Инструкция по настройке штатного расписания в 1С:ЗУП 8 ред. 3.1
1. Настройка штатного расписания
На первом этапе необходимо настроить штатное расписание в программе. Для этого выполните следующие действия:
- Перейдите в меню «Настройки».
- Выберите раздел «Кадровый учет» и далее «Настройка штатного расписания».
- Установите флажок «Ведется штатное расписание».
Дополнительно можно настроить следующие параметры:
- Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию: при оформлении кадровых документов будет автоматически проверяться, соответствуют ли они штатному расписанию. Например, будет анализироваться количество свободных ставок.
- Ведение истории изменений штатного расписания: флажок необходим для сохранения истории изменений штатного расписания, включая соответствующие приказы. Используются документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые помогают отслеживать хронологию изменений.
- Использование вилки окладов и надбавок: можно указать минимальный и максимальный оклады по должности.
- Использование разрядов и категорий: возможность уточнить позицию должности через разряд или категорию.
- Бронирование позиций: можно забронировать позиции штатного расписания и количество ставок, которые будут заняты перед приемом работника или при кадровом переводе.
2. Утверждение штатного расписания
Для первоначального ввода позиций в штатное расписание и фиксации изменений используйте документ «Утверждение штатного расписания».
- Перейдите в меню «Кадры», выберите «Изменение штатного расписания», нажмите «Создать» и выберите «Утверждение штатного расписания».
- В документе укажите:
- Месяц начала действия штатного расписания.
- День, которым датирован приказ на утверждение штатного расписания.
- Список должностей с указанием их особенностей.
- Для заполнения перечня лиц, ответственных за заполнение и подписание штатного расписания, нажмите гиперссылку «Подписи не указаны».
Документ утверждает штатное расписание на 1-е число выбранного месяца и используется при начальном утверждении штатки или при замене текущего штатного расписания на новое.
3. Внесение изменений в штатное расписание
Для внесения локальных изменений в штатное расписание на любую дату месяца используется документ «Изменение штатного расписания».
- Перейдите в меню «Кадры», выберите «Изменение штатного расписания», нажмите «Создать» и выберите «Изменение штатного расписания».
- Заполните следующие данные:
- Дата изменений — укажите дату, с которой изменения вступают в силу.
- Добавление позиции: для добавления новой позиции нажмите кнопку «Добавить позицию» и заполните карточку (подразделение, должность, разряд/категория, количество ставок и др.).
- Изменение позиции: для изменения существующей позиции, используйте кнопку «Изменить позицию», выбрав карточку позиции и внеся необходимые изменения.
- Закрытие позиции: для закрытия позиции, по которой завершена работа, используйте кнопку «Закрыть позицию».
- Сформируйте приказ о внесении изменений через кнопку «Приказ о внесении изменений».
В справочнике «Штатное расписание» по гиперссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно увидеть документы, которые касаются штатного расписания конкретной компании.
Требуется обращать внимание на цвета текста в документе:
Нет цвета — изменений не было;
Зеленый цвет — введена новая информация;
Синий цвет — информация изменена;
Красный цвет — отменены действия по каким-либо данным.
4. Анализ штатного расписания
В 1С:ЗУП доступны отчеты для анализа штатного расписания. Для их формирования перейдите в меню «Кадры» и выберите «Кадровые отчеты».
Возможные отчеты для анализа:
- Анализ штатки: позволяет анализировать свободные и занятые ставки, отклонения от планового фонда оплаты труда.
- Заполненность штатки: отображает занятые, запланированные и вакантные должности по подразделениям и конкретным позициям.
- Изменение штатки: показывает изменения состава штатных единиц за определенный период.
- Начисления по позициям штатного расписания: анализирует начисления по позициям штатного расписания и их вклад в фонд оплаты труда.
- Оклады, надбавки и фонд оплаты труда: анализирует размеры окладов, доплат и надбавок по штатным позициям.
- Соблюдение штатки: отображает свободные и занятые ставки по компании и конкретным должностям.
- Штатная расстановка: список работников, занимающих позиции штатного расписания на конкретную дату, и забронированные позиции.
5. Индексация штатного расписания
Для проведения индексации заработка в 1С, используйте документ «Изменение штатного расписания».
- Нажмите кнопку «Заполнить показатели», чтобы обработать показатели по всем позициям штатного расписания.
Индексация заработка проводится для позиций штатного расписания и работников, что позволяет поддерживать актуальные данные о заработной плате.
6. Подключение дополнительных сервисов 1С
Для повышения эффективности работы можно подключить дополнительные сервисы:
- 1С:Отчетность — для подготовки и сдачи регламентированной отчетности в контролирующие органы.
- 1С:ИТС — для получения справочной информации по ведению кадрового учета и расчету заработной платы.
- 1С:ДиректБанк — для прямого обмена информацией с банками по зарплатным проектам.
Эти сервисы позволяют значительно упростить процесс ведения кадрового учета, улучшить организацию отчетности и обмена данными с контролирующими органами.
Заключение
Настройка и ведение штатного расписания в 1С:ЗУП 8 ред. 3.1 — это важный процесс, который требует точности и внимательности. Программа предоставляет все необходимые инструменты для эффективного управления штатным расписанием, включая автоматическую проверку кадровых документов, возможность внесения изменений, анализ штатного расписания и индексацию заработной платы.
