Кіріспе
Қазіргі жағдайда қағаз құжат айналымы біртіндеп өткеннің еншісіне кетіп, оны электронды құжат алмасу (1С негізіндегі ЭҚА жүйелері) алмастыруда. Электронды құжаттармен жұмыс 1С өнімдерінен тікелей қажетті файлдарды жылдам әрі оңай қабылдауға, қол қоюға және жіберуге мүмкіндік береді. ЭҚА-ға көшу арқылы компаниялар архивті сақтау, кеңсе шығыстары және логистика бойынша шығындарын едәуір қысқартады.
«1С-ЭДО» сервисін пайдаланудың артықшылықтары
- Құжаттарды өңдеу жылдамдығы
Электронды құқықтық күші бар құжаттар қағаз баламаларымен салыстырғанда ұйымдар арасында әлдеқайда жылдам жасалады, қол қойылады және алмасады. - Шығындарды азайту
Кеңсе керек-жарақтарына, жеткізу қызметтеріне, сондай-ақ қағаз архивтерді сақтау мен жоюға жұмсалатын шығындар қысқарады. - Жоғалту тәуекелін азайту
Құжаттардың жоғалу немесе бүліну қаупі жойылады: барлық файлдар электронды архивте сақталады, оларға қолжетімділік ыңғайлы және уақытпен шектелмейді. - Есептілікті тапсыруды оңайлату
Құжаттарды қадағалаушы органдарға беру электронды есептілікпен бірдей арналар арқылы жүзеге асады, білікті электрондық қолтаңба (КЭП) қолданылады. - Бизнес-процестерді оңтайландыру
Мәмілелер жеделдетіледі, жеткізу, жөнелту және ҚҚС қайтару мерзімдері қысқарады, контрагенттерден төлемдер жедел қабылданады.
1С өнімдеріндегі ЭҚА қолдауы
ЭҚА жүйесі қазіргі 1С конфигурацияларының көпшілігіне қосымша модульдер орнатусыз-ақ біріктірілген. Форматталған электронды құжаттар бағдарламадан тікелей жіберіледі, олардың деректері бухгалтерлік есепті автоматты түрде қалыптастырады.
ЭҚА қолдауы бар ең танымал конфигурациялар:
- 1С:Бухгалтерия (редакция 2.0, 3.0)
- 1С:Бухгалтерия КОРП
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (ред. 1.0, 2.0)
- 1С:Управление торговлей (версии 10.3, 11)
- 1С:Розница (2.0)
- 1С:Управление нашей фирмой
- 1С:Комплексная автоматизация (2.0)
- 1С:Управление производственным предприятием
- 1С:ERP Управление предприятием (2.0)
- Автономды жұмыс пен деректер алмасуға арналған арнайы шешім — 1С:Клиент ЭДО 8.
Ірі ұйымдарда ЭҚА-ны ендіруді бухгалтерия, қаржы бөлімі және IT-мамандардың қатысуымен кешенді түрде жүргізу ұсынылады. Шағын және орта компанияларда баптауды бухгалтер өзі орындай алады.
1С-ЭДО-ны қосу және баптау бойынша қадамдық нұсқаулық
1. Электронды қолтаңбаның (КЭП) бар-жоғын және өзектілігін тексеру
Жұмыс орнында есептілікке қолданатыныңызға ұқсас, әрекет ететін білікті электрондық қолтаңба орнатылғанына көз жеткізіңіз.
КЭП жоқ болса немесе мерзімі өткен жағдайда жаңа сертификат алуға өтінім рәсімдеңіз:
-
- «1С:Бухгалтерия» ішінде мәзірден Администрирование бөліміне өтіңіз.
- Обмен электронными документами → Настройка электронной подписи и шифрования тармағын таңдаңыз.
- Добавить → Заявление на выпуск сертификата пәрменін басыңыз.
- Пішінді толтырып, қажетті құжаттарды тіркеп, 1С қызмет көрсетуші серіктесіңізге жолдаңыз.
- КЭП дайын болуын бақылау үшін өтінім мәртебесін жаңартып отырыңыз (әдетте 1 жұмыс күнінен аспайды).
2. Электронды құжат айналымы мүмкіндігін қосу
- Бағдарламада Настройки немесе Администрирование бөлімін ашыңыз.
- Учётная политика тармағын тауып, ЭҚА және контрагенттермен алмасу функциясы қосулы екеніне көз жеткізіңіз.
3. Электронды құжат алмасуды баптау
- Обмен электронными документами бөліміне өтіңіз.
- Ұйым деректерін енгізіп, 1С-ЭДО сервисіне қосылу параметрлерін баптаңыз.
- Электрондық қолтаңба сертификатының параметрлерін және құжаттарды жіберу тәсілін орнатыңыз (мысалы, 1С-ЭДО сервисі арқылы немесе өзге электронды құжат айналымы операторы арқылы).
- Электронды алмасу жүргізілетін контрагенттер тізімін баптаңыз: олардың деректерінің, ИНН, КПП дұрыстығын және электронды өзара әрекетке келісімін тексеріңіз.
4. Алғашқы электронды құжатты жіберу
- ЭҚА сервисін баптағаннан кейін тестілік құжатты қалыптастырып, қол қойып, контрагентке жіберіңіз.
- Алушы құжаттарды сәтті алып, қабылдағанын растағанына көз жеткізіңіз.
5. Электронды құжаттарды архивтеу және сақтау
- База мен электронды архивтің резервтік көшіруін ұйымдастырыңыз.
- Қызметкерлер файлдарды сақтау және іздеу тәртібін біліп, қадағалаушы органдар сұрауы бойынша деректерді жедел ұсына алатынына көз жеткізіңіз.
Қорытынды
1С-тегі электронды құжат айналымына көшу — жұмысты оңтайландыруға, шығындарды азайтуға және қағазбастылықты қысқартуға бағытталған заманауи әрі тиімді қадам. Ұйымыңызда ЭҚА-ны жылдам әрі сенімді қосу үшін осы қадамдарды ұстаныңыз.
