Как вести журнал регистрации больничных листов?

Журнал регистрации (учёта) больничных листов: для чего нужен и как вести

После передачи сотрудником листка нетрудоспособности в бухгалтерию, ответственность за его хранение и учёт ложится на руководителя. Эффективным инструментом решения этой задачи является ведение журнала регистрации больничных листов.

Содержание:

• Для чего нужен журнал регистрации больничных листов
• Как правильно заполнять журнал
• Сроки хранения журнала
• Обязательно ли вести журнал
• Ответственность за несоблюдение ведения журнала

Для чего нужен журнал регистрации больничных листов

Систематизация внутренней документации помогает оптимизировать рабочие процессы. Ведение журнала учета больничных листов целесообразно по следующим причинам:

• Позволяет своевременно отслеживать достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности;
• Облегчает контроль за соблюдением сроков предоставления листков;
• Ускоряет поиск документов, необходимых для Фонда социального страхования (ФСС);
• Помогает учесть случаи увеличения отпуска из-за болезни, перенесённой во время отдыха.

Важно, чтобы журнал велся системно. Ведение документа в произвольном порядке приводит к ошибкам и снижает качество учёта.

Как заполнять журнал регистрации больничных листов

Унифицированного образца журнала нет, поэтому организация самостоятельно выбирает формат и способ ведения. Рекомендуется официально закрепить правила работы с журналом в локальных нормативных документах и разработать единый формат.

Основные моменты для включения в журнал:

• Титульная страница (шапка) с данными компании и периодом ведения журнала;
• Табличная часть со следующими столбцами:

• 1. Номер листка нетрудоспособности;

  2. ФИО сотрудника;

  3. Период нетрудоспособности;

  4. Организация, выдавшая листок;

  5. Дата предоставления листка;

  6. Вид нетрудоспособности (по желанию);

  7. Общее количество дней;

  8. Номер больничного листка;

  9. Подразделение или отдел сотрудника;

  10. Примечания (для особых случаев, влияющих на расчёт оплаты).

Журнал можно вести вручную, но предпочтительно — в программе 1С, где необходимо разработать и утвердить шаблон журнала, а затем автоматизировать его заполнение.

Сколько хранить журнал

Срок хранения журнала регламентирован Приказом Минкультуры РК от 25.08.2010 № 558 — не менее 5 лет, если организация ведёт данный регистр.

Обязательно ли вести журнал

Ведение журнала регистрации больничных листов не является обязательным по законодательству. Контролирующие органы не вправе требовать его наличия. Однако, если внутренними правилами организации предусмотрено ведение журнала или есть соответствующая инструкция, документ должен вестись и храниться согласно установленным нормам. Хранить его рекомендуется в сейфе или специально отведённом помещении.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение журнала

За отсутствие журнала санкции не предусмотрены, поскольку он не является обязательным. Однако если внутри компании принята норма его ведения, то несоблюдение правил может вызвать внутренние проблемы у кадровиков или бухгалтерии, связанные с учётом и отчётностью.

Ведение журнала — это задача руководителя, который может поручить её кадровому специалисту, секретарю или ответственному за документооборот сотруднику. Для снижения ошибок и экономии времени рекомендуется использовать автоматизированные возможности 1С:Зарплата и управление персоналом, где журнал можно вести и заполнять автоматически.

Шаблон журнала регистрации больничных листов

ТТН (Товарно-транспортная накладная) для Казахстана

Внешняя печатная форма Товарно-транспортной накладной (ТТН) для документов "Реализация ТМЗ и услуг" и "Возврат ТМЗ поставщику"

Установить