Z-есеп кассаның ауысым нәтижелерін тіркейді және бақылау-кассалық техникаға қатысты құжаттарға жатады. Оны қалыптастыру мен сақтау тәртібі қолданылатын БКМ түріне байланысты. 2026 жылы деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ кәдімгі БКМ мен осы функциясы бар модельдердің айырмашылықтарын ескеру аса маңызды.
Қазақстанда Z-есептерді қанша уақыт сақтау керек
Бақылау-кассалық машиналарды қолдану қағидалары деректерді тіркеу және (немесе) беру функциясы жоқ БКМ бойынша ауысымдық есептерді сақтау мерзімін бес жыл деп белгілейді. Осындай мерзім қолма-қол ақша есебі кітабына және тауарлық чектер кітабына, сондай-ақ есеп айырысуларды жою мен қайтаруға қатысты жекелеген чектер мен оларға байланысты бақылау чектеріне де қолданылады. Мерзім құжат басып шығарылған күннен немесе кітап толық толтырылған күннен бастап есептеледі.
Бұл ретте кассалық құжаттарды сақтау мерзімін салықтық міндеттемелер бойынша талап қою мерзімімен шатастырмау маңызды. Олар өзара байланысты болғанымен, бірдей ұғым емес. Сондықтан жекелеген салық төлеушілер үшін талап қою мерзімі өзгеше болуы мүмкін деген уәжбен Z-есептерді сақтаудың бес жылдық мерзімін қысқарту дұрыс болмайды.
Іс жүзінде қағаз құжаттар үшін Қағидалармен белгіленген мерзімді — 5 жылды сақтаған қауіпсіз.
| Кассалық құжат | Сақтау мерзімі |
|---|---|
| Деректерді тіркеу және/немесе беру функциясы жоқ БКМ-нің ауысымдық (Z-) есептері | 5 жыл |
| Қолма-қол ақша есебі кітабы | 5 жыл |
| Тауарлық чектер кітабы | 5 жыл |
| Жою және қайтару чектері және оларға байланысты бақылау чектері | 5 жыл |
Демек, егер ұйым деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ қолданса, қағаздағы Z-есептерді бес жыл өтпей жоюға болмайды.
Онлайн-БКМ қолданғанда Z-есептерді сақтау керек пе
Онлайн-БКМ үшін өзге ереже қолданылады. 2024 жылдан бастап ауысымдық есептерді, қолма-қол ақша есебі кітабын және тауарлық чектер кітабын қағаз түрінде сақтау міндеті тек деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ пайдаланатын салық төлеушілерге таралады. Онлайн-БКМ үшін мұндай талап қолданылмайды.
Бұл кәсіпкер деректерді тіркеу және беру функциясы бар БКМ-мен жұмыс істесе, Z-есепті тек қағаз мұрағатына тігу үшін күн сайын басып шығаруының қажеті жоқ дегенді білдіреді.
Фискалдық деректер фискалдық деректер операторы (ФДО) арқылы беріледі және электрондық түрде сақталады. Қажет болғанда мәліметтерді тиісті ақпараттық жүйелер мен ФДО сервистері арқылы алуға болады.
Сонымен бірге электрондық формат БКМ-ді пайдалану қағидаларын сақтаудан босатпайды. Ауысым соңында кассир «ауысымды жабу» рәсімін орындап, нақты БКМ моделінің техникалық талаптарына сай ауысымдық есепті қалыптастыруы тиіс. Бір ауысымның ұзақтығы 24 сағаттан аспауы керек.
Онлайн-кассамен жұмыс істегенде Z-есепті басып шығару керек пе?
Жоқ, егер деректерді тіркеу және/немесе беру функциясы бар БКМ қолданылса. Мұндай техника үшін Z-есептерді қағазда сақтау талабы жоқ. Қағаз түріндегі Z-есеп мұрағаты деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін міндетті. Сондықтан онлайн-БКМ-ге өткенде бухгалтер қағаз Z-есептермен бұрынғы тәртіпті жаңа техникаға сол күйі көшіруге тиіс емес.
Z-есеп қалай қалыптасады
Z-есеп кассалық ауысым аяқталғанда қалыптастырылады. БКМ үшін бір ауысым 24 сағаттан аспауы тиіс. Техникалық талаптар ауысым ұзақтығын бақылауды көздейді: егер ол белгіленген шектен асса, БКМ ауысым жабылғанға дейін кассалық операцияларды бұғаттауы керек.
Сондықтан кассирлердің жұмысын ұйымдастырғанда ауысымның ашылу уақытын ескеріп, касса бір тәуліктен артық ашық қалып қоймауын қадағалау маңызды. Жұмыс кезеңі аяқталған соң кассир «ауысымды жабу» рәсімін орындайды және нақты БКМ моделі үшін белгіленген тәртіппен ауысымдық есепті алады.
БКМ істен шықса не істеу керек
Іс жүзінде касса техникалық ақаудан немесе электр энергиясының жоқтығынан жұмысын тоқтатуы мүмкін. Бұл жағдайда әрекет ету тәртібі істен шығу себебіне және қолданылатын БКМ түріне байланысты.
Егер электр энергиясы болмауына не БКМ ақауына байланысты аппарат арқылы есеп айырысу мүмкін болмаса, жауапты тұлға сатып алушыға тауарлық чек ресімдеп беруге тиіс. Деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін қолма-қол ақша есебі кітабы да қолданылады. ФДО-мен байланыс уақытша болмаған кезде деректерді тіркеу және беру функциясы бар БКМ Қағидаларда көзделген тәртіппен автономды режимде жұмыс істей алады.
Техникалық ақау туындап, техникалық қызмет көрсету орталығына (ТҚО) жүгінуді қажет етсе, деректерді тіркеу және беру функциясы бар БКМ бойынша ТҚО-ға жүгіну мерзімі — ақау туындаған күннен бастап 3 жұмыс күні. Ақау себебі мен жөндеу мерзімдері көрсетілген ТҚО қорытындысын оны берген күннен бастап бес жыл сақтау керек.
Егер ақауды пломбаның тұтастығын бұзбай жою мүмкін болмаса, қосымша талаптар қолданылады: бес жұмыс күні ішінде мемлекеттік кірістер органына БКМ қолдану қағидаларында көзделген тиісті құжаттарды ұсыну қажет. Чек бермегені үшін айыппұл төлеуге тура келеді.
БКМ ақауы кезінде қалай әрекет ету керек
Жағдайға қарай тәртіп мынадай болуы мүмкін:
- БКМ жұмысының тоқтау себебін анықтау — техникалық ақау, электр энергиясының жоқтығы немесе байланыс мәселесі.
- Егер БКМ арқылы есеп айырысу мүмкін болмаса, белгіленген тәртіппен сатып алушыға тауарлық чек беру.
- Деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін қолма-қол ақша есебі кітабына қажетті мәліметтерді енгізу.
- ФДО-мен байланыс уақытша жоқ болса, нақты модель қолдаса, онлайн-БКМ үшін көзделген автономды режимді пайдалану.
- Қажет болған жағдайда ТҚО-ға жүгіну және ақау бойынша құжаттарды ресімдеу.
- БКМ жұмысы қалпына келгеннен кейін есеп айырысуды жалғастыру және Z-есепті қалыптастырып, ауысымды жабу.
Ақау кезінде ресімделген құжаттарды ақау жойылғаннан кейін жай ғана тастауға болмайды. Тауарлық чектер, есеп кітаптары және Қағидаларда көзделген өзге құжаттар белгіленген мерзімде сақталуға тиіс. Бес жылдық мерзім қолданылатын құжаттар бойынша есептеу оларды ресімдеу қағидаларына сәйкес жүргізіледі.
Бухгалтер нені ескеруі керек
Кассалық жұмысты ұйымдастырғанда Z-есептерді қанша жыл сақтау керегін білумен шектелмей, әр сауда нүктесінде немесе әр кассирде қай типтегі БКМ қолданылатынын анықтап, соған сай құжаттармен жұмыс тәртібін бекіту қажет.
Деректерді тіркеу және беру функциясы жоқ БКМ үшін қағаз түріндегі ауысымдық есептерді, есеп кітаптарын және тауарлық чектерді бес жыл сақтауды қамтамасыз ету керек. Онлайн-БКМ қолданылғанда Z-есептерді қағазда сақтау талап етілмейді, бірақ кассалық ауысым уақытылы жабылып, фискалдық деректер белгіленген тәртіппен беріліп отыруы тиіс.
Бөлек назарды техника істен шыққан жағдайдағы іс-әрекеттерге аударған жөн. Дәл осындай кезде тауарлық чектерді дұрыс ресімдеу, қажетті жазбаларды енгізу және ақау мән-жайларын растайтын құжаттарды сақтау маңызды.
Осы талаптарды сақтау БКМ-мен жұмыста қателіктерге жол бермеуге және тексеру кезінде есеп айырысулардың дұрыстығын растауға көмектеседі. Сонымен қатар онлайн-БКМ-ге көшу қағаз құжат айналымын шынымен азайтады: деректерді тіркеу және/немесе беру функциясы бар техника қолданылса, кәсіпкерге күнделікті Z-есептердің бөлек қағаз мұрағатын қалыптастырудың қажеті жоқ.
