Z-есеп ауысым бойынша кассаның нәтижелерін тіркейді және бақылау-кассалық машинаны қолдануға қатысты құжаттарға жатады. Оны қалыптастыру және сақтау тәртібі қолданылатын БКМ түріне байланысты. 2026 жылы деректерді тіркеу және беру функциясы бар үлгілер мен дәстүрлі БКМ арасындағы айырмашылықтарды ескеру ерекше маңызды.
Қазақстанда Z-есептерді қанша уақыт сақтау керек
Бақылау-кассалық машиналарды қолдану қағидалары деректерді тіркеу және (немесе) беру функциясы жоқ БКМ үшін ауысымдық есептерді сақтаудың бес жылдық мерзімін белгілейді. Дәл осындай мерзім қолма-қол ақша есебі кітабына және тауарлық чектер кітабына, сондай-ақ есеп айырысуды жою мен қайтаруға қатысты жеке чектерге қолданылады. Мерзім құжат басып шығарылған күннен немесе кітап толық толтырылған күннен бастап есептеледі.
Бұл ретте кассалық құжаттарды сақтаудың мерзімін салықтық міндеттемелер бойынша талап қою мерзімімен шатастыруға болмайды. Олар өзара байланысты, бірақ бірдей ұғымдар емес. Сондықтан кейбір салық төлеушілер үшін талап қою мерзімі өзгеше болғанын алға тартып, Z-есептерді сақтаудың бес жылдық мерзімін қысқарту дұрыс емес.
Іс жүзінде қағаз құжаттар үшін БКМ қағидаларында тікелей белгіленген мерзімді — бес жылды ұстанған қауіпсіз.
| Кассалық құжат | Сақтау мерзімі |
|---|---|
| Деректерді тіркеу және/немесе беру функциясы жоқ БКМ-нің ауысымдық (Z-)есептері | 5 жыл |
| Қолма-қол ақша есебі кітабы | 5 жыл |
| Тауарлық чектер кітабы | 5 жыл |
| Жою және қайтару чектері және оларға байланысты бақылау чектері | 5 жыл |
Демек, егер ұйым деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ пайдаланса, қағаз түріндегі Z-есептерді бес жыл өтпей жоюға болмайды.
Онлайн-БКМ қолданғанда Z-есептерді сақтау керек пе
Онлайн-БКМ үшін өзге талап қолданылады. 2024 жылдан бастап қағаз түрінде ауысымдық есептерді, қолма-қол ақша есебі кітабын және тауарлық чектер кітабын сақтау міндеті тек деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ пайдаланатын салық төлеушілерге қатысты. Онлайн-БКМ үшін мұндай талап жоқ.
Бұл дегеніміз, деректерді тіркеу және беру функциясы бар БКМ-мен жұмыс істейтін кәсіпкерге Z-есепті тек қағаз мұрағатына тігу үшін күн сайын басып шығару қажет емес.
Фискалдық деректер ФДО арқылы беріледі және электрондық түрде сақталады. Қажет болғанда мәліметтерді тиісті ақпараттық жүйелер мен ФДО сервистері арқылы алуға болады.
Дегенмен электрондық формат БКМ-ді пайдалану қағидаларын сақтауды жоққа шығармайды. Ауысым соңында кассир «ауысымды жабу» рәсімін орындап, нақты БКМ моделінің техникалық талаптарына сәйкес ауысымдық есепті қалыптастыруы тиіс. Бір ауысымның ұзақтығы 24 сағаттан аспауы керек.
Онлайн-кассада жұмыс істегенде Z-есепті басып шығару керек пе?
Жоқ, егер деректерді тіркеу және/немесе беру функциясы бар БКМ пайдаланылса. Мұндай техника үшін ережелер Z-есептерді қағазға сақтауды талап етпейді. Қағаз мұрағат Z-есептері — деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін міндетті. Сондықтан онлайн-БКМ-ге өткенде бухгалтер қағаз Z-есептермен бұрынғы тәртіпті жаңа техникаға автоматты түрде көшіруге тиіс емес.
Z-есеп қалай қалыптастырылады
Z-есеп кассалық ауысым аяқталған кезде қалыптастырылады. БКМ үшін ауысым мерзімі 24 сағаттан аспауы тиіс. Техникалық талаптар ауысым ұзақтығын бақылауды көздейді: егер ол белгіленген шектен асса, БКМ ауысым жабылғанға дейін кассалық операцияларды бұғаттауы керек.
Сондықтан кассирлердің жұмысын ұйымдастырғанда ауысымның ашылу уақытын ескеріп, кассаның тәуліктен артық ашық қалып қоюына жол бермеу қажет. Жұмыс кезеңі аяқталған соң кассир «ауысымды жабу» рәсімін орындап, нақты БКМ моделі үшін көзделген тәртіппен ауысымдық есепті алады.
БКМ істен шықса не істеу керек
Тәжірибеде касса техникалық ақау не электр энергиясының болмауы салдарынан жұмысын тоқтатуы мүмкін. Бұл жағдайда әрекет тәртібі істен шығу себебіне және пайдаланылатын БКМ түріне байланысты.
Электр энергиясы жоқтығынан немесе БКМ ақауынан есеп айырысуды аппарат арқылы жүргізу мүмкін болмаса, жауапты адам сатып алушыға тауарлық чек ресімдеп беруі тиіс. Деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін қолма-қол ақша есебі кітабы да қолданылады. ФДО-мен байланыс уақытша болмағанда, деректерді тіркеу және беру функциясы бар БКМ қағидаларда көзделген тәртіпте автономды режимде жұмыс істей алады.
Деректерді тіркеу және беру функциясы бар БКМ-ге қатысты техникалық қызмет көрсету орталығына (ЦТО) жүгіну мерзімі — үш жұмыс күні, ақау пайда болған күннен бастап. Ақаудың себебі мен жөндеу мерзімдері көрсетілген ЦТО қорытындысын оны берген күннен бастап бес жыл бойы сақтау қажет.
Ақауды пломбаның тұтастығын бұзбай жою мүмкін болмаса, қосымша талаптар қолданылады: бес жұмыс күні ішінде БКМ қолдану қағидаларында көзделген тиісті құжаттарды мемлекеттік кірістер органына ұсыну керек. Чек бермегені үшін айыппұл төлеуге тура келетінін ұмытпаңыз.
БКМ істен шыққанда әрекет тәртібі
Жағдайға қарай әрекет реті мынадай болуы мүмкін:
- БКМ жұмысының тоқтау себебін анықтау: техникалық ақау, электр энергиясының болмауы немесе байланыс мәселесі.
- Есеп айырысуды БКМ арқылы жасау мүмкін болмаса, белгіленген тәртіппен сатып алушыға тауарлық чек ресімдеу.
- Деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін қажетті мәліметтерді қолма-қол ақша есебі кітабына енгізу.
- ФДО-мен байланыс уақытша жоқ кезде, нақты модель қолдаса, онлайн-БКМ-нің көзделген автономды режимін пайдалану.
- Қажет болса, ЦТО-ға жүгіну және ақау туралы құжаттарды ресімдеу.
- БКМ жұмысы қалпына келген соң есеп айырысуды жалғастырып, ауысымды Z-есепті қалыптастырып жабу.
Істен шығу кезінде ресімделген құжаттарды ақау жойылғаннан кейін жай тастауға болмайды. Тауарлық чектер, есеп кітаптары және қағидаларда көзделген өзге құжаттар белгіленген мерзімге сақталуы тиіс. Бес жылдық мерзімі қолданылатын құжаттар бойынша есеп мерзімі оларды ресімдеу қағидаларына сәйкес жүргізіледі.
Бухгалтер нені ескеруі керек
Кассалық жұмысты ұйымдастырғанда Z-есептерді қанша жыл сақтау керегін білумен шектелу жеткіліксіз. Әр сауда нүктесінде немесе әр кассирде қандай БКМ түрі қолданылатынын анықтап, соған сәйкес құжаттармен жұмыс тәртібін белгілеу қажет.
Деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін қағаз түріндегі ауысымдық есептерді, есеп кітаптарын және тауарлық чектерді бес жыл сақтауды қамтамасыз ету керек. Онлайн-БКМ қолданылғанда Z-есептерді қағазға сақтау талап етілмейді, бірақ ауысым уақытылы жабылуы, ал фискалдық деректер белгіленген тәртіппен берілуі тиіс.
Техниканың ақауы жағдайындағы әрекеттерге бөлек мән беріңіз. Дәл осындай кезде тауарлық чектерді дұрыс ресімдеу, қажетті жазбаларды енгізу және істен шығу мән-жайларын растайтын құжаттарды сақтау маңызды.
Осы талаптарды сақтау БКМ-мен жұмыс барысында қателерге жол бермеуге және тексеру кезінде есеп айырысудың дұрыстығын растауға көмектеседі. Сонымен қатар онлайн-БКМ-ге көшу қағаз құжат айналымының көлемін шынымен азайтады: егер қолданылатын техника деректерді тіркеу және/немесе беру функциясына жатса, кәсіпкерге күнделікті Z-есептердің жеке қағаз мұрағатын қалыптастырудың қажеті жоқ.
