Штатное расписание: что это и как его оформить в соответствии с законодательством

1. Штатное расписание: определение и назначение
Штатное расписание — это обязательный организационно-распорядительный документ, который определяет структуру и численность персонала компании. Оно используется для оформления трудовых отношений с сотрудниками и отражает информацию о должностях, подразделениях и заработной плате. Наличие штатного расписания необходимо для соблюдения трудового законодательства и избегания штрафных санкций.

Штатное расписание необходимо для:

• Утверждения структуры организации, состава сотрудников и численности по каждой должности.
• Применяется для расчета заработной платы, планирования кадровых ресурсов и подтверждения корректности начисления страховых взносов.
• Оформления трудовых отношений с сотрудниками (согласно ч. 1 ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
• Запроса при проверках трудовой инспекцией, налоговыми органами (ИФНС), Пенсионным фондом (ПФР) и Фондом социального страхования (ФСС).

2. Состав штатного расписания

Штатное расписание должно содержать следующие сведения:

• Перечень структурных подразделений компании.
• Названия должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации.
• Количество штатных единиц по каждой должности.
• Размер заработной платы по каждой должности.
• Информация о работодателе и номер документа по ОКУД (0252251).

Форма штатного расписания: Для составления штатного расписания используется унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1.

3. Утверждение и корректировка штатного расписания

1. Утверждение штатного расписания: Штатное расписание утверждается приказом или распоряжением руководителя, которое должно содержать реквизиты приказа и дату введения штатного расписания. Этот документ не требует печати, и он может быть использован сразу после утверждения.
2. Корректировка штатного расписания: Корректировки в штатное расписание требуются при изменении численности работников, появлении новых должностей или изменении окладов. Изменения можно внести двумя способами:
   • Утверждение нового штатного расписания.
   • Исправление действующего штатного расписания с изданием приказа об изменениях.

   При внесении изменений важно обеспечить своевременное утверждение обновленного расписания, чтобы избежать проблем с трудовыми договорами и другими документами.

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

Отсутствие штатного расписания может привести к административной ответственности:

• Штрафы: от 30 до 50 тыс. руб. для организации и от 1 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
• Штраф ИФНС: 200 руб. за непредставление документа, согласно ст. 126 НК.
• Также возможны доначисления страховых взносов и налогов при отсутствии штатного расписания.

5. Требования к оформлению штатного расписания

Штатное расписание должно включать:

• Структуру организации и численность сотрудников.
• Названия должностей и должностные оклады.
• Указание числа штатных единиц.

Важно! Используйте форму № Т-3 или разработайте собственную форму, если это необходимо для вашей организации. При этом важно соблюдать требования по структуре документа.

6. Сроки хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на протяжении всей деятельности организации. В случае ликвидации компании оно передается в архив. Сроки корректировки не регламентированы, однако это следует делать в случае изменений в структуре или численности сотрудников.

7. Пример штатного расписания на 2022 год

Пример штатного расписания для компании на 2022 год (с 7 подразделениями и 16,5 штатными единицами) может выглядеть следующим образом:

Штатное расписание является обязательным документом для каждой организации и должно быть оформлено в соответствии с действующим законодательством. Это не только помогает наладить правильные трудовые отношения, но и является важным инструментом в проверках налоговых и других госорганов. Не забывайте обновлять штатное расписание при изменениях в структуре компании и всегда хранить его в актуальном виде.