Выгрузка данных (экспорт) из системы ИС ЭСФ во внешние файлы: Выгрузка сведений из «Журнала АВР»

Краткое изложение инструкции

Руководство объясняет, как экспортировать реестр (журнал) Электронных актов выполненных работ (ЭАВР) в файл формата MS Excel.

Процесс выгрузки:

1. Авторизоваться в ИС ЭСФ.
2. Перейти в раздел: Акты выполненных работ в главном меню.
3. Нажать кнопку «Экспортировать XLSX».
4. Файл с реестром АВР будет загружен на компьютер.

 Пункт меню «Акты выполненных работ»

Для выгрузки результатов поиска/фильтра нужно нажать кнопку «Экспортировать XLSX».

  Кнопка «Экспортировать XLSX»

После чего произойдет выгрузка файла в формате MS Excel. Файл будет сохранен в папке, которая по умолчанию выбрана для сохранения файлов.

    Файл в формате MS Excel

Что такое «Журнал АВР»?

АВР (Акт выполненных работ) — это первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ. В системе ИС ЭСФ он существует в электронном виде (ЭАВР).

«Журнал АВР» — это реестр, в котором отображаются все электронные акты, которые вы:

• Выставили вашим заказчикам (исходящие).
• Получили от ваших поставщиков/подрядчиков (входящие).

Этот журнал позволяет управлять всем жизненным циклом ЭАВР: создавать, отправлять, получать, подтверждать, отклонять и аннулировать их.

Ключевые моменты и отличия

• Фокус на услугах, а не на товарах: Это главное отличие от всех предыдущих инструкций, которые касались модуля «Виртуальный склад» и учета товаров. АВР используется для документирования услуг и работ.
• Связь с ЭСФ: Электронный АВР является основанием для выписки Электронного счета-фактуры (ЭСФ). Система ИС ЭСФ позволяет создавать ЭСФ напрямую на основании подписанного АВР, что значительно упрощает и ускоряет процесс.
• Двусторонний процесс: В отличие от ДТ или ФНО 328.00, которые являются в большей степени «входящими» документами для вас, журнал АВР содержит как исходящие, так и входящие документы, требующие ваших действий (например, подтверждения).
• Назначение экспорта: Выгрузка журнала АВР нужна для:
  • Сверки с учетной системой: Сравнить данные по актам в ИС ЭСФ с данными в вашей бухгалтерской программе (например, 1С).
  • Контроля: Быстро найти все неподписанные или отклоненные акты за период.
  • Отчетности: Сформировать реестр оказанных или полученных услуг для внутреннего анализа.

Возможные вопросы и ответы

Вопрос 1: В чем разница между Актом выполненных работ (АВР) и Счетом-фактурой (ЭСФ)?
Ответ:

• АВР подтверждает факт и момент оказания услуги или выполнения работы. Это первичный документ, закрывающий обязательства по договору.
• ЭСФ является налоговым документом, который служит основанием для отнесения НДС в зачет.

В ИС ЭСФ эти два документа тесно связаны. Вы сначала оформляете и подписываете АВР, а затем на его основании выписываете ЭСФ.

Вопрос 2: Инструкция описывает экспорт журнала. А можно ли скачать сам документ АВР, как в «Журнале форм»?
Ответ: Да, можно. Хотя в предоставленной инструкции это не указано, функционал системы стандартный: вы можете выбрать конкретный АВР в журнале, открыть его и скачать печатную версию (обычно в формате PDF) для архивации или отправки контрагенту. Кнопка «Экспортировать XLSX» из инструкции предназначена именно для выгрузки списка (реестра) документов.

Вопрос 3: Я отфильтровал журнал по конкретному контрагенту и нажал «Экспортировать XLSX». Что будет в файле?
Ответ: В файл попадет именно тот список актов, который вы видите на экране после применения фильтра. Это очень удобно для получения реестра документов по одному конкретному поставщику или заказчику.