник во время командировки останавливается у родственников или знакомых и не несет расходов на жилье. В этом случае обязанности компенсировать проживание у работодателя обычно не возникает. Причина проста: ТК РК предусматривает возмещение именно фактических и подтвержденных расходов.
Если нет:
- гостиничного счета;
- чека;
- договора аренды;
- иного подтверждающего документа,
то расходы на проживание не компенсируются.
При этом компания вправе предусмотреть дополнительные гарантии во внутренних документах. Например:
- фиксированную выплату;
- повышенные суточные;
- компенсацию без подтверждающих документов.
Но это уже право работодателя, а не обязательная норма законодательства.
Итоги
Командировочные расходы в РК не облагаются налогами только при соблюдении требований Трудового и Налогового кодексов. Для бухгалтера критически важно:
- правильно оформить приказ;
- контролировать лимиты суточных;
- получать подтверждающие документы;
- своевременно принимать авансовые отчеты.
Ошибки в оформлении могут привести к доначислению ИПН, социальных платежей и исключению расходов из вычетов по КПН.
