Акт приема/передачи. Общая информация. ИС МПТ

Схема процесса оформления исходящего Акта приема/передачи:

Входящего Акта:

Виды Актов

В системе используются два направления документа:

• исходящий Акт — оформляется в базе участником, который передает товар;
• входящий Акт — поступает с сервера ИС МПТ участнику, который принимает товар.

Общий порядок формирования документов

Исходящий Акт

Исходящий Акт может быть создан:

• на основании первичного учетного документа;
• самостоятельно, без предварительного документа-основания.

Если документ создается независимо, в нем, как и в других электронных документах, доступны команды:

• создания документа-основания;
• выбора уже существующего учетного документа.

Эти команды доступны:

• в группе «Отражение в учете» командной панели документа;
• по ссылке «Отражен в учете».

Входящий Акт

Входящий Акт поступает с сервера ИС МПТ при выполнении обмена с системой. После получения его можно:

• связать с существующим документом-основанием;
• использовать как основание для ввода нового приходного документа.

Документы-основания

Для исходящего Акта

В общем случае основанием для создания исходящего Акта могут быть документы:

• «Реализация товаров и услуг»;
• «Возврат товаров поставщику».

Для создания исходящего корректировочного Акта основанием служит входящее:

• «Уведомление о расхождениях».

Для входящего Акта

Входящий Акт может быть связан с документами:

• «Приобретение товаров и услуг»;
• «Возврат товаров от клиента».

Связь может быть установлена:

• через команду выбора учетного документа;
• либо путем создания нового приходного документа на основании Акта.

Виды операций по Акту

Документ «Акт приема/передачи» может оформляться для двух видов операций:

• Реализация;
• Комиссия/агентская торговля.

Выбранный вид операции определяет назначение документа и порядок его дальнейшей обработки.

Из созданного независимо исходящего Акта по аналогии с другими электронными документами доступны команды создания и выбора первичного документа основания: из группы команд «Отражение в учете» в командной панели документа и по нажатию ссылки «Отражен в учете».

В документе помимо основных команд обмена с сервером доступен привычный для электронных документов функционал:

• Команда «Перезаполнить» — перезаполняются данные по документу-основанию, если он указан (при этом будут очищены данные по отсканированным кодам маркировки);
• Команда «Проверить», позволяет проконтролировать заполнение ключевых реквизитов перед отправкой документа на сервер ИС МПТ;
• Команда «Редактировать недоступные реквизиты» () предназначена для включения возможности изменять не ссылочные поля в документе, доступном для редактирования.

В формах списков документов «Акты приема/передачи» доступны команды:

• Команда «Получить» (в списке входящих Актов) — позволяет синхронизировать данные базы с сервером ИС МПТ (требуется выбор организации в форме получения);

При выполнении этой команды в базу переносятся новые Акты приема/передачи (и входящие, и исходящие),  Уведомления о расхождениях, восстанавливается заполнение уже имеющихся документов по данным сервера.

При первом получении данных с сервера конечная дата документов ИС МПТ сохраняется в разрезе организаций и при последующем открытии формы автоматически заполняется как начальная дата с разницей минус одна секунда. Т.е. в последующем при открытии формы «Получение документов из ИС МПТ» конечная дата предыдущего получения становится начальной датой.

Для выполнения обмена с сервером ИС МПТ, а также подписи документов, потребуется получить ключ сессии, для этого необходимо запустить приложение «NCALayer». В открывающейся форме подписи требуется выбирать RSA-ключ ЭЦП.

• Команда «Обновить» () – синхронизирует с сервером выбранные документы;
• Команда «Отправить»  ( в списке исходящих Актов) – выполняет отправку данных базы на сервер ИС МПТ;
• Команда «Отозвать» () – доступна только  в форме исходящих Актов по документам в состояниях «Принят сервером» и «Доставлен получателю».

Заполнение документа

На вкладке «Общий раздел» заполняются:

• вид операции;
• тип акта (Первичный, Исправленный);
• номер и дата оформления в учетной системе;
• номер и дата в ИС МПТ;
• данные о бумажном носителе (если такой есть).

В корректировочном Акте также указываются сведения о выставленном документе «Уведомление о расхождениях» и первичном Акте.

Реквизиты «Дата ИС МПТ» и «Номер ИС МПТ» заполняются после обмена с сервером. При этом Дата и время формируется по часовому поясу сервера и может отличаться от даты и времени в базе.

На вкладках «Поставщик» и «Получатель» заполняются наименования и ИИН/БИН участников оборота товаров.

На вкладке «Прочее» указываются сведения об организации, авторе документа, а также его направление и статус. Эти данные заполняются автоматически.

На вкладке «Товары» заполняются данные по товарам и кодам маркировки.

Рекомендуемый порядок работы

Для корректной работы с документом «Акт приема/передачи» рекомендуется следующий порядок действий:

1. Определить, требуется ли создать исходящий Акт или обработать входящий.
2. При необходимости выбрать или создать документ-основание.
3. Убедиться, что основание выбрано до заполнения кодов маркировки.
4. Заполнить основные реквизиты документа.
5. Проверить данные по поставщику и получателю.
6. Заполнить вкладку «Товары».
7. Выполнить команду «Проверить».
8. При необходимости подписать документ с использованием NCALayer и RSA-ключа ЭЦП.
9. Отправить документ на сервер ИС МПТ или выполнить получение/обновление, если речь идет о входящих документах.
10. Контролировать статус документа и связанные уведомления.

Итог

Документ «Акт приема/передачи» является ключевым элементом документооборота в ИС МПТ при передаче маркируемой продукции на территории Республики Казахстан. Он используется для оформления смены собственника, связывается с учетными документами, участвует в процессе сверки и при необходимости корректируется через Уведомление о расхождениях и корректировочный Акт.

Корректное заполнение и своевременный обмен этим документом обеспечивают:

• достоверность учета маркированной продукции;
• прослеживаемость движения товаров;
• правильную фиксацию перехода права собственности между участниками оборота.