1. Экспорттың мақсаты
Деректерді экспорттау ИС МПТ құжатының кестелік бөліміндегі таңбалау кодтарын жеке файлға сақтау үшін қолданылады.
Экспорт арқылы мыналарды орындай аласыз:
- таңбалау кодтарының тізімін сақтау;
- деректерді басқа жүйеге беру;
- тексеру не талдау үшін файл дайындау;
- құжаттағы деректердің көшірмесін сақтау;
- кодтар тізімін жауапты қызметкерге беру.
2. Қандай пішімдер қолжетімді
ИС МПТ құжаттарында деректерді қолдайтын пішімдердің біріне экспорттауға болады.
Әдетте қолжетімді:
- CSV;
- Excel.
Файлды сақтар алдында пішімді таңдаңыз.
CSV кейінгі импортқа немесе жүйелер арасында беруге ыңғайлы.
Excel пайдаланушыға қарау, талдау және деректерді салыстырып тексеру үшін қолайлы.
3. Экспорт командасы қайда орналасқан
Экспорт командасы ИС МПТ құжатының кестелік бөлігінде орналасқан.
Командалар тобын ашыңыз:
Экспорт/импорт
Осы топтан экспорт командасын және қажетті файл пішімін таңдаңыз.
4. Деректерді экспорттауды орындаңыз
Әрекеттер реті:
- Қажетті ИС МПТ құжатын ашыңыз.
- Таңбалау кодтары бар кестелік бөлікке өтіңіз.
- Экспорт/импорт командалар тобын ашыңыз.
- Экспорт командасын таңдаңыз.
- Файл пішімін көрсетіңіз: CSV немесе Excel.
- Ашылған терезеде сақтау қалтасын таңдаңыз.
- Құрылатын файлдың атауын көрсетіңіз.
- Сақтауды растаңыз.
- Файл таңдалған қалтада құрылғанын тексеріңіз.
Команда орындалғаннан кейін кестелік бөлім деректері көрсетілген жерде таңбалау кодтарының тізімі бар файл ретінде сақталады.
5. Қажетті пішімді таңдаңыз
Экспорттауға дейін файлдың ары қарай қалай қолданылатынын айқындаңыз.
CSV таңдаңыз, егер файл қажет болса:
- басқа өңдеуге беруге;
- жүйеге импорттауға;
- техникалық алмасуға;
- кодтар тізімін бастапқы күйінде сақтауға.
Excel таңдаңыз, егер файл қажет болса:
- пайдаланушыға қарауға;
- деректерді салыстырып тексеруге;
- есеп дайындауға;
- кодтар тізімін талдауға;
- ақпаратты ыңғайлы кестелік түрде беруге.
6. Сақтағаннан кейін файлды тексеріңіз
Экспорттан кейін мына жайттарды тексеріңіз:
- файл қажетті қалтаға сақталған;
- файл атауы дұрыс көрсетілген;
- пішім дұрыс таңдалған;
- файл ашылады;
- файлда қажетті таңбалау кодтары бар;
- деректер құжаттың кестелік бөлігіне сәйкес келеді.
Файл кейін импорттауға қолданылатын болса, аса қажеттілік болмаса, оны өңдемеңіз.
Мүмкін қателер мен маңызды жайттар
- Пішім қате таңдалса, файлды кейін импорттауға болмай қалуы мүмкін.
- Қалта қате көрсетілсе, экспорттан кейін файлды табу қиын болады.
- Бар атаумен сақтасаңыз, ескі файлды байқамай ауыстырып жіберуіңіз мүмкін.
- Таңбалау кодтары бар CSV файлдарын Excel-де өңдеу ұсынылмайды, себебі код деректері бүлінуі ықтимал.
- Файлды бермес бұрын экспортталған жолдар нақты қажет жолдар екенін тексеріңіз.
- Жүйелер арасында алмасу үшін файл қажет болса, CSV таңдаған жөн.
- Тек қарау үшін қажет болса, Excel қолайлы.
Жылдам жұмысқа арналған кеңестер
- Таңбалау бойынша экспорттарға алдын ала жеке қалта жасаңыз.
- Файл атауында күнін, құжат түрін және нөмірін көрсетіңіз.
- Деректерді техникалық беруге CSV қолданыңыз.
- Қолмен салыстырып тексеру үшін Excel қолданыңыз.
- Экспорттан кейін бірден файлды тексеріңіз, құжатқа қайта оралмау үшін.
- Файл кейін импортталуы тиіс болса, CSV-ті Excel-де ашпаңыз.
Қорытынды
ИС МПТ құжаттарында деректерді экспорттау құжаттың кестелік бөлігіндегі Экспорт/импорт командалар тобы арқылы орындалады. Пайдаланушы файл пішімін, жолын және атауын таңдайды, содан кейін кестелік бөлім деректері таңбалау кодтары тізімі түрінде сақталады.
