Для передачи в ИС ЭСФ информации о суммах НДС, принимаемых налогоплательщиком в зачет, в конфигурации предусмотрен документ Извещение об отнесении в зачет НДС.
Документ позволяет синхронизировать сведения о зачете НДС между информационной базой 1С и порталом ИС ЭСФ.
Найти его можно в разделе:
Покупка → Извещение об отнесении в зачет НДС.
Рис. 1. Документ «Извещение об отнесении в зачет НДС» в разделе «Покупка»
Как система учитывает НДС для формирования извещения
Для работы механизма используются два регистра:
- Обязательства по извещениям ИС ЭСФ;
- Обязательства по зачету ИС ЭСФ.
Они позволяют отдельно учитывать сумму НДС, которую можно принять в зачет по ЭСФ, и сумму, фактически принятую в зачет по учетным документам.
1. Как формируются обязательства по полученному ЭСФ
При проведении документа ЭСФ полученный или ЭСФ за нерезидента программа определяет сумму НДС, которую организация может принять в зачет в соответствующем налоговом периоде.
Эта сумма отражается в регистре:
Обязательства по извещениям ИС ЭСФ.
Движения формируются при выполнении двух условий:
- организация является плательщиком НДС;
- в разделе Товары электронного счета-фактуры присутствуют строки с НДС.
Рис. 2. Движения по регистру «Обязательства по извещениям ИС ЭСФ»
2. Как учитывается фактически принятый в зачет НДС
После проведения первичного документа поступления программа фиксирует сумму НДС, которая фактически принимается организацией в зачет.
Эти данные отражаются в регистре:
Обязательства по зачету ИС ЭСФ.
Рис. 3. Движения по регистру «Обязательства по зачету ИС ЭСФ»
Такие движения формируются, если:
- организация является плательщиком НДС;
- для используемого вида поступления отключен признак Принимать НДС в зачет без ЭСФ.
Рис. 4. Настройка признака «Принимать НДС в зачет без ЭСФ»
Важно: если для вида поступления включен параметр Принимать НДС в зачет без ЭСФ, механизм формирования обязательств для извещения будет работать иначе. Перед созданием извещения проверьте эту настройку.
Как создать извещение
В конфигурации предусмотрено два сценария:
- Создать отдельное извещение по конкретному полученному ЭСФ.
- Сформировать одно или несколько извещений сразу за определенный период.
Вариант 1. Создание извещения по полученному ЭСФ
Откройте список полученных ЭСФ.
Выделите нужный счет-фактуру и воспользуйтесь командой:
Принять НДС в зачет по ЭСФ.
Эта команда создаст документ Извещение об отнесении в зачет НДС на основании выбранного ЭСФ.
Команда также доступна непосредственно из формы полученного ЭСФ.
Рис. 5. Команда «Принять НДС в зачет по ЭСФ»
Если по электронному счету-фактуре информация о зачете НДС уже зарегистрирована, в форме ЭСФ отображается ссылка на соответствующее Извещение об отнесении в зачет НДС.
По этой ссылке можно перейти непосредственно к созданному документу.
Рис. 6. Ссылка на «Извещение об отнесении в зачет НДС» в полученном ЭСФ
Вариант 2. Создание извещения без привязки к одному ЭСФ
Если документ создается самостоятельно, а не на основании конкретного счета-фактуры, необходимо заполнить его вручную.
1. Заполните общий раздел
В разделе А. Общий раздел укажите организацию, для которой создается извещение.
Поле Дата создания извещения заполняется текущей датой.
2. Заполните строки извещения
Перейдите в раздел:
В. Строки извещения.
Нажмите Заполнить по остаткам.
Программа заполнит таблицу остатками регистра Обязательства по извещениям ИС ЭСФ на дату формирования документа.
Если отдельные суммы были скорректированы вручную и их необходимо восстановить по данным ЭСФ, выделите нужные строки и используйте команду:
Перезаполнить по данным ЭСФ.
3. Проверьте детализацию
Раздел Детализация строк извещения содержит расшифровку строк извещения до первичных учетных документов.
Данные для этого раздела формируются на основании остатков регистра:
Обязательства по зачету ИС ЭСФ.
Если у полученного ЭСФ не найден связанный первичный документ, поле Первичный документ останется незаполненным.
При необходимости документ можно указать вручную.
Рис. 7. Заполнение строк и детализация документа «Извещение об отнесении в зачет НДС»
3. Обновите итоговые строки после ручных изменений
Если данные в разделе Детализация строк извещения корректировались вручную, итоговые суммы необходимо перенести обратно в раздел В. Строки извещения.
Для этого нажмите:
Обновить строки извещения.
Программа пересчитает итоговые показатели на основании текущей детализации.
Рис. 8. Команда «Обновить строки извещения»
Важно: перед отправкой документа сравните данные разделов Строки извещения и Детализация строк извещения, особенно если суммы корректировались вручную.
Можно ли принять в зачет только часть НДС
Да.
При заполнении извещения можно указать:
- полную сумму НДС, доступную для зачета;
- только часть этой суммы.
Поэтому перед отправкой документа необходимо проверить итоговые значения, которые будут переданы в ИС ЭСФ.
Отправка извещения в ИС ЭСФ
После заполнения и проверки документа нажмите Отправить.
Документ будет передан на сервер ИС ЭСФ.
Если портал успешно примет извещение:
- состояние документа изменится на Документ подтвержден сервером ИС ЭСФ;
- документу будет присвоен регистрационный номер, полученный с портала.
Рис. 9. Подтвержденное сервером ИС ЭСФ извещение
Совет: после отправки не ограничивайтесь фактом выполнения команды. Проверьте состояние документа и наличие регистрационного номера — именно они подтверждают успешную обработку извещения порталом.
Как загрузить извещения, созданные на портале ИС ЭСФ
Если Извещение об отнесении в зачет НДС было оформлено непосредственно на портале ИС ЭСФ, его можно загрузить в информационную базу.
Откройте список извещений и предварительно укажите дату, начиная с которой требуется получить документы.
После этого используйте команду:
Получить электронные документы из ИС ЭСФ.
Рис. 10. Получение извещений из ИС ЭСФ
Ограничение по количеству строк
Одно Извещение об отнесении в зачет НДС может содержать не более 500 строк.
Если сформированный документ превышает этот объем, его необходимо разделить.
Для этого в форме списка предусмотрена команда:
Разбить документ.
Программа создаст несколько отдельных документов, каждый из которых будет соответствовать допустимому объему для отправки на портал.
Рис. 11. Команда «Разбить документ»
Важно: если документ содержит более 500 строк, выполните разбиение до его отправки в ИС ЭСФ.
Что происходит после проведения документа
После проведения Извещения об отнесении в зачет НДС программа формирует расходные движения по двум регистрам:
- Обязательства по извещениям ИС ЭСФ;
- Обязательства по зачету ИС ЭСФ.
Это уменьшает остатки обязательств на суммы НДС, которые были отражены в сформированном извещении.
Настройка контроля остатков
В программе можно определить, должен ли выполняться контроль остатков регистров при проведении извещения.
Откройте:
Администрирование → Общие настройки → Настройка электронных счетов-фактур → Прочие настройки.
Здесь доступен параметр:
Контролировать остатки при проведении Извещения об отнесении в зачет НДС.
Настройка позволяет управлять проверкой остатков по соответствующим регистрам при проведении документа.
Рис. 12. Настройка контроля остатков при проведении извещения
Важно: отключение контроля остатков позволяет провести документ без соответствующей проверки. Используйте такой режим осознанно, поскольку он влияет на контроль корректности данных.
Как проверить обязательства по НДС
Для анализа данных предусмотрены два отчета:
- Обязательства по зачету ИС ЭСФ;
- Обязательства по извещениям ИС ЭСФ.
Открыть их можно в разделе:
Покупка → Отчеты.
С помощью этих отчетов можно проверить данные, используемые при формировании извещений, и проанализировать результаты их проведения.
Что проверить перед отправкой извещения
Перед передачей документа в ИС ЭСФ рекомендуется проверить:
- Выбрана правильная организация.
- В документ попали нужные полученные ЭСФ.
- Суммы НДС соответствуют суммам, которые организация фактически принимает в зачет.
- Детализация связана с правильными первичными документами.
- После ручных изменений выполнена команда Обновить строки извещения.
- Документ содержит не более 500 строк либо предварительно разбит на несколько документов.
- После отправки получено состояние Документ подтвержден сервером ИС ЭСФ.
- Документу присвоен регистрационный номер портала.
Если необходимо проконтролировать сформированные остатки и движения, используйте отчеты Обязательства по зачету ИС ЭСФ и Обязательства по извещениям ИС ЭСФ.
