1. Бөлшек операцияларды есепке алуға кіріспе
Электрондық құжат айналымы (ЭҚА) – ұйым ішіндегі құжаттарды электрондық форматта басқаруға арналған жүйе, ол олардың сақталуын, өңделуін және қозғалысын қамтамасыз етеді. ЭҚА-ның негізгі мақсаты – артық қағазбастылықты жою, шығындарды қысқарту және контрагенттермен өзара әрекеттесуді жеңілдету.
ЭҚА артықшылықтары:
- Шығындарды азайту: пошта жіберілімдері, курьер қызметі, қағаз және өзге де шығыс материалдарына кететін шығындарды қысқарту.
- Іздеудің қолайлылығы: мұрағат құжаттарын іздеу және деректерді енгізу қателерін түзетуде қиындықтардың болмауы.
- Құжаттарды қол қою: интернет бар жерде құжаттарға қашықтан қол қою мүмкіндігі.
- Процестерді автоматтандыру: көптеген операцияларды автоматтандыру арқылы қызметкерлердің тиімділігін арттыру.
Электрондық құжат айналымының функциялары: ЭҚА жүйесінің басты мақсаты — қызметкерлердің жұмысын жеңілдету. Жүйенің негізгі функциялары:
- Құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау.
- Анықтамалықтарды жасау және жүргізу.
- Қағаз және электрондық құжаттардың қозғалысын бақылау.
- Реквизиттерді құрастыру және өңдеу.
- Құжат айналымы бойынша есептілікті қалыптастыру.
- Құжаттарды әртүрлі көздерден импорттау (мысалы, компьютердегі файлдардан немесе интернет арқылы).
- Үлгілер бойынша жаңа құжаттар жасау.
- Құжат нұсқаларын басқару.
- Құжаттарды электронды түрде жіберу және алу.
- Қалталармен жұмыс істеу, сканерленген құжаттарды алу және тану.
- Қауіпсіздікті арттыру үшін құжаттарға қолжетімділікті шектеу.
ЭҚА қалай жұмыс істейді?
ЭҚА-ның жұмысын түсіну үшін алдымен электрондық құжат деген не екенін нақтылау маңызды. Бұл – ақпараттық жүйелер арқылы өңдеуге әрі беруге арналған ақпарат. Электрондық құжаттардың көбі мемлекеттік стандарттармен бекітілген бірыңғай нысандарға ие және кәсіпорынның ақпараттық жүйесінің бөлігі болып табылады. Заңмен тыйым салынбаған кез келген құжат электрондық болуы мүмкін. Мысал ретінде электрондық шот-фактуралар, еңбек кітапшалары, кадрлық құжаттар, еңбекке жарамсыздық парақтары және басқаларын келтіруге болады.
Электрондық құжаттың заңдық күші болуы үшін оған Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландырушы орталығы (ҰКО) берген электрондық цифрлық қолтаңбамен (ЭЦҚ) қол қойылады. Мұндай қолтаңба құжатқа заңды мән береді, қағаз нұсқасын талап етпейді.
ЭҚА-ның жұмыс принципін қарапайым мысалмен түсіндіруге болады:
- Қызметкер жүйеде (мысалы, 1С-те) электрондық құжат жасайды.
- «Сформировать, подписать и отправить» деген түймені басады.
- Құжат ЭҚА жүйесіне жіберіледі, ақпарат сервисті ұсынатын операторға түседі.
- Барлық әрекеттер нақты уақыт режимінде орындалады.
- Клиент құжатты өз жүйесінде тексеріп, «Провести» түймесін басып, процесті аяқтайды.
ЭҚА түрлері:
Электрондық құжат айналымы өндірістік, басқарушылық, мұрағаттық, салықтық, кадрлық, бухгалтерлік және өзге де көптеген құжат түрлерін қамтиды. ЭҚА құқықтық қатынастар салалары бойынша және берілетін құжаттардың сипаты бойынша жіктеледі.
- Құқықтық қатынастар саласы бойынша:
- Ішкі ЭҚА — компания ішіндегі құжат алмасу.
- Сыртқы ЭҚА — контрагенттермен, клиенттермен, жеткізушілермен және мемлекеттік органдармен құжат алмасу.
- Мемлекеттік органдармен ЭҚА — билік органдарымен құжат алмасу.
- Берілетін құжаттардың сипаты бойынша:
- Бизнес–бизнес: бастапқы құжаттама, шот-фактуралар, шарттар және т.б. алмасу.
- Бизнес–мемлекет: мемлекеттік органдарға электрондық есептілік, салық декларацияларын және өзге ақпаратты мемлекеттік жүйелер арқылы жіберу.
Ішкі ЭҚА
Ішкі құжат айналымы ұйым ішінде жүзеге асырылады. Бұл процесс компания шегінен шықпайды және бұйрықтар, жарғы, өтініштер, хаттамалар, нұсқаулықтар, регламенттер, қызметтік жазбалар және т.б. құжаттарды қамтиды. Мұндай ЭҚА мемлекеттік талаптармен тікелей реттелмейді, барлық ережелерді ұйымның өзі бекітеді.
Ішкі ЭҚА-ның негізгі міндеттері:
- Ақпарат пен құжат алмасу жылдамдығын арттыру.
- Нормативтік құжаттамаға қолжетімділікті жеңілдету.
- Келісу кезеңдеріндегі құжаттардың мәртебесін қадағалау.
- Қызметкерлердің жұмысын бағалау және бақылау.
- Құжаттармен жұмыс уақыты мен әрекеттерін есепке алу.
Сыртқы ЭҚА
Сыртқы құжат айналымы сыртқы тараптармен: контрагенттермен, клиенттермен, жеткізушілермен және мемлекеттік органдармен құжат алмасуды білдіреді. Ол бухгалтерлік және салықтық есептілікті, декларацияларды, шот-фактураларды, жолдама-құжаттарды және басқа да құжаттарды қамтиды.
Сыртқы ЭҚА жіктелуі:
- Бизнес–бизнес: контрагенттермен құжат айналымы (мысалы, шот-фактуралар, шарттар, банк қызметіне арналған құжаттар).
- Бизнес–мемлекет: мемлекеттік органдарға электрондық есептілік, соның ішінде салық декларациялары.
Мемлекеттік органдармен ЭҚА
Қазақстанда мемлекеттік органдармен электрондық құжат айналымы арқылы өзара әрекеттесу көптеген ұйымдар үшін міндетті болды. Мұндай ЭҚА салық органдарымен, кеденмен, сондай-ақ басқа да мемлекеттік мекемелермен тиімді жұмыс істеуге мүмкіндік береді.
Мемлекеттік құрылымдармен ЭҚА мына мүмкіндіктерді қамтамасыз етеді:
- Өзара іс-қимылдың ашықтығы мен сенімділігі.
- Ақпараттың қорғалуы.
- Мемлекеттік органдармен жұмыс істеудің тиімділігін арттыру.
Қорытынды:
ЭҚА енгізу уақыт пен елеулі шығындарды талап етеді, алайда ол айтарлықтай пайда әкеледі: құжаттарды орталықтандырылған әрі құрылымды сақтау, шығындарды қысқарту, процестердің тиімділігін арттыру, ашықтықты күшейту және құжаттармен жұмысты жеделдету. ЭҚА бизнес-процестерді жеңілдетуге және электрондық құжаттарды қағаз түріндегідей заңдық күшке ие етуге мүмкіндік береді. ЭҚА-ға көшу әдетте кезең-кезеңімен жүзеге асады, бұл ретте электрондық және қағаз құжат айналымын дұрыс ықпалдастыру үшін аралас модельді қолдануға болады.
