Инструкция по назначению ответственного за формирование отчета СЗВ-ТД
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны отчитываться в ПФР по новой форме СЗВ-ТД. Ответственный сотрудник должен формировать этот отчет, который содержит информацию о трудовой деятельности работников и их трудовых договорах. В этой инструкции описаны шаги, которые помогут правильно назначить ответственного за формирование отчета СЗВ-ТД в вашей организации.
Шаг 1: Ознакомление с законодательными требованиями
- Ознакомьтесь с законодательством, регулирующим сдачу отчета СЗВ-ТД. Согласно требованиям, работодатель обязан подавать этот отчет, если у него есть сотрудники. При этом не установлено, кто именно в компании должен заниматься этим процессом.
- Если в штате работодателя 25 и более сотрудников, отчет подается только в электронной форме, подписанной усиленной ЭЦП. Если сотрудников меньше, отчет может подаваться на бумажном носителе.
- Документ подписывается либо директором компании, либо уполномоченным лицом (например, главным бухгалтером).
Шаг 2: Определение ответственного за сдачу отчета
На основании того, что обязанность по сдаче отчета СЗВ-ТД не привязана к конкретной должности, необходимо определить, кто будет ответственным в вашей компании.
2.1. Назначение кадровика ответственным
- Рекомендуемое решение: Лучше всего назначить кадровика ответственным за формирование и сдачу отчета СЗВ-ТД, так как он в первую очередь знает обо всех кадровых изменениях, таких как:
- Прием и увольнение сотрудников.
- Перевод сотрудников на другую должность или обучение.
- Присвоение квалификаций и специальностей.
- Преимущества назначения кадровика:
- Кадровик работает с данными, которые необходимы для составления отчета, и имеет доступ к программе 1С: ЗУП для внесения информации о трудовых договорах.
- Это минимизирует риски ошибок в отчете, так как данные о трудовой деятельности сотрудников всегда актуальны.
2.2. Назначение бухгалтера ответственным
- Если руководитель решит назначить бухгалтера ответственным за сдачу отчета, это возможно. Однако важно понимать, что бухгалтер может не всегда иметь полный доступ к данным о кадровых изменениях, таких как обучение сотрудников или изменения в трудовых договорах.
- В этом случае бухгалтер будет только формировать отчет в 1С: ЗУП, но его труднее будет проверить на достоверность, так как бухгалтер может не быть в курсе всех изменений, касающихся сотрудников.
Шаг 3: Изменения в документации
- Трудовой договор: Внесите изменения в трудовой договор кадровика (или бухгалтера), указав его обязанности по сдаче отчета СЗВ-ТД в ПФР.
- Должностная инструкция: Обновите должностную инструкцию сотрудника, на которого возлагается ответственность, указав его обязанности по формированию и сдаче отчета СЗВ-ТД.
- Приказ руководителя: Издайте внутренний приказ, в котором официально назначите сотрудника ответственным за сдачу отчета СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России.
Шаг 4: Обучение и контроль
- Обучение: Обеспечьте обучение сотрудника, ответственного за сдачу отчета СЗВ-ТД, чтобы он был знаком с актуальными требованиями законодательства и правильно заполнял отчет в 1С: ЗУП.
- Контроль: Убедитесь, что процесс сдачи отчета осуществляется своевременно и корректно. Проводите регулярную проверку отчетности, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Шаг 5: Оформление отчета
- Создание отчета: Ответственный сотрудник должен регулярно создавать отчет СЗВ-ТД, используя 1С: ЗУП и проверять правильность внесенной информации.
- Подпись и сдача: Отчет должен быть подписан либо усиленной ЭЦП (для организаций с 25 и более сотрудниками), либо личной подписью директора (для организаций с меньшим количеством сотрудников).
Заключение
Назначение ответственного за сдачу отчета СЗВ-ТД — важная часть кадрового учета. Чтобы избежать штрафов и проблем с Пенсионным фондом, рекомендуется поручить эту задачу кадровику, который имеет доступ ко всей необходимой информации. Обязательно внесите изменения в трудовой договор и должностную инструкцию, а также издайте приказ о назначении ответственного сотрудника.
