Штрафы за передачу ЭЦП в Казахстане: новые риски и инструкция по законному использованию

С 13 марта 2025 года в Казахстане вступили в силу изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), касающиеся использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Эти изменения направлены на усиление контроля и предотвращение мошенничества, связанного с использованием ЭЦП. Давайте рассмотрим, что это значит для бухгалтеров, аутсорсеров и компаний.

Причины изменений

1. Рост случаев мошенничества:
   • Использование чужих ЭЦП для сомнительных сделок и незаконного перевода активов.
   • Регистрация фиктивных предприятий и подписание незаконных контрактов.
2. Необходимость усиления контроля:
   • Устранение правовых пробелов в регулировании электронного документооборота.
   • Персональная ответственность владельцев ЭЦП.

Важность для бухгалтеров и аутсорсеров

• Бухгалтеры часто используют ЭЦП руководителя для подачи отчетности и подписания документов. Теперь такой порядок работы стал рискованным, но есть законные способы решения проблемы.

Штрафы за передачу и использование ЭЦП

1. Передача ЭЦП (п. 5 ст. 640 КоАП):
   • Физлица: 10 МРП (39 320 тенге)
   • Должностные лица, малый бизнес, НКО: 15 МРП (58 980 тенге)
   • Средний бизнес: 30 МРП (117 960 тенге)
   • Крупный бизнес: 150 МРП (589 800 тенге)
2. Использование чужой ЭЦП (новый п. 6 ст. 640 КоАП):
   • Физлица: 50 МРП (196 600 тенге)
   • Должностные лица, малый бизнес, НКО: 100 МРП (393 200 тенге)
   • Средний бизнес: 150 МРП (589 800 тенге)
   • Крупный бизнес: 200 МРП (786 400 тенге)

ВАЖНО! 

В доверенности не должно быть указано, что передается ЭЦП, а именно передаются полномочия на подписание электронных документов, предоставление отчетности через интернет-ресурсы с указанием точных сроков. 

Как работать законно?

Инструменты бухгалтера для КЗ

Инструменты бухгалтера - набор полезных обработок и отчетов для ведения учета в Казахстане

Установить

1. Делегирование полномочий:
   • Оформите делегирование документально через дополнительное соглашение к договору или трудовому контракту с четко прописанными полномочиями.
   • В доверенности не должно быть указано, что передается ЭЦП, а именно передаются полномочия на подписание электронных документов.
2. Настройка делегирования:
   • Руководитель заходит в личный кабинет НУЦ РК.
   • В разделе «Делегирование прав» назначает сотрудника, указывая его ИИН и выбирая «Сотрудник с правом подписи».

Эти меры помогут избежать штрафов и сохранить удобство работы, обеспечивая соответствие законодательству.

После этого бухгалтер или аутсорсер получает свою ЭЦП, которой может подписывать документы без нарушения закона. 

Бухгалтер или аутсорсер заходит на сайт НУЦ РК pki.gov.kz/poluchenie-ylud#pills-2/ 

1. Выбирает «Получение ключа ЭЦП без посещения ЦОН» 
2. Далее «Юридические лица»

     3. Далее «Сотрудник организации»

Для получения ключей электронной цифровой подписи (ЭЦП) удаленно в Казахстане необходимо выполнить несколько шагов и подготовить определенные технические средства. Давайте рассмотрим, что именно потребуется.

Шаги для получения ключей ЭЦП удаленно

     1. Документ, удостоверяющий личность:

• • Убедитесь, что у вас есть действующее удостоверение личности с фотографией, выданное в Республике Казахстан. Это необходимо для подтверждения вашей личности.

    2. Телефон с возможностью получения SMS:

• • Вам потребуется телефон, который может принимать SMS-сообщения. Это необходимо для получения кодов подтверждения и других уведомлений.

   3. Персональный компьютер или телефон с камерой:

• • Ваш компьютер должен быть оснащен веб-камерой, или вы можете использовать телефон с камерой. Это необходимо для видео подтверждения вашей личности.

   4. Установка программного обеспечения NCALayer:

• • Установите на ваш компьютер программное обеспечение NCALayer. Это приложение необходимо для установки и использования ЭЦП.
  • NCALayer обеспечивает взаимодействие между вашим устройством и сервисами, предоставляющими ЭЦП.

   5. Далее «Подать заявку».

Для добавления сотрудника в ИС ЭСФ (Информационная система электронных счетов-фактур) и предоставления ему прав на работу с электронными счетами-фактурами необходимо выполнить несколько шагов. Это позволяет сотрудникам выполнять операции от имени организации, соблюдая все законодательные требования. Давайте рассмотрим, как это сделать.

Шаги для добавления сотрудника в ИС ЭСФ

   1.  Регистрация налогоплательщика в ИС ЭСФ:

• • Первый руководитель организации (директор ТОО или индивидуальный предприниматель) должен зарегистрировать организацию в ИС ЭСФ.
  • При регистрации необходимо выбрать статус: Индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

   2. Определение уполномоченного лица:

• • Уполномоченное физическое лицо — это сотрудник, который на основании доверенности получает право совершать операции в ИС ЭСФ.
  • Право подписи выдается только от имени юридического лица или его подразделения.

   3. Оформление доверенности:

• • Оформите доверенность, в которой четко указаны полномочия сотрудника на совершение операций в ИС ЭСФ.
  • Убедитесь, что доверенность не передает ЭЦП, а именно полномочия на подписание электронных документов.

   4. Назначение прав в ИС ЭСФ:

• • В личном кабинете ИС ЭСФ руководитель должен назначить сотрудника, которому будет предоставлен доступ.
  • Укажите необходимые права и полномочия для работы с электронными счетами-фактурами.

   5. Ограничения для сотрудников ИП:

• • Сотрудник индивидуального предпринимателя может создавать, сохранять и просматривать счета, но их регистрацию (отправку покупателю) выполняет только сам предприниматель.

Важно: 

• Руководитель может изменять или отбирать полномочия сотрудника в любой момент (например, при переводе на другую должность или увольнении). 

Этот процесс позволяет организовать законную и безопасную работу с электронными счетами-фактурами, избегая нарушений законодательства. 

Какие документы потребуются? 

1. Приказ по компании о делегировании полномочий. 
2. Доверенность (для внешних бухгалтеров и аутсорсеров). 
3. Договор с сотрудником, уточняющий его полномочия по ЭЦП, договор оказания услуг.

Что делать, если штраф уже выписан? 

Порядок обжалования штрафа: 

• Подать жалобу в течение 10 дней (вышестоящий орган или в суд). 
• Обосновать отсутствие умысла, приложить документы о прекращении нарушений. 

Как доказать, что нарушение было непреднамеренным? 

• Доказать, что не было умысла на незаконные действия. 
• Показать меры по исправлению ситуации (отзыв старых ЭЦП, внедрение делегирования). 

Ошибки, которых стоит избежать 

1. Продолжение практики передачи ключей. 
2. Полагаться только на доверенность без оформления делегирования. 
3. Неформализованное делегирование (без приказов, инструкций, договоров). 
4. Халатное хранение ключей (открытый доступ к ЭЦП, известные пароли). 
5. Использование обходных схем (удаленный доступ, копии ключей).

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение(МХ-1) для БП НКО

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение(МХ-1) для БП НКО

Установить