Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в 1С: Бухгалтерия 8.3

Если организация использует транспортные средства, то для их эксплуатации необходимо регулярно приобретать горюче-смазочные материалы (ГСМ). В программе «1С: Бухгалтерия 8.3» предусмотрены два способа учета приобретения ГСМ:

  1. Покупка ГСМ за наличные с оформлением авансового отчета.
  2. Приобретение ГСМ с использованием топливной карты.

Далее рассмотрим пошаговый порядок оформления операций по каждому из этих случаев.

Шаг 1. Оформление поступления топливной карты как услуги

  1. Перейдите в меню «Покупки».
  2. Выберите пункт «Поступление (акты, накладные)».
  3. Создайте новый документ, выбрав тип «Услуги (акт)».
  4. Укажите поставщика, сумму оплаты за карту и статью затрат, соответствующую данной услуге.

После проведения документа стоимость карты будет учтена в бухгалтерском учете как расход, связанный с получением топливной карты.

Таким образом, учет топливных карт в программе позволяет корректно отразить как их приобретение, так и последующее использование для закупки ГСМ.

ТТН (Товарно-транспортная накладная) для Казахстана

ТТН (Товарно-транспортная накладная) для Казахстана

Внешняя печатная форма Товарно-транспортной накладной (ТТН) для документов "Реализация ТМЗ и услуг" и "Возврат ТМЗ поставщику"

Топливная карта в таком случае учитывается на забалансовом счёте 006. Отражается она через меню «Операции» и далее «Операции, введённые вручную».

Если за изготовление карты платить не пришлось, она всё равно должна быть отражена на том же забалансовом счёте, просто указывается условная цена в один рубль. По завершении месяца поставщик должен предоставить документы с указанием, сколько было приобретено топлива в литрах. На основании этих документов проводится учёт на счёте 10.03.1 «Топливо». Оформление проводится в меню «Покупки», далее «Поступление», через «Поступление товаров (накладная)».

Нужно создать новый документ с тем же названием, указать нужные данные, а также добавить строки в табличную часть «Товары» при помощи кнопки «Добавить» либо «Подбор». Также следует указать тип номенклатуры, то есть ГСМ.

 В результате проведено оприходование ГСМ и сформирована проводка Дт. 10.3 – Кт. 60. Оформление покупки топлива по карте завершено.

Учет ГСМ при покупке за наличные и отражение в авансовом отчете в 1С: Бухгалтерия 8.3

Шаг 1. Оформление выдачи денежных средств сотруднику

Если водитель приобретает топливо за наличные, сначала необходимо выдать ему деньги под отчет. Эта операция оформляется следующим образом:

  1. Перейдите в меню «Касса».
  2. Выберите документ «Выдача наличных».
  3. Укажите вид операции – «Выдача подотчетному лицу».
  4. В документе укажите:
    • сотрудника, получившего денежные средства;
    • сумму, выданную на покупку топлива;
    • статью затрат, связанную с приобретением ГСМ.

Шаг 2. Оформление авансового отчета

После того как сотрудник приобретет топливо и предоставит документы (чек или накладную), оформите авансовый отчет:

  1. Перейдите в меню «Касса» или «Банк и касса».
  2. Выберите документ «Авансовый отчет».
  3. Укажите:
    • подотчетное лицо, предоставившее отчет;
    • дату и сумму приобретения топлива;
    • приложенные документы (чек, накладная и т. д.).

Чтобы создать его, нажмите кнопку и заполните закладку «Авансы»: отразите документ выдачи (в рассматриваемом случае это «Выдача аванса») и прикреплённые к отчёту документы. После этого заполните табличную часть – в ней следует указать, какое топливо приобретается, его цену и объём. В результате ГСМ через авансовый отчёт будут оприходованы. Проводки: Дт. 10.3 – Кт. 71.01. Для получения печатного документа можно воспользоваться кнопкой «Печать».

Списание ГСМ в 1С: Бухгалтерия 8.3

Для учета списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) в программе «1С: Бухгалтерия 8.3» используются путевые листы. На их основании списываются фактически израсходованные объемы ГСМ.

Шаг 1. Сверка данных из путевых листов

  1. Получите от сотрудника путевые листы и отчеты, в которых указаны:
    • данные о пройденном километраже;
    • объем использованного топлива;
    • чеки с автозаправочных станций (АЗС).
  2. Проверьте, чтобы информация в отчетах совпадала с данными путевых листов и чеками.

Шаг 2. Создание документа для списания ГСМ

  1. Перейдите в раздел «Производство».
  2. Выберите пункт «Требования-накладные».
  3. Создайте новый документ «Требование-накладная».

Шаг 3. Заполнение документа «Требование-накладная»

  1. В поле «Склад» укажите склад, с которого списывается топливо.
  2. В разделе «Материалы» добавьте списываемый ГСМ:
    • выберите материал из номенклатуры;
    • укажите количество списываемого топлива.
  3. Проверьте и уточните счет затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 20 «Основное производство») в зависимости от назначения расхода.

В нём нужно указать параметры ГСМ, а также счёт, на который они будут списываться – это выполняется с помощью выделенных на следующем скриншоте кнопок «Подбор» и «Добавить». Сам счёт списания определяется тем, какую деятельность ведёт организация. Так, для торгового предприятия это 44.01, а при списании на общехозяйственные нужды 26. Если на закладке «Материалы» установить галочку как показано ниже, то счета можно будет указывать на строке с номенклатурой. Если она не установлена, заполнять их потребуется на отдельной закладке.

Стоимость списываемого на затраты при проведении требования-накладной бензина учитываться будет по средней.

На основании авансового отчёта этот документ тоже может быть сформирован. Нужно открыть отчёт, либо весь журнал с ними, нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать документ.

 

Если возникнут ещё вопросы относительно того, как проводить списание ГСМ, вы можете обратиться к нашим специалистам по работе с 1С 8.3 – они всегда готовы проконсультировать вас.

 

Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо» в 1С: Бухгалтерия 8.3

Для корректного учета топлива в разрезе транспортных средств или складов можно настроить субконто на счете 10.03.1 «Топливо». Это позволит учитывать остатки и обороты топлива отдельно для каждого склада или автомобиля.

Шаг 1. Открытие настроек счета

  1. Перейдите в меню «План счетов» через раздел «Главное».
  2. Найдите счет 10.03.1 «Топливо» и откройте его для редактирования.

Шаг 2. Настройка учета в разрезе складов

  1. В настройках счета установите флажок в поле «По складам».
  2. Укажите, как будет вестись учет:
    • Только по количеству – если нужно учитывать только объем топлива (в литрах).
    • По количеству и сумме – если нужно учитывать как объем, так и стоимость топлива.

Начать настройку следует с ведения учёта на счёте 10.03.01 в разрезе складов. Для этого откройте данный счёт и установите галочку в поле «По складам» (показано на скриншоте ниже). Таким образом вы получите дополнительное субконто, а учёт на складах вести можно только по количеству, либо по количеству и сумме.

Попробуем перепровести созданные документы, изменив склад. После этого склад отобразится в проводках, и можно будет добавить субконто «Склады» при формировании оборотно-сальдовой ведомости.

В ОСВ же выделяется условный склад – новый созданный, в рассматриваемом случае это «Автомобиль».

Для того топлива, что было приобретено раньше, склад в ОСВ не указывается.

Обходной лист для БП Казахстана 3.0

Обходной лист для БП Казахстана 3.0

Проверяет работника задолженность по всем счетам и по основным средствам.

Уже более 10 000 компаний работают в облачной 1С от 42Clouds

– Консультация по 1С Бесплатно!

– Поддержка 24/7 по техническим вопросам: в чате, по телефону, по почте

– Все типовые конфигурации онлайн, доступ через RDP, Remote App, Web

Смотрите также

Оставьте заявку. Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных