Эффективная инвентаризация и учёт ОС

Что такое основные средства?

Основные средства (ОС) — это долгосрочные материальные активы, которые организация использует для производственной или хозяйственной деятельности. Срок их использования превышает один год, и они не предназначены для перепродажи. К основным средствам можно отнести:

• Транспортные средства (автомобили, грузовики и т.д.);
• Компьютеры, ноутбуки, планшеты, мобильные устройства;
• Офисная мебель (столы, стулья, шкафы, холодильники и другое оборудование);
• Здания и сооружения.

Каждое основное средство обязательно должно быть закреплено за материально ответственным лицом, которое несет ответственность за сохранность имущества.

Виды инвентаризации и что для неё нужно

Инвентаризация — это процесс сверки фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Она бывает нескольких типов:

1. Плановая инвентаризация — проводится не реже одного раза в год, обычно перед годовой отчетностью.
2. Внеплановая инвентаризация — назначается в случае чрезвычайных ситуаций, смены руководства или других нестандартных обстоятельств.
3. Повторная инвентаризация — проводится, если в процессе предыдущей инвентаризации были обнаружены ошибки или нарушения.

Для начала инвентаризации необходимо издать приказ руководителя и создать инвентаризационную комиссию из минимум трех человек, включая бухгалтера и директора.

Как проводится инвентаризация

1. Подготовка: до начала инвентаризации пломбируются входы и выходы в помещения, проверяются все объекты.
2. Проверка: составляется сверка между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.
3. Составление итогов: по результатам сверки выявляются:
   • Исправные объекты;
   • Неисправные или устаревшие ОС;
   • Неучтенные или лишние активы;
   • Пропавшие или списанные объекты.

Результаты инвентаризации

После завершения инвентаризации бухгалтер вносит данные в программу 1С и формирует следующие документы:

• Инв-8 — инвентаризационная опись;
• Инв-16 — сличительная ведомость.

Эти формы утверждены приказом Минфина РК №562 от 20.12.2012 г. Инвентаризация должна проводиться минимум раз в год в рамках обязательных требований законодательства.

Законодательство об инвентаризации

Основные нормативно-правовые акты, регулирующие инвентаризацию в Республике Казахстан:

1. Закон РК № 2732 от 26.12.95 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
2. Приказ Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК № 47 от 06.03.98.
3. Приказ Департамента Казначейства Министерства финансов РК № 335 от 23.07.98.
4. Стандарт бухгалтерского учета (СБУ) 24.
5. Приказ Министра финансов РК № 470 от 01.11.2000 г.

В соответствии с этими нормативами, организация должна проводить инвентаризацию активов, с учетом их фактического наличия, на соответствующую дату.

Ответственность за инвентаризацию

Ответственность за правильность и своевременность инвентаризации несет руководство и главный бухгалтер предприятия. В случае выявления недостач или порчи имущества составляется отдельная инвентаризационная опись и указываются виновные лица, если они установлены.

Как провести инвентаризацию ОС в «1С:Бухгалтерия для Казахстана», редакция 3.0

Чтобы провести инвентаризацию ОС в программе 1С, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел «ОС и НМА» → «Учёт основных средств» и выберите документ «Инвентаризация ОС».
2. Нажмите кнопку «Создать», затем выберите опцию «Заполнить → По остаткам» для автоматической загрузки всех основных средств на текущую дату.
3. Проверьте учётные данные. В графах «Стоимость по данным учета» и «Наличие по данным учета» будут автоматически подставлены значения из бухгалтерского учета.
4. Для указания фактического наличия нажмите «Заполнить → Фактические данные». Если ОС фактически отсутствует, снимите галочку в графе «Фактическое наличие», и система рассчитает недостачу.
5. Если обнаружены излишки, добавьте новые объекты через кнопку «Добавить», укажите их стоимость, и программа автоматически отразит излишек.
6. На основании результатов инвентаризации создайте документы «Принятие к учету ОС» или «Списание ОС».

Почему нужна автоматизация учета ОС и инвентаризации?

Автоматизация инвентаризации и учета ОС в 1С существенно повышает эффективность этого процесса, минимизируя вероятность ошибок, ускоряя процессы и снижая затраты на трудовые ресурсы. Автоматизация необходима в следующих случаях:

• В организации большое количество имущества, которое распределено по подразделениям.
• Проблемы с точностью учета и потерей данных при ручной инвентаризации.
• Потребность в постоянном контроле за движением объектов и их состоянием.

Как работает автоматизация учета с использованием штрих-кодов и RFID?

1. Штрих-кодирование: с помощью специального оборудования (терминалов сбора данных) и этикеток с штрих-кодами проводится маркировка объектов ОС. Это упрощает процесс инвентаризации и повышает точность учета.
2. RFID (Radio Frequency Identification): использование радиочастотных меток для автоматического отслеживания движения объектов. RFID позволяет считывать метки на удалении до 10 метров, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и повышает точность.

Преимущества RFID

• Скорость инвентаризации: RFID-метки позволяют проводить инвентаризацию в разы быстрее, чем с использованием штрих-кодов.
• Долговечность: RFID-метки долговечны и не подвержены повреждениям, что исключает необходимость в повторной маркировке.
• Отсутствие необходимости в прямой видимости: метки могут считываться даже если они скрыты, например, за перегородками.

Заключение

Для эффективной работы с основными средствами и проведения инвентаризации рекомендуется использовать автоматизированные системы, такие как 1С. Они позволяют сократить время на обработку данных, повысить точность учета, минимизировать ошибки и улучшить контроль за движением имущества. Внедрение RFID и штрих-кодирования ускоряет процесс инвентаризации и делает его более точным и надежным.