При смене первого руководителя юридического лица необходимо обновить данные во всех системах, где используется его электронная цифровая подпись (ЭЦП). Этот процесс требует последовательного выполнения юридических и технических действий.
Ключевое напоминание: ЭЦП включает в себя два ключа:
- AUTH_RSA — используется для входа (аутентификации) в системы.
- GOST или RSA — используется для подписания документов и операций.
Следуйте этому руководству, чтобы обеспечить корректную работу с ИС ЭСФ и «1С: Бухгалтерия для Казахстана».
Этап 1: Подготовительные и юридические действия
Эти шаги являются обязательными и выполняются до начала работы с электронными системами.
- Уведомление органов государственных доходов: Подайте заявление о постановке на регистрационный учет для официального изменения сведений о первом руководителе.
- Получение новой ЭЦП на нового руководителя: После обновления данных в государственных базах новый руководитель должен получить личную ЭЦП в Национальном удостоверяющем центре (НУЦ РК). Подробную инструкцию по выпуску/перевыпуску ключей можно найти на официальном портале egov.kz.
Этап 2: Перерегистрация в информационной системе «Электронные счета-фактуры» (ИС ЭСФ)
После получения новой ЭЦП необходимо обновить данные непосредственно на портале ИС ЭСФ.
- Авторизация нового руководителя: Новый руководитель должен зайти на портал ИС ЭСФ и пройти процедуру регистрации или перерегистрации, используя свои новые ключи ЭЦП. Система автоматически свяжет его ЭЦП с БИН/ИИН организации.
- Важно: Регистрация и перерегистрация предприятия в ИС ЭСФ осуществляются только с использованием ЭЦП первого руководителя.
- Управление доступом сотрудников: После смены руководителя рекомендуется провести аудит доступа для других сотрудников.
- Заблокируйте доступ бывшим или неактуальным сотрудникам. Для этого перейдите в раздел «Регистрационный учет» → «Уполномоченные лица», выберите сотрудника и снимите флажок «Активный» или заблокируйте его полностью.
- Перевыпустите доверенности: Все доверенности, выданные предыдущим руководителем, теряют юридическую силу. Новому руководителю необходимо заново наделить полномочиями всех действующих сотрудников, создав и подписав новые электронные доверенности на портале ИС ЭСФ.
Для обновления информации о новом первом руководителе в конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», ред. 3.0 также необходимо произвести замену на новые ключи для обмена данными с системой ИС ЭСФ.
В конфигурации поддерживаются два способа обмена данными с системой ИС ЭСФ:
- через выгрузку файлов (формат XML);
- прямой.
Если организация использует вариант № 1, т.е. обмен через выгрузку файлов (формат XML), то перерегистрация с новыми ключами ЭЦП для уполномоченного сотрудника (пользователя ИС ЭСФ) проходит непосредственно в системе ИС ЭСФ.
Если организация использует вариант № 2, т.е. прямой обмен, то у пользователя в программе «1С» необходимо изменить сертификат (указать путь на новый ключ).
В конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана», ред. 3.0 настройка для замены сертификата пользователя расположена в разделе «Администрирование» – Общие настройки – Электронные счета-фактуры – Пользователи ИС ЭСФ.
В поле Пользователи ИС ЭСФ в табличной части, в графе «Наименование» выбрать пользователя, которому необходимо изменить настройки нового ключа ЭЦП.
В открывшейся карточке Пользователь ИС ЭСФ нажать кнопку 
и в появившемся окне указать путь, где расположен новый ключ ЭЦП, выбрать файл для авторизации в учетной системе, который начинается на «AUTH_RSA…».
После выбора ключа нужно ввести пароль для подтверждения авторизации в системе.
Для того чтобы проверить правильность ввода данных (пароль нового ключа ЭЦП и пароль для входа в ИС ЭСФ) для интеграции с системой ИС ЭСФ, нажать на кнопку 
.
В случае успешного входа система выдаст следующее сообщение «Вход в систему ИС ЭСФ выполнен успешно от всех указанных организаций», после чего можно нажать на кнопку
.
