1. Общие положения
С 1 июля 2021 года в Казахстане вводится единая система учета транспортных документов (ЕСУТД), предназначенная для автоматизации операций по оформлению и учету электронных товарно-транспортных накладных (ТТН) и путевых листов.
Данное нововведение регламентируется Приказом и.о. Министра индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан от 25 мая 2021 года № 258, которым утверждены:
- Правила организации и эксплуатации ЕСУТД;
- Перечень документов, подлежащих регистрации, учету, обработке и хранению в системе.
2. Участники системы ЕСУТД
В систему включаются следующие категории участников:
- Должностные лица и представители участников перевозочного процесса;
- Физические и юридические лица, осуществляющие деятельность в сфере автомобильного транспорта независимо от формы собственности.
3. Обязательства по оформлению транспортных документов
Обязанность оформления документов в ЕСУТД распространяется на всех перевозчиков, осуществляющих деятельность с использованием определённых категорий транспортных средств.
4. Требования к оформлению ТТН и путевых листов
| Категория транспортного средства | Тип документа | Характеристика транспортного средства |
|---|---|---|
| N3 | Товарно-транспортная накладная (ТТН) | Транспортные средства для перевозки грузов с технически допустимой максимальной массой более 12 тонн |
| M2 | Путевой лист | Транспортные средства для перевозки пассажиров с более чем 8 местами помимо водителя, технически допустимая масса — до 5 тонн |
| M3 | Путевой лист | Транспортные средства для перевозки пассажиров с более чем 8 местами помимо водителя, технически допустимая масса — более 5 тонн |
| N3 | Путевой лист | Транспортные средства для перевозки грузов с технически допустимой максимальной массой более 12 тонн |
5. Пояснения к категориям транспортных средств
- Категория N3 — грузовые автомобили большой грузоподъемности, технически рассчитанные на массу свыше 12 тонн. Для таких транспортных средств оформление ТТН и путевых листов обязательно.
- Категории M2 и M3 — пассажирские транспортные средства, рассчитанные более чем на 8 пассажирских мест (помимо места водителя), различающиеся технически допустимой максимальной массой (до 5 тонн для M2 и свыше 5 тонн для M3). Для них необходимо оформление путевых листов.
6. Рекомендации по переходу и эксплуатации системы
- Перевод документооборота в электронный формат позволит упростить контроль, учет и отчетность в сфере автомобильных перевозок.
- Необходимо обеспечить своевременное обучение сотрудников работе с ЕСУТД и получение соответствующих электронных подписей.
- Для оформления документов следует использовать утвержденное программное обеспечение, совместимое с ЕСУТД.
План внедрения ЕСУТД
1. Подготовительный этап
- Ознакомление руководства и сотрудников с приказом № 258 и правилами ЕСУТД.
- Назначение ответственных за внедрение системы.
- Определение списка транспортных средств, подпадающих под требования ЕСУТД (категории N3, M2, M3).
2. Обучение персонала
- Проведение тренингов по работе с системой ЕСУТД.
- Обучение работе с электронной цифровой подписью (ЭЦП) и специализированным ПО для ЕСУТД.
3. Техническая подготовка
- Получение ЭЦП для ответственных лиц.
- Установка и настройка программного обеспечения для работы с ЕСУТД.
- Интеграция с существующими учетными системами (если требуется).
4. Запуск и тестирование
- Пилотный запуск оформления электронных ТТН и путевых листов.
- Проверка корректности оформления, передачи и хранения документов.
- Исправление выявленных ошибок и настройка процессов.
5. Полное внедрение
- Перевод всех операций по оформлению ТТН и путевых листов в электронный формат через ЕСУТД.
- Регулярный мониторинг и аудит соответствия требованиям.
6. Поддержка и сопровождение
- Обеспечение консультационной поддержки сотрудников.
- Обновление ПО и повышение квалификации по мере необходимости.
Шаблон электронного документа: Товарно-Транспортная Накладная (ТТН)
| Поле | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Номер ТТН | Уникальный регистрационный номер | 00012345 |
| Дата оформления | Дата создания накладной | 2025-05-16 |
| Грузоотправитель | Наименование организации, отправляющей груз | ТОО «Транспорт Казахстан» |
| Грузополучатель | Получатель груза | ТОО «Магазин Султан» |
| Вид груза | Наименование и описание груза | Электроника |
| Масса груза | Вес груза в кг | 1500 |
| Марка и номер транспортного средства | Регистрационный номер и марка автомобиля | KZ1234AB, КамАЗ-6520 |
| Водитель | ФИО водителя | Иванов Иван Иванович |
| Подписи | Электронная подпись отправителя и водителя | [ЭЦП] |
Шаблон электронного документа: Путевой лист
| Поле | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Номер путевого листа | Уникальный регистрационный номер | 001234 |
| Дата выдачи | Дата создания документа | 2025-05-16 |
| Транспортное средство | Марка, модель, регистрационный номер | КамАЗ-6520, KZ1234AB |
| Водитель | ФИО водителя | Иванов Иван Иванович |
| Категория транспортного средства | Категория согласно классификации (M2, M3, N3) | N3 |
| Маршрут | Маршрут следования | Алматы – Нур-Султан |
| Время выезда и возвращения | Время начала и окончания рейса | 08:00 – 18:00 |
| Цель поездки | Краткое описание цели | Доставка грузов |
| Подписи | Электронная подпись водителя и ответственного лица | [ЭЦП] |
Руководство пользователя ЕСУТД
Содержание
1.Регистрация в ЕСУТД
- Регистрация новой организации
- Добавление нового сотрудника
- Восстановление пароля
2.Работа в личном кабинете
- 2.1 Профиль пользователя
- 2.2 Данные организации
- 2.3 Смена пароля
3.Работа с товарно-транспортными накладными (ТТН)
- 3.1 Оформление ТТН
- 3.2 Потоки обработки ТТН
4.Путевые листы: Перевозка грузов
- 4.1 Оформление путевого листа
- 4.2 Потоки обработки путевого листа
5.Путевые листы: Перевозка пассажиров и багажа
- 5.1 Оформление путевого листа
- 5.2 Потоки обработки путевого листа
6.Работа с задачами в “Потоках работ”
- 6.1 Согласование документа
- 6.2 Отметка времени прибытия/убытия
- 6.3 Ознакомление с документом
- 6.4 Завершение работы
1. Регистрация в ЕСУТД
1.1 Регистрация новой организации
-
Перейдите на портал ЕСУТД по ссылке:
esutd.gov.kz/sutd/
Откроется страница авторизации -
Нажмите на ссылку «Зарегистрироваться». Откроется форма регистрации.
-
Выберите роль в системе (можно выбрать одну или несколько):
-
Грузополучатель
-
Перевозчик
-
Грузоотправитель
В зависимости от выбранной роли будут отображены необходимые поля для заполнения и права доступа.
-
Роли и особенности регистрации
- Грузополучатель
При выборе данной роли появится дополнительный переключатель. Активируйте его, если грузополучатель — физическое лицо. - Перевозчик
При выборе роли появятся переключатели для выбора видов перевозки:-
«Перевозка груза»
-
«Перевозка пассажиров и багажа»
Можно выбрать один или оба варианта.
-
- Грузоотправитель
Введите БИН (для юридических лиц) или ИИН (для индивидуальных предпринимателей). После ввода нажмите «Поиск».
Всплывающие уведомления при регистрации
Если организация в системе ещё не зарегистрирована, появятся уведомления о создании новой организации
Поле «Я являюсь руководителем»
-
Если этот переключатель не активирован, система запросит заполнить данные руководителя организации:
- Email руководителя
- ИИН руководителя
После заполнения нажмите «Далее».
- Далее необходимо заполнить личные данные пользователя, для которого создаётся учетная запись (email и ИИН)
- Если переключатель «Я являюсь физическим лицом» активирован, заполните ФИО пользователя
- Введите и подтвердите пароль для регистрации После успешной регистрации появится сообщение:
«Регистрация в системе прошла успешно».
Сценарий при активированном переключателе «Я являюсь руководителем»
- Заполните личные данные руководителя (email, ИИН)
- Введите и подтвердите пароль
- После успешной регистрации отобразится сообщение об успешном завершении.
1.2 Добавление нового сотрудника к существующей организации
- Зайдите на портал ЕСУТД и перейдите к регистрации
- Введите БИН/ИИН организации и нажмите «Поиск». Если организация уже зарегистрирована, появится уведомление. Роль пользователя заполнится автоматически, а переключатель «Я являюсь руководителем» будет скрыт. Нажмите «Далее».
- Заполните личные данные нового сотрудника (email, ИИН)
- Если сотрудник — физическое лицо, заполните ФИО
- Введите пароль, подтвердите и нажмите «Зарегистрироваться»
- «Регистрация в системе прошла успешно».
1.3 Восстановление пароля
- На странице авторизации нажмите ссылку «Забыли пароль».
- Введите необходимые данные для восстановления пароля
- Новый пароль будет отправлен на электронную почту, указанную в учётной записи
- После получения пароля авторизуйтесь в системе и при необходимости смените пароль в личном кабинете.
2. Работа в личном кабинете
2.1 Вход в личный кабинет
- Перейдите на портал ЕСУТД по ссылке:
esutd.gov.kz/sutd/ - Авторизуйтесь, введя логин и пароль.
- После входа вы попадёте на страницу «Потоки работ», где отображается список задач для обработки.
- Для перехода в личный кабинет нажмите на соответствующую кнопку в верхней панели.
2.2 Профиль пользователя
- В личном кабинете перейдите в раздел «Профиль» (меню слева).
- Здесь можно просмотреть и изменить личные данные, указанные при регистрации.
- Для редактирования нажмите кнопку «Редактировать».
- После внесения изменений нажмите «Сохранить» или «Отмена», чтобы выйти без сохранения.
2.3 Данные организации
- Если вы руководитель организации, в меню личного кабинета появится раздел «Данные организации».
- В этом разделе отображаются сведения об организации, заполненные при регистрации и полученные из государственных источников.
- Для изменения информации нажмите «Редактировать», внесите изменения и сохраните их.
2.4 Смена пароля
- В меню личного кабинета выберите пункт «Изменить пароль».
- В открывшейся форме укажите:
- текущий пароль,
- новый пароль,
- подтверждение нового пароля.
- Нажмите «Сохранить изменения».
- Новый пароль будет использоваться при следующем входе в систему.
- 3. Работа с товарно-транспортными накладными (ТТН)
3.1 Оформление товарно-транспортных накладных
- Авторизуйтесь на портале ЕСУТД (esutd.gov.kz/sutd/).
- На странице «Потоки работ» в верхней панели нажмите кнопку «Товарно-транспортные накладные (ТТН)».
- Откроется список доступных для вас ТТН.
Если у вас есть роль «Грузоотправитель», вы увидите кнопку «Создать» для оформления нового ТТН.
Процесс создания ТТН
- Нажмите «Создать».
- Откроется форма создания ТТН. Обязательные поля отмечены знаком *.
Автоматически заполняемые поля:
- Статус документа — «Черновик» по умолчанию.
- Оформил ТТН — имя текущего пользователя.
- Организация исполнителя — организация текущего пользователя.
- Номер и дата ТТН — заполняются системой.
-
Заполните поле «Регион», выбрав значение из справочника регионов.
-
Заполните данные грузоотправителя:
- Выберите организацию из реестра грузоотправителей.
- Остальные поля заполнятся автоматически.
-
Заполните сведения о грузе и грузополучателе:
- Для грузополучателя выберите организацию из реестра.
- Если грузопассажир опасный, отметьте галочкой и заполните дополнительную информацию.
- Можно добавить сведения по нескольким грузам, используя кнопку «Добавить».
-
Заполните данные перевозчика:
- Выберите перевозчика из реестра.
- Поля заполнятся автоматически.
-
Заполните сведения об автотранспорте:
- Выберите автомобиль из реестра грузовых автомобилей.
- Время прибытия и убытия будет заполняться автоматически в процессе согласования.
-
Завершите оформление, используя кнопки:
- Сохранить в черновик — документ сохраняется в системе без запуска согласования.
- Запустить на согласование — документ сохраняется и отправляется на согласование.
3.2 Потоки обработки ТТН
- После запуска согласования ТТН первый этап согласования проходит у перевозчика — сотрудник, указанный в поле «Подписант» перевозчика, получает задачу на странице «Потоки работ».
- После согласования перевозчиком, документ переходит на согласование грузоотправителю — сотруднику, указанному в соответствующем поле.
- Затем грузоотправитель делает отметки о прибытии и убытии автотранспорта.
- Далее грузополучатель также подтверждает прибытие и убытие транспорта.
- После всех отметок статус документа меняется на «Завершен».
4. Работа с путевыми листами для перевозки грузов автомобильным транспортом
4.1 Оформление путевого листа
- Авторизуйтесь на портале ЕСУТД (esutd.gov.kz/sutd/).
- На странице «Потоки работ» нажмите в верхней панели кнопку «Путевые листы для перевозки груза».
- Откроется список сформированных путевых листов, доступных текущему пользователю.
Если у вашей организации есть роль «Перевозчик» с видом перевозки «Перевозка груза», вы увидите кнопку «Создать» для оформления нового путевого листа.
Процесс создания путевого листа
- Нажмите «Создать».
- Откроется форма создания путевого листа. Обязательные поля отмечены знаком *.
Автоматически заполняемые поля:
- Статус документа — «Черновик» по умолчанию.
- Оформил путевой лист — текущий пользователь.
- Организация исполнителя — организация текущего пользователя.
- Номер и дата путевого листа — заполняются системой.
-
Заполните поле «Регион» — выберите регион из справочника.
-
Заполните блок по перевозчику:
- Выберите перевозчика из реестра.
- Остальные поля заполнятся автоматически.
-
Заполните сведения о водителе:
- Выберите водителя из реестра сотрудников перевозчика.
- Можно добавить несколько водителей с помощью кнопки «Добавить».
-
Заполните сведения об автотранспорте:
-
Выберите автомобиль из реестра грузовых автомобилей.
-
Заполните маршрут движения:
- Начальный пункт.
- Промежуточные пункты (по необходимости добавляются кнопкой «Добавить»).
- Конечный пункт.
-
Укажите адрес и время выезда из начального пункта.
-
Выберите ТТН, по которой осуществляется перевозка груза, из реестра, где ваша организация указана как перевозчик.
-
Введите дату и время прибытия в конечный пункт.
-
Завершите оформление, выбрав одну из кнопок:
- Сохранить в черновик — сохранение без запуска согласования.
- Запустить на согласование — сохранение и запуск маршрута согласования.
4.2 Потоки обработки путевого листа
- После запуска согласования путевого листа задача поступает сотруднику, указанному как медицинский работник, для подтверждения прохождения медицинского освидетельствования водителя.
- Затем документ направляется на согласование сотруднику, указанному в поле «Подписант» перевозчика.
- После согласования — водителю на ознакомление и подтверждение получения путевого листа.
- Водитель подтверждает получение и далее подтверждает поставку груза.
- После подтверждения поставки маршрут согласования завершается, и документ получает статус «Завершен».
5. Работа с путевыми листами для перевозки пассажиров и багажа
5.1 Оформление путевого листа
Авторизуйтесь на портале ЕСУТД (esutd.gov.kz/sutd/).
На странице «Потоки работ» в верхней панели нажмите кнопку «Путевые листы для перевозки пассажиров и багажа».
Откроется список сформированных путевых листов, доступных текущему пользователю.
Если у вашей организации есть роль «Перевозчик» с видом перевозки «Перевозка пассажиров и багажа», вы увидите кнопку «Создать» для оформления нового путевого листа.
Процесс создания путевого листа
Нажмите «Создать».
Откроется форма создания путевого листа. Обязательные поля отмечены знаком *.
Автоматически заполняемые поля:
Статус документа — «Черновик» по умолчанию.
Исполнитель — текущий пользователь.
Организация исполнителя — организация текущего пользователя.
Номер и дата путевого листа — заполняются системой.
Заполните сведения по перевозке:
Вручную укажите Вид перевозки (Нерегулярный, Регулярный, Такси).
В зависимости от вида перевозки выберите соответствующий вариант в поле Виды перевозчиков.
Заполните данные перевозчика:
Выберите перевозчика из реестра организаций.
Остальные поля заполнятся автоматически.
Заполните данные водителя:
Выберите водителя из реестра сотрудников перевозчика.
При необходимости добавьте нескольких водителей кнопкой «Добавить».
Заполните сведения о транспорте:
Для видов перевозки «Нерегулярный» и «Регулярный» заполните данные об автобусе/микроавтобусе, выбрав транспорт из реестра пассажирских транспортных средств.
Для вида перевозки «Такси» заполните данные об автомобиле из реестра такси.
Заполните маршрут движения:
Начальный пункт.
Промежуточные пункты (при необходимости добавляйте новые).
Конечный пункт.
Поле «Медицинское освидетельствование водителя (водителей)» заполняется системой автоматически.
Вручную укажите техническое состояние автотранспортного средства в поле «Предрейсовый технический осмотр».
Завершите оформление путевого листа, нажав одну из кнопок:
Сохранить в черновик — сохранение без согласования.
Запустить на согласование — сохранение и запуск маршрута согласования.
5.2 Потоки обработки путевого листа
После запуска согласования путевого листа задача поступает водителю для прохождения медицинского освидетельствования.
После прохождения освидетельствования, задача переходит к медицинскому работнику перевозчика для подтверждения.
Затем путевой лист направляется на согласование руководителю перевозчика.
После согласования — водителю для ознакомления и подтверждения получения путевого листа.
Водитель подтверждает получение и затем подтверждает прибытие на место назначения.
После подтверждения прибытия маршрут согласования завершается, и путевому листу присваивается статус «Завершен».
6.Общие инструкции по выполнению работ на странице «Потоки работ»
6.1 Согласование (подтверждение) документа
Найдите и выберите запись документа, который необходимо согласовать, на странице «Потоки работ».
Откроется страница просмотра документа.
Для согласования или отклонения нажмите кнопку «Подписать» в нижней части страницы.
В появившейся форме согласования можно оставить комментарий, который будет отображаться в истории документа.
Выберите одно из действий:
Согласен — документ утверждается, маршрут согласования продолжается.
Не согласен — документ возвращается исполнителю на доработку, после которой согласование начинается заново.
Закрыть — форма закрывается без изменений, задача остаётся в списке.
6.2 Отметка времени прибытия и убытия автотранспортного средства
Выберите нужный документ на странице «Потоки работ».
Нажмите кнопку «Отметить время прибытия/убытия» внизу страницы.
Введите дату и время прибытия и убытия автотранспортного средства.
Нажмите «Завершить», чтобы продолжить маршрут согласования.
6.3 Ознакомление с документом
Выберите документ на странице «Потоки работ».
Нажмите кнопку «Ознакомиться» в нижней части страницы просмотра документа.
В появившейся форме нажмите «Подтвердить ознакомление».
Документ перейдёт на следующий этап согласования.
6.4 Завершение работы
Выберите документ на странице «Потоки работ».
Нажмите кнопку «Завершить работу» внизу страницы.
Введите комментарий по результатам выполнения задачи.
Нажмите «Завершить работу», чтобы отправить документ дальше по маршруту.
