Инструкция по работе с номенклатурой дел в 1С:Документооборот
1С:Документооборот предоставляет функционал для ведения номенклатуры дел, что позволяет эффективно организовывать хранение и использование документов в электронном виде. Номенклатура дел — это систематизированная структура хранения документов с установленными сроками их хранения и правилами использования. Этот механизм используется для упорядочивания всех документов в организации, обеспечения их сохранности и упрощения дальнейшего поиска.
1. Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел представляет собой систему, которая включает папки (тома) с четко определенными сроками хранения документов. В электронном документообороте 1С это становится аналогом бумажных папок. В системе можно настроить разделы и тома для хранения и упорядочивания документов. Когда том закрыт, дальнейшее помещение в него новых документов невозможно.
Для настройки и использования номенклатуры дел в 1С следует выполнить несколько шагов.
2. Настройка номенклатуры дел
Перейдите в раздел «Настройка – Администрирование – Настройка программы – Делопроизводство».
Установите галочку, разрешающую применение номенклатуры дел. При необходимости можно также включить учет по местам хранения.
- Для создания номенклатуры дел воспользуйтесь справочником «Нормативно-справочная информация», который доступен в настройках программы.
3. Разделы и тома номенклатуры дел
Для создания томов и разделов номенклатуры дел используйте кнопки «Создать» для томов и «Создать раздел» для разделов.
В 1С:Документооборот предусмотрено автоматическое заполнение разделов в зависимости от структуры организации. Для этого выберите организацию и нажмите «Еще», затем используйте команду «Заполнение разделов по структуре компании».
После этого создастся структура разделов в соответствии с подразделениями организации, и эти разделы можно будет использовать в качестве номенклатуры дел.
Пример:
- В разделе «Секретарь» могут быть размещены дела по «Приказам» и «Деловой переписке».
- В «Отделе кадров» — дела по «Договорам с сотрудниками», «Личным делам» и «Поручениям».
- В «Юридической службе» — дела по договорам и отдельным документам.
4. Заполнение карточки дела
Для каждого дела в карточке указываются:
- Индекс дела.
- Заголовок дела.
- Год.
- Раздел.
- Категория.
- Срок хранения и другие параметры.
В разделе «Настройки» можно указать, какие виды документов, для каких видов деятельности или контрагентов должны храниться в данном деле.
Так организовывается структура номенклатуры дел, которую заверяет руководитель, а потом ведёт уполномоченный сотрудник.
Такая номенклатура создаётся на годовой срок, возможен автоматический перенос на новый год.
5. Работа с томами и делами в 1С:Документооборот
- Для регистрации дел и томов используйте справочник «Номенклатура дел», который находится в разделе «Файлы и документы».
- В карточке тома или дела указываются:
- Номенклатура дела.
- Индивидуальный номер.
- Период.
- Место хранения.
- Число листов в деле.
6. Помещение документа в определенное дело (том)
- При создании документа в 1С заполните поле «Дело» в закладке «Реквизиты».
- В открывшемся окне выберите нужный том, в который необходимо поместить документ.
- Программа подскажет подходящие тома.
- При снятии галочки «только подходящие» можно выбрать все текущие тома.
- После размещения документа в нужном томе, вы можете распечатать его, используя кнопку «Печать» для различных разделов, таких как:
Карта-заместитель.
Внутренняя опись.
Обложка дела.
Лист-заверитель.
7. Перенос документа между томами
- Если нужно перенести документ из одного тома в другой, откройте нужный том и используйте кнопку «Перенос».
- В карточке тома выберите, в какое дело нужно перенести документ.
8. Архивация и уничтожение дел
На основе карточки тома (дела) можно создать документы «Уничтожение дел» и «Передача в архив».
- При передаче дела в архив необходимо заранее установить галочку, что оно закрыто.
- После того как документ будет проведен, внизу карточки дела появится ссылка, что дело закрыто в определенную дату.
9. Контроль за номенклатурой дел
Контроль за ведением номенклатуры дел требует внимательности, однако результат оправдывает усилия, так как обеспечивает полную систематизацию и порядок. Это существенно упрощает поиск и использование документов в дальнейшем.
С помощью данной инструкции вы сможете эффективно настроить и использовать номенклатуру дел в 1С:Документооборот, что обеспечит надежное хранение и удобный доступ к документам, а также позволит соблюдать все требования по срокам хранения и организации документооборота.
