Актуальные вопросы кадрового учета и управления персоналом в Республике Казахстан

1. Перевод сотрудника на дистанционную работу

Правовая основа: ст. 138 ТК РК

Шаги:

1. Согласование с сотрудником (устно/письменно).
2. Информирование – письменное уведомление работника, лично или почтой.
3. Составление приказа о переводе на дистанционный режим (с номером и датой).
4. Оформление доп. соглашения к трудовому договору (обязательно!).
5. Архивирование документов.
6. Обеспечение условий/техники – либо выдача оборудования, либо компенсация личных расходов по заявлению сотрудника (электричество, интернет и др.).
7. Сохранение всех гарантий: з/п, отпуск, рабочее время – как на обычной работе.
8. Фиксирование временного/бессрочного перевода – можно указать в приказе срок или оставить перевод бессрочным.

Если сотрудник отказывается — требуется оформить письменный отказ, после чего возможны процедуры по отстранению/увольнению.

2. Оформление отпуска без содержания

Правовая основа: ст. 87 ТК РК

Шаги:

1. Заявление работника (обязательно указать период).
2. Приказ работодателя о предоставлении отпуска.
3. Ознакомление сотрудника с приказом (под подпись).
4. Если требуется отзыв — кадровик формирует служебную записку, уведомляет работника, получает его письменное согласие, на основе чего издается приказ об отзыве.
5. Пакет документов: заявление, приказ на отпуск/отзыв, служебная записка, уведомление, согласие сотрудника.

3. Оформление простоя

Правовая основа: ст. 1, 42, 80 ТК РК

Шаги:

1. Докладная записка об обстоятельствах простоя.
2. Приказ об объявлении простоя (указать причину: по вине кого — работодателя, работника, сторонних обстоятельств).
3. Уведомление всех заинтересованных лиц.
4. Положение об оплате труда (по возможности — отдельный приказ).
5. Отражение периода в табеле.
6. Если простой устранен — приказ об отмене.

Важно: Если работник допускается к дистанционной работе на период простоя — оформить отдельное разрешение в письменном виде!

4. Введение гибкого графика работы

Шаги:

1. Согласование с работником.
2. Доп. соглашение к трудовому договору — прописывается смена на гибкий график.
3. Приказ об установлении режима работы (точное указание периодов/времени).

5. Ведение сокращённого рабочего дня

Шаги:

1. Уведомление работника не менее чем за 15 (или больше, если в ТД прописано) дней.
2. Согласование — если не согласен, расторжение по соответствующей статье.
3. Доп. соглашение к ТД с изменениями.
4. Приказ о переводе на неполный рабочий день.

6. Оформление совмещения или временного/постоянного перевода

Шаги:

1. Уведомление работника.
2. Письменное согласие.
3. Доп. соглашение к ТД.
4. Приказ о переводе/совмещении с датой начала изменений.
5. Для возврата к прежней должности — повторить: уведомление, соглашение, приказ.

7. Оформление переработок (сверхурочной работы)

Ограничения: не более 12 часов в месяц/120 в год, не более 2 часов в сутки

Шаги:

1. Получение письменного согласия сотрудника.
2. Приказ о привлечении к сверхурочной работе.
3. Уведомление сотрудника.
4. Включение сверхурочных в табель учёта времени.
5. Оплата в повышенном размере (не ниже полуторного, при сдельной — не ниже 50% от ставки).

8. Перевод трудовых отношений на гражданско-правовые

Шаги:

1. Уведомление работника о расторжении ТД по соглашению сторон (ответ от сотрудника — 3 дня).
2. Соглашение о расторжении ТД.
3. Приказ о прекращении ТД, расчет всех компенсаций.
4. После завершения — заключение ГПХ (услуги, подряд, агентский).
5. Сбор и оформление необходимых актов, заявлений, согласий.

9. Оформление сокращения штата

Ограничения: нельзя увольнять во время отпуска/болезни, беременных, с маленькими детьми и пр. (ст.54, 53 ТК РК).

Шаги:

1. Уведомление госоргана и работника за 1 месяц.
2. Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
3. Приказ об увольнении и уведомление сотрудника (под подпись/заказным письмом).
4. Выдача справок по запросу.
5. Выплата расчетов: ЗП, компенсаций, компенсации за неисп. отпуск, выходное пособие (не менее 1 мес. з/п).
6. Сдача всех документов работнику в день окончания трудового договора.

Заключение

Важно!
Все увольнения, переводы, отпуска, гибкие и сокращённые режимы, дистанционная работа и др. действия всегда должны подкрепляться:

• письменными уведомлениями,
• приказами,
• соглашениями,
• табелями учёта,
• отметками в личных карточках.

Используйте для автоматизации 1С:Зарплата и Управление персоналом для Казахстана — программа упростит оформление приказов, договоров, трудовых отношений и учет отпусков, переработок, простоя и др.