1С:Документооборот жүйесіндегі іс номенклатурасымен жұмыс нұсқаулығы
1С:Документооборот іс номенклатурасын жүргізу мүмкіндігін береді, бұл құжаттарды электрондық түрде сақтауды және пайдалануды тиімді ұйымдастыруға көмектеседі. Іс номенклатурасы — құжаттарды сақтаудың, оларды сақтау мерзімдері мен пайдалану ережелері белгіленген жүйеленген құрылымы. Бұл тетік ұйымдағы барлық құжаттарды реттеуге, олардың сақталуын қамтамасыз етуге және кейін іздеуді жеңілдетуге арналған.
1. Іс номенклатурасы деген не?
Іс номенклатурасы құжаттарды сақтау мерзімдері нақты айқындалған папкалардан (томдардан) тұратын жүйе. 1С:Документооборот жүйесінде ол қағаз папкалардың электрондық баламасына айналады. Жүйеде құжаттарды сақтау және ретке келтіру үшін бөлімдер мен томдарды баптауға болады. Том жабылғаннан кейін оған жаңа құжаттарды қосу мүмкін емес.
1С-та іс номенклатурасын баптау және пайдалану үшін бірнеше қадамды орындаңыз.
2. Іс номенклатурасын баптау
«Настройка – Администрирование – Настройка программы – Делопроизводство» бөліміне өтіңіз.
Іс номенклатурасын қолдануға рұқсат беретін жалаушаны қойыңыз. Қажет болса, сақтау орындары бойынша есепке алуды да қосуға болады.
- Іс номенклатурасын жасау үшін бағдарлама баптауларында қолжетімді «Нормативно-справочная информация» анықтамалығын пайдаланыңыз.
3. Іс номенклатурасының бөлімдері мен томдары
Томдар мен бөлімдерді жасау үшін «Создать» және «Создать раздел» түймелерін пайдаланыңыз.
1С:Документооборот жүйесінде ұйым құрылымына қарай бөлімдерді автоматты түрде толтыру мүмкіндігі бар. Ол үшін ұйымды таңдаңыз да, «Еще» түймесін басып, «Заполнение разделов по структуре компании» командасын қолданыңыз.
Осыдан кейін ұйымның бөлiмшелерiне сәйкес бөлімдер құрылымы жасалады және бұл бөлімдерді іс номенклатурасы ретінде пайдалануға болады.
Мысал:
- «Хатшы» бөлімінде «Бұйрықтар» және «Іскерлік хат-хабар» бойынша істер орналастырылады.
- «Кадрлар бөлімі» — «Қызметкерлермен шарттар», «Жеке істер» және «Тапсырмалар» бойынша істер.
- «Құқықтық қызмет» — шарттар мен жекелеген құжаттар бойынша істер.
4. Іс карточкасын толтыру
Әр іс бойынша карточкада мыналар көрсетіледі:
- Істің индексі.
- Істің атауы.
- Жыл.
- Бөлім.
- Санат.
- Сақтау мерзімі және өзге параметрлер.
«Настройки» бөлімінде осы істе қандай құжат түрлері, қандай қызмет түрлері немесе контрагенттер үшін сақталатынын көрсетуге болады.
Осылайша, іс номенклатурасының құрылымы ұйымдастырылады: оны басшы бекітеді, кейін уәкілетті қызметкер жүргізеді.
Мұндай номенклатура бір жылға жасалады, жаңа жылға автоматты түрде көшіруге болады.
5. 1С:Документооборот жүйесінде томдармен және істермен жұмыс
- Істер мен томдарды тіркеу үшін «Файлы и документы» бөліміндегі «Номенклатура дел» анықтамалығын пайдаланыңыз.
- Томның немесе істің карточкасында мыналар көрсетіледі:
- Іс номенклатурасы.
- Жеке нөмір.
- Период.
- Сақтау орны.
- Істегі парақтар саны.
6. Құжатты белгілі бір іске (томға) орналастыру
- 1С-та құжат жасалғанда «Реквизиты» қойындысындағы «Дело» өрісін толтырыңыз.
- Ашылған терезеде құжатты орналастыратын қажетті томды таңдаңыз.
- Бағдарлама сәйкес томдарды ұсынады.
- «только подходящие» жалаушасын алып тастасаңыз, қолданыстағы барлық томдарды таңдауға болады.
- Құжатты қажетті томға орналастырғаннан кейін, оны әртүрлі бөлімдер үшін «Печать» түймесі арқылы басып шығаруға болады:
Карта-заместитель.
Внутренняя опись.
Обложка дела.
Лист-заверитель.
7. Құжатты томдар арасында көшіру
- Құжатты бір томнан екіншісіне көшіру қажет болса, қажетті томды ашып, «Перенос» түймесін пайдаланыңыз.
- Том карточкасында құжатты қай іске көшіру керектігін таңдаңыз.
8. Істерді архивке тапсыру және жою
Том (іс) карточкасы негізінде «Уничтожение дел» және «Передача в архив» құжаттарын жасауға болады.
- Істі архивке тапсыру кезінде алдын ала «закрыто» жалаушасын қою қажет.
- Құжат жүргізілгеннен кейін, іс карточкасының төменгі бөлігінде істің белгілі бір күні жабылғаны туралы сілтеме пайда болады.
9. Іс номенклатурасын бақылау
Іс номенклатурасын жүргізуді бақылау мұқияттылықты талап етеді, алайда нәтижесі күш-жігерді ақтайды: толық жүйелеу мен тәртіп қамтамасыз етіледі. Бұл құжаттарды кейін іздеуді және пайдалануды айтарлықтай жеңілдетеді.
Осы нұсқаулық арқылы Сіз 1С:Документооборот жүйесінде іс номенклатурасын тиімді баптап, пайдалана аласыз: бұл құжаттарды сенімді сақтауды және оларға ыңғайлы қолжетімділікті қамтамасыз етеді, сондай-ақ сақтау мерзімдері мен құжат айналымын ұйымдастыру бойынша барлық талаптарды сақтауға мүмкіндік береді.
